Galopująca informatyzacja polskich szkół wyższych sprawiła, że skuteczne zarządzanie oprogramowaniem i infrastrukturą IT, stało się jednym z kluczowych czynników, determinujących sukces uczelni. Właściwie dobrane narzędzia IT potrafią wpływać na jakość realizowanych zajęć dydaktycznych, skuteczność prowadzonych badań naukowych, oraz pozycję uczelni w międzynarodowych rankingach. Aby sprostać wyzwaniom, jakie niesie ze sobą efektywne wykorzystanie nowoczesnych technologii, uczelnie potrzebują kompetentnych i strategicznie zorientowanych liderów w obszarze zarządzania IT.  

Obowiązki dyrektora IT na uczelni wyższej

Dyrektor IT to osoba zarządzająca strategią informatyzacji uczelni i wszystkimi, powiązanymi z nią inicjatywami. Ponadto, osoba taka sprawuje nadzór nad systemami informatycznymi, które gwarantują sprawne funkcjonowanie uczelni, umożliwiając jej realizację celów biznesowych w sferze nauki i dydaktyki.  

Dyrektor IT to stosunkowo nowa rola w strukturze uczelni. W latach 2000-ych główną odpowiedzialnością osób koordynujących IT, było zapewnienie sprawnego funkcjonowania infrastruktury technicznej uczelni, czyli poprawnego działania stacji roboczych, serwerów, sieci i innego sprzętu komputerowego.  

Wraz z gwałtownym rozwojem systemów do zarządzania uczelnią, który w Polsce rozpoczął się po wejściu naszego kraju do Unii Europejskiej, rola dyrektora IT ewoluowała w bardziej strategicznym kierunku. Dziś to od dyrektora IT zależy, czy i w jaki sposób nowoczesne technologie będą wpływać na realizację celów biznesowych uczelni, oraz w jakim stopniu technologie te będą podnosić jakość i rentowność oferowanych przez uczelnię usług. 

Pozycja dyrektora IT w strukturze organizacyjnej uczelni 

Umiejscowienie dyrektora IT w strukturze organizacyjnej uczelni, a także poziom jego decyzyjności i wpływu na strategię uczelni, są przedmiotem rozważań licznych artykułów i opracowań naukowych.  Brian Hawkins (EDUCAUSE), w swoim artykule z 2004 roku: „A framework for the CIO Position”, stawia tezę, że odpowiedzialnością osoby zarządzającej IT w uczelni nie jest technologia jako taka, a raczej wykorzystanie technologii do realizacji celów biznesowych uczelni. Zdaniem Hawkinsa, aby to umożliwić, niezbędne jest włączenie dyrektora IT do grona osób kształtujących strategię uczelni.   

Jednocześnie, zatrudnienie dyrektora IT, nie może być pretekstem dla władz rektorskich czy kanclerskich do wycofania się z podejmowania decyzji dotyczących IT. Przeciwnie, władze powinny być silnie zaangażowane w selekcję i nadzór nad działaniem rozwiązań informatycznych, szczególnie w obszarach swojej odpowiedzialności merytorycznej  na uczelni (kanclerz w obszarze ERP, prorektor ds. kształcenia w obszarze platformy e-learningowej, itd.). Ponadto, władze uczelni powinny stale podnosić swoje kompetencje w zakresie lepszego rozumienia nowoczesnych technologii i ich wpływu na działanie uczelni, a rolą dyrektora IT powinno być wspieranie władz w zdobywaniu tej wiedzy.  

Rola i obowiązki dyrektora IT 

Obowiązki dyrektorów IT mogą się różnić w zależności od skali działalności uczelni oraz poziomu jej zaawansowania w zakresie wykorzystania nowoczesnych technologii. W dużych i silnie zinformatyzowanych uczelniach, dyrektor IT zarządza zespołem, złożonym ze specjalistów odpowiedzialnych za poszczególne obszary tj. infrastruktura IT, systemy i aplikacje informatyczne, czy bezpieczeństwo danych. W mniejszych uczelniach, dyrektor IT koncentruje w swoich rękach większość odpowiedzialności związanej z technologią, posiłkując się przy tym wsparciem ze strony zewnętrznych dostawców usług.  

Niezależnie od charakterystyki i skali działania danej uczelni, do obowiązków dyrektora IT najczęściej należą: 

  • Zarządzanie personelem IT w uczelni; 
  • Planowanie i nadzór nad realizacją budżetu IT; 
  • Wspieranie realizacji celów biznesowych uczelni przez IT; 
  • Komunikacja z władzami uczelni w zakresie ryzyka i korzyści związanych z wykorzystaniem IT; 
  • Nadzór nad wdrażaniem, utrzymywaniem i rozwojem systemów informatycznych; 
  • Nadzór nad infrastrukturą techniczną uczelni (stacje robocze, serwery, sieci itp.) 
  • Nadzór nad bezpieczeństwem danych przetwarzanych w uczelnianych systemach IT; 
  • Zarządzanie potrzebami uczelni dotyczącymi oprogramowania; 
  • Opracowywanie procedur i dobrych praktyk w obszarze IT; 
  • Zarządzanie relacjami z dostawcami usług (np. z dostawcami oprogramowania); 
  • Rozwój osobisty i szkolenia w zakresie trendów w nowoczesnych technologiach. 

Miękkie i twarde kompetencje dyrektora IT  

Dyrektor IT w szkole wyższej pełni rolę łącznika pomiędzy światem technologii a światem akademickim. W tym kontekście, jedną z najważniejszych cech osoby zarządzającej IT na uczelni powinna być umiejętność sprawnego komunikowania się z różnorodnymi grupami interesariuszy, do których zaliczyć można studentów, dydaktyków, władze uczelni, dostawców usług, oraz kolegów i koleżanki z administracji szkoły. Efektywne budowanie koalicji do przeprowadzania zmian z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, wymaga od dyrektora IT umiejętności perswazji, asertywności i zdolności prezentacyjnych. Skuteczny menedżer IT będzie potrafił „sprzedać” proponowane rozwiązania, odnosząc się do strategii i celów biznesowych uczelni, oraz jasno wskazując koszty i ryzyko związane z podejmowaną inicjatywą.   

Ze względu na specyfikę i poziom skomplikowania projektów IT realizowanych na uczelniach, dyrektor IT powinien posiadać również szereg kompetencji twardych w obszarach tj. 

  • Krajowe i lokalne regulacje prawne – w zakresie ustawy o szkolnictwie wyższym, ustawy o zamówieniach publicznych, ustawy o ochronie danych osobowych, oraz regulaminów i rozporządzeń obowiązujących wewnątrz uczelni; 
  • Budżetowanie i zarządzanie finansami – w zakresie zakupu, utrzymania i rozwoju systemów i infrastruktury IT, a także w odniesieniu do kosztów osobowych personelu IT zatrudnionego na uczelni;  
  • Bezpieczeństwo danych – w zakresie kształtowania i nadzoru nad procedurami w zakresie bezpiecznego przetwarzania danych uczelni oraz efektywnej współpracy z Inspektorem Ochrony Danych (IOD);  
  • Zarządzanie projektowe – w związku z prowadzeniem wdrożeń oprogramowania i infrastruktury IT na uczelni, które realizowane są zazwyczaj z wykorzystaniem popularnych metodyk zarządzania projektami tj. PMI lub PRINCE;   
  • Zarządzanie partnerstwami – w zakresie kształtowania i nadzoru nad relacjami z dostawcami usług IT do uczelni, tj. dostawcy oprogramowania, dostawcy infrastruktury, dostawcy usług serwisowych, audytowych i innych związanych z IT.  

Dalszy wzrost znaczenia przywództwa IT na uczelniach 

Na przestrzeni lat, rola dyrektora IT w uczelni ewoluowała – od koordynatora infrastruktury i sprzętu, do lidera zmian i innowatora z istotnym wpływem na strategię. IT nie jest już, jak kiedyś, odizolowanym bytem w strukturze organizacyjnej szkoły wyższej. Nowoczesne technologie mogą stanowić źródło przewagi konkurencyjnej i powinny być wykorzystywane w sposób spójny i zintegrowany na poziomie całych uczelni.  

W świetle wyzwań, jakie stoją przed uczelniami w związku z migracją szkolnych systemów informatycznych do chmury, rola dyrektora IT będzie nabierać coraz większego znaczenia. Cyfrowa transformacja szkół wyższych wymaga kompetentnych liderów w obszarze IT, którzy w ścisłej współpracy z władzami uczelni będą potrafili zainicjować i wdrożyć zmiany mające pozytywny wpływ na wizerunek uczelni i jej osiągnięcia w sferze dydaktycznej i naukowej.  

Autor:
Łukasz Nowak