Podsumowanie EZDAY – konferencji poświęconej Elektronicznemu Zarządzaniu Dokumentami

Konferencja EZDAY 2022, która odbyła się 20 października w Krakowie, była wspólnym wydarzeniem partnerskich firm PCG Academia i WEBCON. Celem konferencji było podsumowanie dotychczasowej współpracy oraz podzielenie się dobrymi praktykami, wypracowanymi w ramach wdrażania i wykorzystania platformy WEBCON BPS w szkołach wyższych.

Dlaczego low-code?

WEBCON jest dzisiaj największym producentem systemów do zarządzania obiegami dokumentów oraz największym dostawcą platform low-code w Polsce – posiada 850 klientów w 40 krajach. Flagowym produktem firmy jest platforma low-code WEBCON BPS, która umożliwia budowanie aplikacji biznesowych, cyfryzację obiegu dokumentów i automatyzację procesów.

W WEBCON BPS aplikacje można budować bez znajomości programowania, a metodą przeciągania i upuszczania. Według agencji analitycznej Gartner aż 70% systemów IT budowanych na świecie w 2025 roku będzie wykorzystywać technologię low-code.

Zdaniem Łukasza Wróbla, Wiceprezes Zarządu WEBCON, technologia low-code jest „potężną szansą dla polskich uczelni”. Na uczelniach działa wiele różnorodnych systemów, których rosnące koszty utrzymania i rozwoju uczelnie muszą pokrywać same, w tym koszty kadry IT.

Procesy zmieniają się w czasie, często z przyczyn zewnętrznych od uczelni, a każda zmiana w przypadku klasycznych systemów pociąga za sobą duży koszt. Koszty rozwoju i dostosowywania aplikacji do zmian są dziś ważniejsze niż koszty samej ich budowy, podkreślił Łukasz Wróbel.

Platformy lowcode nie tylko pozwolą utrzymać koszty utrzymania w ryzach, ale i przyspieszyć proces digitalizacji uczelni. Dzięki nim uczelnie mogą samodzielnie i elastycznie tworzyć aplikacje dopasowane do ich potrzeb. Wdrożenie jednej platformy, na której można tworzyć dowolną liczbę dowolnych aplikacji pozwala też na zaoszczędzenie czasu w porównaniu do chociażby uruchamiania procedury przetargowej i zakupowej za każdym razem, gdy pojawia się potrzeba nowej aplikacji. WEBCON pozwala również na łatwe wprowadzenie zmian w stworzonych aplikacjach.

WEBCON i PCG Academia – podsumowanie współpracy i dalsze plany

O współpracy obu firm opowiedział Wiceprezes PCG Academia Łukasz Nowak. W ciągu dwóch lat od nawiązania partnerstwa PCG Academia zrealizowała wspólnie z WEBCON siedem projektów wdrożeniowych dla zróżnicowanej grupy uczelni.

Efektem projektów jest blisko 300 obiegów zrealizowanych dla naszych klientów, które zebraliśmy w e-Teczce. e-Teczka stanowi repozytorium ustandaryzowanych i uniwersalnych procesów funkcjonujących na uczelniach w obszarze dydaktycznym, administracyjnym, finansowym i naukowym. Każdy z tych procesów jest gotowy do dalszego wykorzystania i modyfikacji przez kolejne uczelnie, które dzięki temu nie muszą zaczynać od zera, a mogą budować na doświadczeniach poprzedników.

Za pomocą WEBCON BPS stworzyliśmy także cztery nowe aplikacje rozwiązujące konkretne problemy uczelni, którymi są: Ocena pracownicza, E-teczka studenta, Erasmus without Paper oraz Rekrutacja kandydatów na studia. Produkty zostały zaprezentowane w dalszej części konferencji przez ekspertów PCG Academia.

W przyszłości PCG zamierza budować nowe aplikacje oraz rozwijać istniejące rozwiązania w oparciu o low-code z wykorzystaniem platformy WEBCON BPS. W najbliższym czasie, w okresie do czerwca 2023, czeka także aż 15 nowych, wspólnych projektów PCG i WEBCON o wartości kilkunastu milionów złotych.

W tym kontekście istotna jest również strategiczna współpraca z NASK – PCG Academia należy do grupy pilotażowej, która pilotuje pierwsze wdrożenia EZD RP w jednostkach samorządu terytorialnego. Przechodzimy również proces certyfikacji, by stać się certyfikowanym dostawcą wdrożeniowym EZD RP. Współpracujemy z NASK także w zakresie integracji platform EZD RP i WEBCON.

Elektroniczne teczki studenckie

Uwarunkowania prawne i organizacyjne we wdrażaniu e-teczki studenta na uczelniach były tematem pierwszego panelu dyskusyjnego na EZDAY, który moderował Piotr Szumliński, Dyrektor Centrum Wsparcia Dydaktyki Uniwersytetu Jagiellońskiego. W dyskusji uczestniczyli: Wioletta Piątkowska, Dyrektor Regionalnego Centrum Sprzedaży w Krajowej Izbie Rozliczeniowej, Wioletta Braun, Kierownik Dziekanatu Wydziału Inżynierii Mechanicznej i Okrętownictwa Politechniki Gdańskiej i członek Stowarzyszenia Forum Dziekanatów oraz Piotr Osiadacz, Business Unit Manager w Autenti.

Aktualna ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym dopuszcza prowadzenie dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej (Art.74). Dokumentację tą stanowią album studenta, teczki akt osobowych studentów i księga dyplomów. Katalog dokumentów umieszczanych w teczce i wymagania co do systemu teleinformatycznego do prowadzenia dokumentacji elektronicznie określa zaś rozporządzenie w sprawie studiów z dn. 28 września 2018.

Jak dotąd niewielka część uczelni zdecydowała się na wdrożenie elektronicznej teczki. Dlaczego? Jako powody Wioletta Braun wskazuje na właśnie uwarunkowania prawne, zwłaszcza szybkie zmiany przepisów, a także brak odpowiednich systemów IT na uczelniach, kwestie finansowe oraz czynnik ludzki: brak decyzji ze strony władz i obawy administracji przed zmianą. Paneliści reprezentujący uczelnie wyrazili nadzieję, że sytuacja się zmieni i uda im się wprowadzić e-teczkę, którą chcieliby wdrożyć w swoich instytucjach.

Zgodnie z prawem dokumenty w postaci cyfrowej koniecznie opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną uczelni. Wioletta Piątkowska wyjaśniła, czym są podpis i pieczęć, a Piotr Osiadacz dopowiedział, w jakich przypadkach posługujemy się podpisem, a w jakich pieczęcią. Wszyscy prelegenci podzielili się też swoją wizją cyfryzacji dokumentacji uczelnianej w przyszłości.

Najlepsze praktyki zarządzania procesami na uczelni

Kolejną sesję na konferencji EZDAY poświęciliśmy przeglądowi najlepszych praktyk w zakresie wdrażania, rozwoju i utrzymania procesów biznesowych na uczelniach. W panelu uczestniczyli przedstawiciele trzech uczelni, które wdrożyły WEBCON BPS oraz Ewa Makowska-Tłomak, Dyrektor Linii Biznesowej, która w PCG Academia jest odpowiedzialna za WEBCON. Panel moderował Jakub Brończyk, Dyrektor Sprzedaży PCG Academia.

Collegium Civitas reprezentował Dr Paweł Maranowski, Prorektor ds. studenckich. Prelegent podkreślił, że dla Collegium Civitas jako uczelni niepublicznej digitalizacja pozwala być bardziej konkurencyjną na rynku i bardziej atrakcyjną dla studentów, a w efekcie być w czołówce uczelni. Wdrożenie WEBCON BPS pozwoliło zoptymalizować pracę i doskonalić jakość obsługi studentów. Z badań przeprowadzanych regularnie przez uczelnię wynika, że doświadczenia studentów z korzystania z platformy są bardzo dobre, a pracownicy są zadowoleni z jej efektywności.

Gdański Uniwersytet Medyczny reprezentowali zaś Piotr Falc, Z-ca Kanclerza ds. Cyfryzacji Procesów oraz Anna Żółtowska, Kierownik Projektów ds. Cyfryzacji Procesów.

Inwestycje w zarządzanie procesowe oraz cyfryzacja obiegu dokumentów to jedne z ważniejszych punktów strategii uczelni, mówił Piotr Falc. Obecnie za pomocą WEBCON BPS pracują nad optymalizacją procesów. Swoją przygodę z WEBCON BPS zaczęli od darmowej wersji freemium, która pozwoliła im zapoznać się w praktyce z możliwościami platformy. Spodobało im się zwłaszcza to, że platforma jest łatwa w obsłudze i daje szybki feedback.

Anna Żółtowska z kolei przedstawiła prezentację wykonaną w… WEBCON BPS, o tym jak GUMed wykorzystuje tę platformę do cyfryzacji i optymalizacji procesów oraz automatyzacji przepływu danych.

Również dla Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie cyfryzacja jest dużym priorytetem. Prof. Paweł Lula, Prorektor ds. Nauki tej uczelni, opowiedział o cyfryzacji w obszarze działalności naukowej. Uczelnia prowadzi obecnie prace nad procesami postępowań awansowych i procesami związanych z współpracą międzynarodową, takimi jak obsługa mobilności zagranicznej i umów dwustronnych. Prelegent dodał, że chcieliby także wykorzystać WEBCON BPS do monitorowania i zarządzania działalnością naukową.

Paneliści podzielili się także swoimi doświadczeniami z wdrażania platformy oraz ze współpracy z dostawcą rozwiązania, którym dla uczelni jest PCG Academia.

Na straży cyfryzacji polskich uczelni

Z PCG Academia współpracuje także firma Integler, która jest ekspertem w zakresie cyberbezpieczeństwa. Na konferencji wystąpili Tomasz Stojek, Prezes Zarządu oraz Karol Mondry, Security Product Manager.

Prelegenci przybliżyli uczestnikom realizowane inicjatywy związane z bezpieczeństwem IT na uczelniach oraz opowiedzieli, jak zabezpieczyć infrastrukturę sieciową w oparciu o narzędzia Fortinet, amerykańskiego lidera produktów do ochrony i zarządzania siecią oraz partnera Integler. Według raportu IDC Worldwide Security Appliance Tracker 2022, 1/3 urządzeń sieciowych na świecie to właśnie produkty Fortinet.

Fortinet cechuje całościowe podejście do ochrony w sieci uczelni. Główną zaletą rozwiązań Fortinet jest zintegrowana platforma, która poprzez API łączy wszystkie urządzenia producenta, jak i innych marek. Pozwala to na dynamiczne skalowanie przyspieszające wykrywanie zagrożeń i dopasowanie zużycia zasobów, a także pełną kontrolę nad przepływem danych w sieci. Dzięki elastyczności i otwartości zastosowanych rozwiązań, architekci bezpieczeństwa sieci mogą wdrażać swoje strategie na wiele lat do przodu, co pozwala unikać nieprzewidzianych kosztów. Firma zapewnia też FortiPlanner – oprogramowanie pomagające zaplanować sieć WiFi tak, by zapewnić jak najlepszy zasięg i pokrycie oraz wychwycić utraty sygnału i zakłócenia.