Zastosowanie przez uczelnię dialogu technicznego umożliwia optymalne przygotowanie się do procedury o udzielenie zamówienia publicznego poprzez przejrzyste i konkurencyjne rozeznanie rynku. Dialog techniczny to również świetna okazja do tego, aby poznać ludzi, którzy stoją za technologią dostarczaną do uczelni. 

Przygotowania opisu przedmiotu zamówienia i specyfikacji istotnych warunków zamówienia

Dialog techniczny to narzędzie ustawowe, umożliwiające oficjalne konsultacje rynkowe pomiędzy uczelnią, a podmiotami będącymi dostawcami rozwiązań informatycznych. Celem dialogu technicznego może być uzyskanie przez zamawiającego wiedzy w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia (OPZ), specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) lub określenia warunków umowy z wykonawcą.  

Dialog technologiczny zapewnia równe traktowanie potencjalnych wykonawców

Wykorzystanie formuły dialogu technicznego niesie ze sobą wiele korzyści zarówno dla zamawiających, jak i dla wykonawców. Z punktu widzenia zamawiającego, dialog techniczny ma szczególne znaczenie wtedy, gdy zamawiający zamierza w przyszłości udzielić zamówienia publicznego, ale poszukuje wiedzy na temat możliwości rynkowych. Zgodnie z informacjami zamieszczonymi na stronach Urzędu Zamówień Publicznych, dialog techniczny pozwala zamawiającemu m.in. na: 

  • zdefiniowanie najlepszych i najnowszych rozwiązań technicznych, organizacyjnych oraz ekonomicznych w dziedzinie właściwej dla przedmiotu zamówienia, 
  • skonfrontowanie potrzeb zamawiającego z możliwościami ich realizacji przez funkcjonujące na danym rynku podmioty świadczące określonego rodzaju usługi, 
  • przygotowanie do realizacji zamówienia, zwłaszcza w zakresie szczegółowego określenia jego przedmiotu, a w konsekwencji również do zapewnienia celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych, 
  • określenie optymalnych kryteriów oceny ofert pożądanego przez zamawiającego przedmiotu zamówienia i najbardziej adekwatnych rozwiązań prawnych odnoszących się do ewentualnej przyszłej umowy w sprawie zamówienia publicznego, którego dialog techniczny dotyczy, 
  • szczegółową identyfikację kosztów udzielenia zamówienia publicznego, kwestii określenia ewentualnych ryzyk kontraktowych, optymalnego rozkładu pomiędzy strony umowy i analizy możliwych sposobów ich ograniczenia. 

Z punktu widzenia wykonawcy, dialog techniczny daje możliwość kompleksowej prezentacji oferowanego przez siebie rozwiązania wraz z ewentualnymi ograniczeniami w zakresie jego skutecznego dostarczenia do zamawiającego. Ograniczenia te, mogą dotyczyć polityki licencyjnej przyjętej przez producenta (licencja wieczysta lub oprogramowanie jako usługa, SaaS) lub skali modyfikacji oprogramowania możliwych do realizacji w ramach danego wdrożenia. Dialog techniczny jest też okazją do omówienia warunków realizacji zamówienia jakie zamawiający musi zapewnić, aby wdrożenie mogło się odbyć zgodnie z przewidywanym budżetem i harmonogramem. Warunki te mogą obejmować, m.in.:  

  • infrastrukturę  techniczną i licencje, niezbędne do właściwego uruchomienia oprogramowania w uczelni (w szczególności w modelu wdrożeniowym on-premise), 
  • wykwalifikowaną kadrę zaangażowaną w realizację zadań związanych z analizą przedwdrożeniową, integracją z innymi systemami funkcjonującymi na uczelni, migracją danych czy testami odbiorowymi wdrażanego oprogramowania, 
  • odpowiednią strukturę zarządzania projektem, uwzględniającą co najmniej: Kierownika Projektu – pojedynczy punkt kontaktu w kwestiach związanych z bieżącą realizacją zamówienia oraz Komitet Sterujący – organ umożliwiający skuteczną eskalację sytuacji problemowych, 

Czy procedura dialogu technicznego oznacza rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia?

Warto wspomnieć, że uczelnia która przeprowadzi procedurę dialogu technicznego nie jest zobowiązana do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Sam dialog jest odformalizowany i uregulowany przez ustawodawcę jedynie ramowo. Przepisy PZP przewidują jedynie, iż dialog techniczny należy przeprowadzić w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie potencjalnych wykonawców i oferowanych przez nich rozwiązań. 

Autor:
Łukasz Nowak