Na czwartym spotkaniu z cyklu Don’t Drop Out rozmawialiśmy o roli narzędzi obsługujących procesy administracyjne związane ze studiami w przeciwdziałaniu przedwczesnej rezygnacji z nauki. Temat przybliżyli specjaliści PCG Academia: Dariusz Bednarz (Product Manager) oraz Łukasz Wawer (Dyrektor ds. Rozwoju i Informacji).

Kluczowe aspekty zapobiegania drop-outowi

Nietrafiony wybór studiów to jedna z ważniejszych przyczyn rezygnacji z nauki, dlatego pierwsze działania należy już kierować jeszcze do kandydatów. Informowanie kandydata o tym, co czeka go na uczelni i na czym polegają dane studia, poprzez czytelne komunikaty napisane przystępnym językiem, pomogą ograniczać drop-out.

Trudną przeszkodą dla studentów mogą być również czas i koszty związane ze studiowaniem, problemy zdrowotne lub pogarszająca się sytuacja finansowa. Istotne jest zapewnienie wsparcia studentowi, zarówno poprzez wsparcie psychologiczne, stypendia i pomoc socjalną, jak również poprzez odpowiednią infrastrukturę oraz narzędzia do nauki, w tym dostęp do materiałów dydaktycznych.

Wielu studentów za powód rezygnacji z nauki wskazywało niesprawną organizację uczelni, słabą komunikację i przestarzałą infrastrukturę. Studenci oczekują dziś, że na uczelni będą czuć się komfortowo – ważne dla nich są możliwość wygodnego załatwienia spraw online, szybka i efektywna obsługa oraz odpowiednia komunikacja.

Obecni studenci nie chcą się fatygować z dokumentami i czekać w kolejce do dziekanatu. Wolą załatwić sprawy zdalnie – i najlepiej szybko! Nie zrobimy tego bez systemów IT. Narzędzia cyfrowe są też niezbędne do przetwarzania i gromadzenia mnóstwa danych, które są konieczne w procesach administracyjnych i dydaktycznych. Umożliwiają także analizę tych danych dla różnych celów, np. procesów decyzyjnych czy monitorowania ryzyka drop-outu.

Portfolio PCG Academia obejmuje cały szereg systemów, które można wykorzystać w przeciwdziałaniu drop-outowi. Oprócz tych wymienionych w tytule, którym przyjrzymy się bliżej w dalszej części, warto jeszcze wymienić inne rozwiązania z rodziny Educloud:

  • e-Usługi WEBCON – platforma low-code do cyfryzacji i automatyzacji procesów oraz nr 1 w kategorii EZD wg Rankingu Computerworld. Zobacz więcej na nagraniu webinaru.
  • Sylabusy – proste tworzenie jednolitych i czytelnych sylabusów.
  • Studia i kariera – nowe narzędzie przygotowywane przez PCG Academia; pozwoli studentom na śledzenie postępów w realizacji studiów, ułatwi administracji monitorowanie ryzyka drop-outu oraz wesprze studentów i absolwentów w wejściu na rynek pracy.
  • Analityka – wsparcie w podejmowaniu decyzji zarządczych poprzez zaawansowane raporty na potrzeby wewnątrz i na zewnątrz uczelni, uwzględniające dane z różnych systemów uczelni (m.in. dziekanatowy, rekrutacyjny, finansowo-księgowy); system oparty o technologię Power BI od Microsoftu.

System dziekanatowy PCG Dziekanat

PCG Dziekanat to jedno z naszych flagowych rozwiązań. Korzysta z niego 30 różnorodnych uczelni – uniwersytetów, uczelni resortowych, medycznych, niepublicznych. Łącznie w systemie przetwarzane są dane blisko ćwierci miliona studentów.

W toku zrealizowanych przez nas projektów obsłużyliśmy każdy możliwy proces dydaktyczny – i to na kilka sposobów! PCG Dziekanat oferuje bowiem duże możliwości konfiguracji i dopasowania do potrzeb i specyfiki konkretnej uczelni.

Pracę w systemie nieporównanie ułatwiają rozmaite integracje. PCG Dziekanat integruje się z platformą WEBCON BPS do elektronicznego zarzadzania dokumentacją i cyfryzacji procesów, a także z systemami finansowo-księgowymi (dzięki temu dane o np. wpłatach studenta na bieżąco trafiają do Dziekanatu). Są również dostępne integracje z platformami e-learningowymi i do elektronicznego egzaminowania, np. Moodle, Inspera.

PCG Dziekanat obsługuje wszystkie procesy w ramach cyklu roku akademickiego. Co ważne, procesy realizowane są od A do Z w systemie – bez przechodzenia do innych narzędzi ani konieczności przesyłania różnych elementów, np. pracy dyplomowej, osobnymi kanałami.

Znaczącym usprawnieniem dla administracji są również funkcje raportowania PCG Dziekanat – sprawozdawczość ministerialna do POLON jest w pełni zautomatyzowana i odbywa się za pośrednictwem API.

Studenci i dydaktycy mogą logować się do systemu przez www lub aplikację mobilną, dzięki czemu mogą uzyskać dostęp do potrzebnych informacji w każdym miejscu i czasie. Z kolei pracownicy administracyjni posiadają dedykowaną aplikację desktopową, czyli zainstalowaną na ich komputerach.

Aplikacja mobilna mStudia

Z systemem dziekanatowym powiązana jest aplikacja mobilna mStudia, dostępna na iOS i Android. Gdy w dziekanacie pojawi się nowa informacja, np. zmieni się plan zajęć, zostanie dodana ocena lub zatwierdzony termin obrony, system z automatu wysyła powiadomienie do studenta.

Aplikacja daje szybki dostęp do kluczowych informacji o przebiegu studiów. Student znajdzie w niej harmonogramy i plany zajęć, uzyskane oceny, terminy nadchodzących egzaminów, płatności, informacje o etapie procesu dyplomowania oraz informacje z życia uczelni (newsy, wydarzenia). Aplikacja to także wygodny sposób komunikacji miedzy studentami, dydaktykami a administracją.

Obok automatycznych powiadomień dostępna jest możliwość ich planowania, np. o zbliżającym terminie płatności albo z życzeniami urodzinowymi, co buduje pozytywne relacje studenta z uczelnią. Aplikacja pozwala również na przeprowadzanie ankiet oraz realizację wyboru przedmiotów przez studentów. Ponadto student może umówić się przez aplikację na konsultacje z wykładowcą.

Dzięki aplikacji studenci mają najważniejsze rzeczy zawsze pod ręką, co pomaga im w byciu na bieżąco i pilnowaniu ważnych terminów. Rozmaite funkcje aplikacji wspierają ograniczanie ryzyka drop-outu.

System PCG Rekrutacja

Często system rekrutacyjny to pierwszy kontakt potencjalnego studenta z uczelnią, warto więc zadbać o pozytywne doświadczenia z przebiegu rekrutacji – dobre pierwsze wrażenie możemy zrobić tylko raz!

System PCG Rekrutacja jest prosty i atrakcyjny, a jednocześnie funkcjonalny. Cały proces rekrutacyjny realizowany jest z poziomu przeglądarki – wygodnie i zdalnie, czego oczekują dzisiejsi kandydaci. System prowadzi kandydata niemal za rękę, krok po kroku przez kolejne etapy naboru – od rejestracji i wyboru kierunku, przez dostarczenie niezbędnych załączników i wniesienie opłaty, po informacje zwrotne.

Przeciwdziałać drop-outowi możemy nawet przed rekrutacją, wspierając kandydata w świadomym wyborze kierunku. PCG Rekrutacja umożliwia stworzenie katalogu kierunków studiów, które należy przedstawić rzetelnie i jasnym językiem. Pomoże to kandydatom wybrać kierunek lepiej dostosowany do ich zainteresowań i oczekiwań, a tym samym zmniejszy prawdopodobieństwo rezygnacji ze studiów.

PCG Rekrutacja usprawnia proces rekrutacji nie tylko dla studenta, ale i dla administracji. Jedną z pomocnych funkcjonalności jest automatyczne przeliczanie punktów i generowanie list rankingowych przez system. Efektywność procesu podnosi również możliwość integracji rozwiązania z m.in. systemem dziekanatowym czy płatnościami online.

Opisane rozwiązania pomagają uczelni w minimalizowaniu zjawiska drop-outu poprzez lepszą organizację pracy studentów i administracji, optymalizację załatwiania spraw studenckich, poprawę komunikacji i dostępności informacji dla studentów, a ostatecznie zwiększenie satysfakcji studentów z obsługi i samego studiowania.

Wszystkie wymienione rozwiązania można sfinansować w konkursie NCBR  “Efektywne zarządzanie uczelnią w celu minimalizowania zjawiska drop-outu”.

Serdecznie zachęcamy do kontaktu i bezpłatnego testowania naszych systemów!