Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego warto inwestować i rozwijać wewnętrzne kompetencje

W czasie pandemii uczelnie, które miały zdigitalizowane procesy, uzyskały istotną przewagę konkurencyjną. Lockdown wymusił na uczelniach zdalne prowadzenie dydaktyki i szybko okazało się, że digitalizacja samego nauczania nie jest wystarczająca. Aby zapewnić sprawne działanie uczelni i ciągłość procesów, niezbędny jest system elektronicznego obiegu dokumentów (EOD).

Jednym z najchętniej wybieranych systemów klasy EOD jest polska platforma lowcode WEBCON BPS, która zdobyła już ponad 650 klientów – firm i instytucji z Polski i zagranicy. Swoją popularność zawdzięcza elastyczności i łatwości obsługi, umożliwiającej zwykłym użytkownikom samodzielne tworzenie obiegów i dokonywanie zmian w już istniejących procesach bez konieczności kodowania.

Na drugim webinarze z cyklu Uniwersytet Przyszłości na praktycznym przykładzie wdrożenia w firmie No Limit odpowiedzieliśmy na dwa pytania:

  • Dlaczego warto inwestować w lowcode?
  • Dlaczego warto rozwijać wewnętrzne kompetencje w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów?

Spotkanie moderował Jakub Brończyk, który w PCG Academia odpowiada za obszar sprzedaży i rozwój linii biznesowej związanej z elektronicznym obiegiem dokumentów. Naszymi ekspertami byli Marcin Grotowski, Kierownik ds. Rozwoju Procesów Biznesowych w firmie logistycznej No Limit, oraz Jakub Romankiewicz, który opiekuje się siecią Partnerów WEBCON i jest konsultantem ds. optymalizacji procesów biznesowych w WEBCON.

Jakub Romankiewicz już od 10 lat praktykuje zarządzanie procesami biznesowymi z WEBCON BPS, a od sześciu współpracuje z WEBCON. WEBCON jest polską firmą działającą na rynku ponad 15 lat. Na systemie WEBCON BPS pracuje obecnie kilkaset tysięcy użytkowników, także na polskich uczelniach. Rozwija się również polska i międzynarodowa sieć partnerska firmy.

Z kolei przygoda Marcina Grotowskiego z elektronicznym obiegiem dokumentów zaczęła się w 2015 roku. Początkowo firma No Limit korzystała ze standardowych narzędzi wbudowanych w m.in. SharePoint, ale te rozwiązania nie do końca spełniały jej potrzeby i były problemy z ich implementacją. Próbowano też aplikacji budowanych na zamówienie u zewnętrznych deweloperów – tu jednak również napotkano problemy: deweloperzy nie chcieli wprowadzać zmian w systemach ani udostępnić kodu. Firma nie ustawała w poszukiwaniu właściwego rozwiązania i w końcu trafiła na WEBCON BPS – platformę, na której może budować swoje rozwiązania dla całej organizacji.

Mimo że w No Limit próbowano różnych platform lowcode, także zagranicznych, to WEBCON BPS spodobał się najbardziej. Uwagę firmy przykuła szybkość tworzenia obiegów i łatwość ich edycji, co w dużej mierze jest możliwe dzięki technologii InstantChange™.

InstantChange™ to autorska technologia WEBCON. Jest to „taki sposób wytworzenia oprogramowania, aby umożliwiało ono wprowadzanie zmian w już istniejącym i działającym procesie biznesowym praktycznie na żywo, w czasie rzeczywistym”, wyjaśnił Jakub Romankiewicz. Proste zmiany wymagają zaledwie kilku chwil – klikamy i zapisujemy, a te zaawansowane nie więcej niż kilka godzin.

Dlaczego WEBCON BPS dla wielu instytucji jest rozwiązaniem pierwszego wyboru? Jak wyjaśnia Jakub Romankiewicz, klienci platformy podają różne powody: dla niektórych kluczowy jest szybkie dostarczenie platformy i krótki czas wymagany do zdigitalizowania procesów, dla innych ważne są rozbudowane funkcjonalności techniczne i biznesowe platformy, część zaś zwraca uwagę na ugruntowaną pozycję dostawcy platformy. Ponadto WEBCON daje swoim klientom szeroki dostęp do wiedzy i pozwala współuczestniczyć w tworzeniu produktu odpowiedniego dla danej społeczności.

Który z tych elementów przekonał No Limit? „Na bazie naszych poprzednich doświadczeń kluczowe były chęć dzielenia się wiedzą i wsparcie do tego produktu, które okazało się nieocenione” – mówił Marcin Grotowski. Dzięki temu firma mogła lepiej wykorzystać platformę do osiągnięcia swoich celów.

Szybko pracownicy firmy zaczęli budować własne kompetencje w zakresie tworzenia elektronicznych obiegów dokumentów na platformie. Pierwsze procesy przygotowano wspólnie z WEBCON, dzięki czemu zespół No Limit wkrótce nauczył się samodzielnego budowania procesów i podejścia procesowego. Choć niektóre działy były początkowo sceptyczne, w mgnieniu oka przekonano się, że obiegi można łatwo tworzyć bez dużej wiedzy technicznej.

W tej chwili w firmie działa 136 procesów. Każdy obieg jest konstruowany w podobny sposób, a jego wygląd jest ustandaryzowany. Dlatego zwykle wystarcza jedno szkolenie na początku, by pracownicy  bez problemu mogli w przyszłości pracować w dowolnej aplikacji obsługującej dowolny proces. Istnieje też możliwość jednorazowego wprowadzenia określonych parametrów, funkcji i ustawień, a potem wielokrotnego ich używania w różnych procesach. Każdy proces może mieć też różne wersje językowe.

Podczas spotkania zamodelowaliśmy przykładowy proces na platformie WEBCON BPS z wykorzystaniem narzędzia Designer Desk. Obejrzyjcie, jak lowcode działa w praktyce i jak można programować procesy bez użycia nawet jednej linijki kodu:

Designer Desk pozwala na zbudowanie obiegu dokumentów, w tym stworzenie ścieżki przepływu dokumentu oraz przygotowanie formularzy. Na każdym etapie system dba o poprawność wykonanych działań. Designer Desk umożliwia też przetestowanie opracowanego procesu oraz zautomatyzowane stworzenie dokumentacji na bazie wprowadzonych opisów. To świetne narzędzie dla osób chcących rozpocząć budowanie procesów i aplikacji, gdyż od razu widać, jak dana aplikacja będzie wyglądała od strony użytkownika i jak będzie działała.

Takie podejście pozwala zwykłym użytkownikom na wytwarzanie rozwiązań i dostosowywanie je do własnych, bieżących potrzeb. Pracownicy, którzy mają możliwość samodzielnego modyfikowania i rozwijania procesów, są bardziej zaangażowani, chętniej propagują wiedzę i mają pole do realizacji swoich pomysłów, co buduje lepsze środowisko pracy.

Podobne podejście, oparte na większej samodzielności, firma No Limit zastosowała także w rozwijaniu kompetencji. W zespole Marcina Grotowskiego ważniejsze od umiejętności technicznych okazały się umiejętności projektowe i specjalistyczna wiedza dotycząca funkcjonowania organizacji. Dzięki temu znacznie poprawił się dialog z klasycznym działem IT w firmie i współpraca jest bardziej efektywna. Jakkolwiek użytkownicy mogą sami wprowadzać zmiany, rolą IT jest pilnowanie spójności procesów w całej firmie.

Rozwój aplikacji poprzez asystowanie użytkowników nosi nazwę Citizen Assisted Development. Idea polega na oddaniu użytkownikom spoza IT jak najwięcej uprawnień, ponieważ to oni najlepiej wiedzą, jak przebiegają procesy. Dzięki asystowaniu i umożliwieniu użytkownikom zmian w procesach organizacje są w stanie rozwijać i ulepszać procesy bez czasochłonnych i kosztownych analiz.

Co więc daje organizacji rozwój kompetencji wewnętrznych w zakresie procesów? Po wdrożeniu w No Limit Marcin Grotowski zaobserwował liczne korzyści:

  • większy wpływ na to, co dzieje się w organizacji,
  • łatwość odpowiadania na zmieniające się dynamicznie przepisy,
  • szybkość wprowadzania zmian,
  • możliwość samodzielnego budowania rozwiązań opartych o naszą wiedzę i nasze doświadczenia (zamiast stosowania zewnętrznych aplikacji nie odpowiadających dobrze na potrzeby organizacji),
  • generowanie przewagi konkurencyjnej w oparciu o nasze know-how,
  • zwiększenie efektywności – wewnętrzny dział developmentu „podwaja, a nawet potraja moce przerobowe”.

Czy nie jest to jednak kosztowne? Sam zakup licencji przecież kosztuje. „Trzeba na to popatrzeć trochę szerzej” – przekonuje Marcin Grotowski. Po pierwsze, wymienia prelegent, platforma jest jednolita i ustandaryzowana, co sprawia, że każdy członek zespołu jest w stanie obsłużyć wszystkie procesy, nie tylko te, którymi się zajmował. To oznacza, że zespół nie musi być duży, co jest znaczącą wartością.

Dodatkowo każde narzędzie zewnętrzne potrzebuje swojej infrastruktury i swojego administratora, co kosztuje jeszcze więcej niż jedna platforma w przypadku WEBCON BPS. Zorganizowane procesy pomagają również wykryć wszelkie nieprawidłowości i uniknąć związanych z tym niemałych kosztów albo np. utraty środków na finansowanie projektu.