Badanie Szkolnictwo wyższe a technologie przeprowadzone w 2021 przez Fundację Rektorów Polskich oraz Wolters Kluwer pokazało, że aż 86% uczelni odczuwa potrzebę usprawnienia swoich rozwiązań IT w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).  

Systemy klasy EZD to bezsprzecznie duże ułatwienie i usprawnienie pracy całej uczelni, a także możliwość załatwiania spraw administracyjnych za pomocą Internetu. Wygoda nie jest jednak jedyną korzyścią, którą uczelnia może odnieść z wdrożenia takiego rozwiązania. 

Najnowsze badanie Total Economic Impact™ Of WEBCON BPS przeprowadzone przez firmę Forrester Consulting sprawdziło wpływ wdrożenia systemu klasy EZD, jakim jest platforma WEBCON BPS, w dużej organizacji z branży finansowej. Analiza wykazała wiele korzyści, które są możliwe do uzyskania niezależnie od branży w której działa dana organizacja.  Przeczytaj podsumowanie raportu i przekonaj się, co można osiągnąć dzięki cyfryzacji obiegu dokumentów i procesów. 

Badana organizacja 

Forrester Consulting poddało analizie organizację z rynku usług finansowych, będącą częścią globalnej korporacji zatrudniającej łącznie 300 tys. pracowników. Choć badana organizacja ma swoje biura na całym świecie, pionierem wdrożenia WEBCON BPS był polski zespół z siedzibą w Warszawie. 

Organizacja ta poszukiwała rozwiązania, które zwiększy efektywność i przejrzystość procesów biznesowych, podniesienie elastyczność w rozwijaniu i optymalizacji aplikacji (obiegów) oraz pozwoli na pomiar wydajności procesów i postępów – najlepiej przy wyższej efektywności kosztowej niż w przypadku gotowych rozwiązań. 

Sytuacja PRZED wdrożeniem WEBCON BPS 

Organizacja borykała się z kilkoma głównymi wyzwaniami. Kluczowym z nich była uciążliwość i czasochłonność procesów, które były realizowane ręcznie. Brak automatyzacji doskwierał zwłaszcza w przypadku licznych czynności o powtarzalnym i żmudnym charakterze. Nieefektywność dotyczyła zarówno procesów wewnętrznych, jak i zewnętrznych, wpływając negatywnie na satysfakcję klientów i samych pracowników. 

Istotnym problemem była słaba transparentność i kontrola nad procesami biznesowymi. Realizacja procesów na papierze powodowała, że nie istniał jeden wspólny widok procesów w całej organizacji. W efekcie zachodziło bardzo wysokie ryzyko przekroczenia założonych terminów realizacji oraz niezgodności z procedurami i standardami korporacyjnymi. Ponadto dostęp do informacji był nieefektywny i brakowało jasności co do tego, kto zajmował się jakimi procesami i jaki był postęp poszczególnych procesów. 

Sytuacji firmy nie ułatwiał wysoki koszt gotowych rozwiązań. Alternatywne rozwiązania dostępne na rynku charakteryzują się wysokimi kosztami i nieelastycznymi strukturami cenowymi. Dodatkowo ocena i porównanie tych narzędzi są czasochłonne. 

 Sytuacja PO wdrożeniu WEBCON BPS 

Wdrożenie platformy WEBCON BPS pozwoliło badanej firmie na usprawnienie procesów wewnętrznych dzięki ich zautomatyzowaniu i przekształceniu na formę cyfrową. Wedle badania, procesy wewnętrzne zostały przyspieszone o 87%, a procesy zewnętrzne o 67% (zarówno te kompleksowe, jak i pomocnicze). Pozwoliło to na zaoszczędzenie czasu pracownikom oraz wpłynęło na wzrost satysfakcji z obsługi klienta. Efektem zoptymalizowania przepływu procesów jest również usprawniona współpraca i komunikacja między zespołami. 

Dzięki temu, że WEBCON BPS jest platformą low-code, tj. umożliwiającą budowanie aplikacji i tworzenie obiegów bez znajomości kodowania, a za pomocą przejrzystego edytora graficznego, pracownicy organizacji zyskali możliwość szybkiego prototypowania i testowania nowych rozwiązań w praktyce. Dodatkowo dzięki technologii InstantChange™ mogą oni na bieżąco wprowadzać zmiany w obiegach, nawet jeśli są one już w użyciu. Forrester wskazał, że przełożyło się to na zwinniejsze reagowanie na zmiany oraz znaczne skrócenie czasu wprowadzania nowych produktów i usług na rynek.  

Badanie wykazało również, że po wdrożeniu wzrosła przejrzystość procesów. Dla każdego procesu zbudowanego na platformie dostępna jest szczegółowa ścieżka audytu, pozwalająca sprawdzić poszczególne elementy procesu i zaangażowanych użytkowników. Jak czytamy w raporcie Forrestera, dokładny wgląd w procesy ułatwia korygowanie podejmowanych działań, a w dłuższej perspektywie utrzymanie ciągłości biznesowej. 

W ramach analizy eksperci zidentyfikowali także korzyści finansowe, jakie odniosła organizacja z wdrożenia. Na przestrzeni trzech lat badana firma zaoszczędziła ponad 600 000 dolarów i uniknęła kosztów na poziomie powyżej 1 000 000 dolarów. Oszczędności wynikały z zautomatyzowania i przyspieszenia procesów, a także możliwości własnego budowania wszystkich potrzebnych rozwiązań na platformie WEBCON BPS. 

Koszty licencji, projektu pilotażowego, wdrożenia oraz szkoleń zwróciły się całkowicie po 25 miesiącach, po którym to czasie WEBCON BPS nadal generował oszczędności, osiągając wartość bieżącą netto (NPV) ponad 320 tysięcy dolarów. Ostatecznie zwrot z inwestycji sięgnął 113% (ROI). 

Zapraszamy do lektury pełnego raportu na stronie WEBCON: https://webcon.com/pl/total-economic-impact-webcon-bps-forrester/  

ZOBACZ WIDEOPREZENTACJĘ PLATFORMY WEBCON BPS