DSpace 7 to najnowsza wersja najczęściej używanego systemu repozytoryjnego na świecie (OpenDOAR, 2022). Repozytorium DSpace wybrało ponad 2200 instytucji naukowych, w tym takie uczelnie jak Princeton, Cambridge, ETH Zurich, Cornell czy Uniwersytet Humboldtów.

W Polsce system jest wykorzystywany przez m.in. Uniwersytet Jagielloński. PCG Academia od 2019 roku blisko współpracuje z Biblioteką Jagiellońską, odpowiadając za rozwój i utrzymanie Repozytorium Uniwersytetu Jagiellońskiego (RUJ) opartego o DSpace.

O DSpace 7 i projekcie jego wdrożenia opowiedzieliśmy na webinarze z cyklu Uniwersytet Przyszłości. Swoją wiedzą o repozytoriach i doświadczeniami z realizacji projektu podzielił się dr Leszek Szafrański z Biblioteki Jagiellońskiej, który pełni rolę Koordynatora ds. otwartego dostępu oraz Kierownika Oddziału Zbiorów Cyfrowych BJ, w tym odpowiada za Repozytorium UJ. Spotkanie poprowadził Piotr Masalski, Dyrektor Linii Biznesowej Sciencecloud PCG Academia.

Po co nam repozytorium?

Repozytorium to system do zarządzania zasobami cyfrowymi. Na uczelniach zasobami są głównie publikacje naukowe, ale także dane badawcze i materiały edukacyjne, czasem nie wydawane nigdzie indziej. Repozytorium pozwala gromadzić, archiwizować i udostępniać zasoby uczelni.

Dostęp do zasobów może być zamknięty (np. tylko dla pracowników) bądź otwarty dla wszystkich w Internecie. Otwarty dostęp umożliwia promowanie dorobku uczelni, zwiększenie widoczności jej badań i w efekcie podniesienie cytowalności. Otwarty dostęp umożliwia też popularyzację nauki wśród szerszego grona osób oraz bezpłatne wykorzystanie badań przez całe społeczeństwo. Otwarte repozytorium pozwala też zapewnić dostęp do informacji z projektów finansowanych ze środków publicznych.

Gromadzenie dorobku w jednym miejscu ułatwia również m.in. monitorowanie jakości prowadzonych badań i sprawozdawczość do innych podmiotów. Repozytorium może być dla uczelni narzędziem realizacji jej polityki otwartości.

Dlaczego DSpace?

Aby publikacje i dane mogły zostać udostępnione w repozytoriach, muszą najpierw zostać do nich wprowadzone. Aby uniknąć ogromnej pracy związanej z ręcznym wprowadzaniem danych, warto postawić na rozwiązanie, które pozwoli na integrację z innymi systemami i import danych.

Biblioteka Jagiellońska wybrała oprogramowanie DSpace ze względu na jego funkcjonalności i łatwość obsługi, a także kompatybilność z innymi systemami i łatwość dostosowania do potrzeb uczelni. Z DSpace uczelnia korzysta już od 2014 roku, a obecnie wraz z PCG realizuje przejście na najnowszą wersję DSpace 7.

Na DSpace działa RUJ, które zostało zintegrowane z wieloma innymi systemami na uczelni: SAP, USOS, Archiwum Prac Dyplomowych, centralnym punktem logowania, platformą konferencji, platformą czasopism oraz z systemami zewnętrznymi, w tym PBN.

Wielkim plusem systemu jest to, że jest indeksowalny. Opublikowane w nim zasoby są widoczne w Google, Google Scholar i innych wyszukiwarkach, co ułatwia ich znalezienie i zwiększa widoczność. DScape jest jednym z zaledwie trzech systemów repozytoryjnych na świecie, które indeksuje Google.

Unikatową funkcją DSpace jest możliwość generowania raportów i analiz, które są wykorzystywane na potrzeby ewaluacji, międzynarodowych rankingów, wnioskowania o granty czy w procesie podejmowania decyzji zarządczych opartych na dowodach.

DSpace posiada też rozbudowaną dokumentację techniczną dostępną dla wszystkich oraz aktywną międzynarodową społeczność użytkowników, którzy wzajemnie się wspierają.

Zaletą DSpace jest również otwarty kod, który pozwala na własne modyfikacje. Może to także stać się wadą – duże ingerencje w kod powodują zmniejszenie jego integrowalności i kompatybilności oraz utrudniają późniejszą aktualizację systemu. Dochodzą do tego także kwestie bezpieczeństwa.

Nie bez znaczenia są koszty licencji i utrzymania systemu. DSpace sam w sobie jest oprogramowaniem darmowym, zaprojektowanym przez MIT i Hewlett-Packard. Trzeba jednak posiadać własne zaplecze informatyczne, tak i infrastrukturę, jak i kadry IT, które obsłużą system.

Projekt Biblioteki Jagiellońskiej i PCG Academia

W zakresie aktualizacji i utrzymania systemu DSpace Biblioteka Jagiellońska nawiązała współpracę z PCG Academia. PCG jest certyfikowanym partnerem LYRASIS, konsorcjum odpowiadającego za rozwój DSpace.

Uniwersytet Jagielloński jako jedna z pierwszych uczelni na świecie zdecydował się na aktualizację repozytorium do DSpace 7. Uczelni zależy, by system był jak najbardziej aktualny ze względów bezpieczeństwa, a także by mieć dostęp do nowych funkcjonalności usprawniających pracę w DSpace. Bardzo ważna jest też atrakcyjność wyglądu Repozytorium UJ, które ma promować dorobek uczelni w sieci.

Więcej o projekcie i zakresie usług PCG Academia znajdziecie tutaj

A gdyby tak samodzielnie wdrożyć DSpace?…

Od uczestników webinaru padło znamienne pytanie: Skoro DSpace jest darmowy i ogólnodostępny, dlaczego angażować firmę? Nie może zainstalować go uczelniany informatyk?

Uruchomienie repozytorium to znacznie więcej niż tylko zainstalowanie oprogramowania. Trzeba zapewnić ciągłość działania systemu, dbać o jego aktualizację i utrzymanie, zapewnić infrastrukturę, zadbać o bezpieczeństwo danych, dostosować wygląd systemu do identyfikacji wizualnej uczelni, zapewnić wsparcie techniczne użytkownikom. Dochodzą do tego jeszcze kwestie integracji z ekosystemem IT uczelni oraz samodzielnego rozwiązywania wszelkich problemów, które mogą się pojawić. Do tego potrzeba nie tyle informatyka, a konkretnie zespołu programistów.

Dr Leszek Szafrański podkreślił, że należy myśleć przyszłościowo. „Czy zależy nam tylko na uruchomieniu jakiegoś repozytorium (…), czy też kompleksowo myślimy o zarządzaniu informacją na uczelni?” – pytał prelegent. Przypomniał, że nie chodzi tutaj o samo wdrożenie; istotą jest zapewnienie komfortowej pracy w tym systemie na lata.

Obraz jest wart tysiąca słów – dlatego zapraszamy do oglądania prezentacji funkcjonalności repozytorium na nagraniu webinaru https://www.youtube.com/watch?v=Wp6virSIfkg

Zachęcamy także do odwiedzenia Repozytorium Uniwersytetu Jagiellońskiego. Przekonajcie się sami, jak DSpace działa w praktyce!