Pandemia COVID-19, oraz wywołana nią konieczność prowadzenia nauki na odległość, spowodowały lawinowy wzrost zainteresowania chmurą wśród polskich szkół wyższych. W tym samym czasie, Google i Microsoft, zapowiedziały rozwój lokalnych centrów chmurowych w naszym kraju, co pozwoliło zniwelować część obaw związanych z bezpieczeństwem danych przetwarzanych poza murami uczelni. Chmura zyskuje na znaczeniu w polskich szkołach i stopniowo będzie wypierać drogi i mniej efektywny, tradycyjny model zakupu oprogramowania oparty o licencje wieczyste.   

Dwa modele zakupu oprogramowania w uczelniach  

Tradycyjny model licencyjny zakłada zakup określonej liczby licencji wieczystych, które umożliwiają uczelni bezterminowe korzystanie z nabytego oprogramowania. Oprócz zakupu licencji, uczelnie podpisują osobne umowy na wdrożenie i serwis oprogramowania. Zakup licencji i wdrożenie stanowią istotny, jednorazowy koszt, który występuje na początku projektu. Koszt odnawianej corocznie umowy serwisowej stanowi zazwyczaj 10-20% pierwotnej wartości licencji. Oprogramowanie nabywane na licencji wieczystej, to zazwyczaj duże systemy dziedzinowe (ERP, SIS, LMS), instalowane na serwerach uczelni (on-premises) i dostosowywane do indywidualnych potrzeb danego klienta. Ze względu na istotny koszt początkowy takich wdrożeń, wiele z nich, realizowanych jest z wykorzystaniem środków finansowych z Unii Europejskiej.  

Oprogramowanie jako usługa (Software as a Service – SaaS) to model udostępniania oprogramowania w chmurze, w którym dostawca rozwija i utrzymuje aplikacje, zapewnia ich automatyczne aktualizacje i udostępnia swoim klientom za pośrednictwem Internetu. Dostawca chmury zarządza całym sprzętem, oprogramowaniem pośredniczącym, oprogramowaniem aplikacji i zabezpieczeniami. Uczelnia podpisuje z dostawcą pojedynczą umowę na uzgodniony okres czasu (miesiąc, kwartał, rok lub dłużej), w ramach której uwzględnione są wszystkie koszty związane z uruchomieniem i bieżącym użytkowaniem aplikacji. Oprogramowanie w modelu SaaS charakteryzuje się wysokim poziomem standaryzacji – ten sam kod źródłowy wykorzystywany jest przez dziesiątki, a czasem setki uczelni, dzięki czemu oprogramowanie w modelu SaaS rozwija się szybciej, niż oprogramowanie wdrażane lokalnie.  

Który model dominuje na uczelniach w Polsce i dlaczego? 

Tradycyjny model dystrybucji oprogramowania oparty o sprzedaż licencji wieczystych, został zdefiniowany na wiele lat przed powstaniem i rozpowszechnieniem modelu chmurowego i siłą rzeczy, jest dziś modelem dominującym na rodzimym rynku edukacyjnym. Na przestrzeni minionych 15 lat, polskie uczelnie zrealizowały dziesiątki wdrożeń systemów klasy ERP, systemów obsługi studenta i innego oprogramowania dystrybuowanego na licencji wieczystej, na łączną kwotę w przedziale pomiędzy 150 a 170 milionów złotych. Główne powody, dla których uczelnie decydowały się na zakup oprogramowania w modelu tradycyjnym to:  

  • Elastyczność w zakresie wprowadzania modyfikacji oprogramowania i dostosowywania go do indywidualnych potrzeb uczelni;  
  • Duża dostępność środków z UE, pozwalających na pokrycie wysokich kosztów początkowych, związanych z zakupem licencji oraz realizacją prac wdrożeniowych;  
  • Przekonanie władz rektorskich, że tylko wewnętrzna infrastruktura IT uczelni jest w stanie zapewnić odpowiednio wysoki poziom bezpieczeństwa danych; 
  • Brak sprawdzonych rozwiązań formalno-prawnych, w zakresie zakupu oprogramowania w modelu SaaS z wykorzystaniem PZP i środków unijnych; 
  • Ograniczona oferta oprogramowania dla uczelni, dystrybuowanego w modelu SaaS. 

Wnioski z wdrożeń oprogramowania na licencji wieczystej  

Wdrożenia systemów na licencji wieczystej, realizowane w polskich szkołach wyższych, charakteryzują się dużą ilością dostosowań, projektowanych na indywidualne zamówienie uczelni. Wytworzenie i utrzymanie unikalnych zmian w oprogramowaniu jest kosztowne i skomplikowane, ale pozwala uniknąć reorganizacji procesów wewnątrz uczelni. Takie podejście do realizacji projektów IT, wynika z oporu uczelni przed wprowadzaniem zmian organizacyjnych – szczególnie w odniesieniu do procesów ustabilizowanych, postrzeganych jako te, które budują przewagę konkurencyjną uczelni. Główne wyzwania, identyfikowane przez uczelnie, w związku z wdrażaniem oprogramowania na licencjach wieczystych, to:  

  • Długi czas od rozpoczęcia projektu do wytworzenia pierwszej wartości dla klienta – od czasu podpisania umowy z dostawcą IT do momentu oddania oprogramowania w ręce pracowników uczelni mija średnio od 18 do 24 miesięcy.  
  • Wysokie koszty inicjacji projektu i dostosowania oprogramowania do potrzeb uczelni –  wdrożenie oprogramowania na licencji wieczystej charakteryzuje się wysokim kosztem początkowym, wynikającym z konieczności zakupu licencji oraz realizacji prac wdrożeniowych i integracyjnych. Na dalszym etapie wdrożenia, głównym czynnikiem kosztotwórczym jest dostosowanie oprogramowania do sposobu w jaki zorganizowane są procesy na uczelni. 
  • Niski poziom adopcji wdrożonych rozwiązań przez użytkowników końcowych – duży poziom skomplikowania systemów projektowanych „pod klucz” powoduje, że ich użytkownicy końcowi często nie wykorzystują pełnej funkcjonalności oprogramowania lub wykorzystują ją w sposób sprzeczny z jej przeznaczeniem. 
  • Obowiązek utrzymania i rozwoju infrastruktury IT – bezpieczne i wydajne utrzymanie skomplikowanych systemów IT stanowi istotny koszt dla uczelni i wymaga stałych nakładów na rozwój i utrzymanie infrastruktury sprzętowej uczelni (serwery, macierze, sieci). 
  • Konieczność zakupu usług serwisowych – rozwój, utrzymanie i aktualizacja oprogramowania wdrożonego na uczelni wymaga zawarcia dodatkowej umowy serwisowej z dostawcą IT. 

Korzyści płynące z wykorzystania modelu SaaS 

W odróżnieniu od oprogramowania na licencji wieczystej, aplikacje chmurowe promują zazwyczaj jeden, ściśle określony standard realizacji danego procesu lub procesów edukacyjnych. Standard ten, stanowi sumę rynkowych dobrych praktyk, doświadczeń uczelni użytkujących daną aplikację, wymogów legislacyjnych, oraz wizji producenta oprogramowania. Dostosowanie aplikacji w chmurze do wymagań uczelni jest realizowane poprzez konfigurację istniejącego produktu, a nie poprzez wprowadzanie drogich i skomplikowanych zmian w jej kodzie źródłowym. Istotne, nowe funkcjonalności w aplikacjach SaaS-owych są uzgadniane z użytkownikami usługi i komunikowane przy pomocy tzw. Mapy Rozwoju Produktu. Wyżej wymienione czynniki, budują przewagę modelu chmurowego nad tradycyjnym modelem licencjonowania, m.in. w następujących aspektach:   

  • Natychmiastowy, pozytywny wpływ na działanie uczelni – uruchomienie oprogramowania w modelu SaaS, wraz z realizacją wymaganych integracji, migracji danych i szkoleń, trwa średnio od kilku do kilkunastu tygodni. Po tym okresie oprogramowanie staje się w pełni dostępne dla użytkowników końcowych i zaczyna generować korzyści dla uczelni.  
  • Stały, przewidywalny koszt wykorzystania oprogramowania – w modelu SaaS, nie występuje duża, jednorazowa płatność związana z zakupem licencji czy realizacją prac wdrożeniowych. Zamiast tego, uczelnia podpisuje umowę subskrypcyjną, która reguluje wszystkie główne parametry dostępu do usługi (czas trwania, liczbę użytkowników, czy dostępną moc obliczeniową). Należność regulowana jest w formie równych rat abonamentowych, płatnych miesięcznie, kwartalnie lub rocznie. Uczelnia ponosi koszt tak długo, jak długo aktywnie korzysta z usługi.  
  • Intuicyjność użycia i wysoka dostępność – aplikacje chmurowe są łatwe w obsłudze, co powoduje, że pracownicy uczelni częściej i chętniej z nich korzystają. Szkolenia użytkowników trwają krócej, niż w przypadku systemów projektowanych „pod klucz”. Zgodność ze standardami WCAG 2.0/2.1 i responsywność są integralnymi cechami aplikacji chmurowych, co dodatkowo otwiera je na użytkowników o specjalnych potrzebach i tych, logujących się przy pomocy urządzeń mobilnych. 
  • Hosting i bezpieczeństwo danych w gestii producenta – w modelu SaaS, hosting aplikacji, zapewnienie jej wydajnego działania w okresach największego użycia, oraz bezpieczeństwo danych przechowywanych w chmurze, stanowią wyłączną odpowiedzialność producenta. Uczelnia nie ponosi żadnych kosztów związanych z utrzymaniem środowiska serwerowego.  
  • Koszty utrzymania wliczone w koszt umowy subskrypcyjnej – w modelu SaaS, nowe funkcjonalności i aktualizacje oprogramowania dostarczane są automatycznie do klienta, w ramach aktywnej umowy subskrypcyjnej. Uczelnia nie podpisuje żądnych dodatkowych umów serwisowych z producentem.  

Podsumowanie  

Rozwiązania chmurowe już dziś dominują na międzynarodowym rynku technologii edukacyjnych. Amerykański Blackboard, jeden z najbardziej rozpoznawalnych producentów platform e-learningowych na świecie, ogłosił strategię, zgodnie z którą do 2023 roku zamierza przenieść wszystkich swoich 1,500 klientów do chmury (do tej pory przeniósł już ok. 50% z nich). Na stronach edukacyjnych gigantów tj. Ellucian, Instructure czy Schoology, próżno szukać rozwiązań oferowanych w modelu innym niż SaaS. W obliczu trendów występujących globalnie, spodziewany jest systematyczny wzrost udziału rozwiązań chmurowych na polskim rynku edukacyjnym, na co wpływać będą następujące czynniki:  

  • Kryzys finansowy wywołany pandemią koronawirusa, a w konsekwencji ograniczone środki finansowe na zakup licencji i realizację wdrożeń w modelu „pod klucz”; 
  • Miliardowe inwestycje Google’a i Microsoftu dotyczące ulokowania w Polsce regionów chmurowych i związany z tym wzrost zaufania do chmury jako bezpiecznego miejsca do przechowywania i przetwarzania danych uczelni;  
  • Dynamicznie poszerzająca się oferta oprogramowania w modelu SaaS, oferowanego zarówno przez polskich dostawców, jak i przez dużych, globalnych graczy wchodzących na polski rynek edukacyjny; 
  • Historie sukcesów związanych z wykorzystaniem oprogramowania w modelu SaaS na uczelniach w całym kraju (np. interwencyjne nauczanie zdalne w czasie pandemii COVID-19 z wykorzystaniem Microsoft Teams – aplikacji do wideokonferencji hostowanej w całości na serwerach Microsoftu).  

Autor:
Łukasz Nowak