Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to dziś jeden z najgorętszych tematów w szkolnictwie wyższym. Z jednej strony wynika to ze zmian prawnych i rządowych projektów cyfrowych, z drugiej zaś z dążenia uczelni do cyfryzacji. Widać to chociażby po rosnącej wśród uczelni popularności WEBCON BPS – platformy do digitalizacji procesów i EZD. PCG Academia jako Partner Premium WEBCON w zaledwie 2,5 roku zrealizowała aż 18 wdrożeń platformy dla uczelni. 

O elektronicznym zarządzaniu dokumentacją rozmawialiśmy podczas konferencji LUMEN 2023 na spotkaniu moderowanym przez Łukasza Nowaka, Wiceprezesa Zarządu PCG Academia. W debacie uczestniczyli prelegenci reprezentujący trzy różne perspektywy: MEiN, dostawcy EZD oraz uczelni publicznej. Panelistami byli: 

  • Łukasz Wawer, Zastępca Dyrektora Centrum Transformacji Cyfrowej MEiN, 
  • Łukasz Wróbel, Wiceprezes Zarządu WEBCON, 
  • Dariusz Żelasko, Dyrektor IT Politechniki Krakowskiej im. Tadeusza Kościuszki. 

Perspektywa Ministerstwa Edukacji i Nauki 

W kontekście elektronicznego zarządzania dokumentacją na uczelniach kluczowy jest system EZD RP, rozwijany przez NASK. Jak wyjaśnił Łukasz Wawer, EZD RP ma stanowić ustandaryzowany system komunikacji z obywatelami, stanowiący „sztywną ramę” do procedowania dokumentów. Ma zawierać tylko najważniejsze, niezbędne funkcjonalności potrzebne do zarządzania dokumentacją elektroniczną. Są to m.in. wyszukiwanie dokumentów, wymiana korespondencji, stosowanie podpisów elektronicznych, tworzenie rejestrów i raportów, generowanie powiadomień, cyfrowa kancelaria czy funkcja archiwum zakładowego. 

„Czy to jest system, który spowoduje, że będą Państwo [uczelnie] mogli wszystkie sprawy tym systemem załatwić? Wydaje mi się, że nie” – stwierdził prelegent. Dlatego powstaje szereg dodatkowych aplikacji, takich jak np. system OSF+ do obsługi wniosków finansowych. 

„Obecne EZD RP [w wersji] PUH jest dosyć mocno rozbudowane w różnego typu funkcjonalności, natomiast EZD RP w wydaniu, które ma być teraz wdrażane, jest znacznie bardziej okrojone w funkcjonalności” – mówił Łukasz Wawer. Zdaniem eksperta, EZD RP nie będzie mogło „ogarnąć całości spraw specyficznych prowadzonych na uczelniach”. Dlatego EZD RP absolutnie nie wyklucza zasadności posiadania innego systemu EZD. Rozwiązania EZD, jak platforma WEBCON, mogą być rozwiązaniami komplementarnymi i wspierającymi załatwianie spraw administracyjnych. 

Poniższa grafika prezentuje, jak EZD RP wraz z WEBCON BPS i systemami dziedzinowymi tworzą wspólny, jednolity ekosystem obsługi procesów i wymiany informacji na uczelni. 

Perspektywa WEBCON – dostawcy wiodącego systemu EZD 

Platformie lowcode WEBCON BPS zaufało już ponad 850 organizacji na całym świecie. Opierając się na doświadczeniach z międzynarodowej współpracy oraz z blisko 15 lat pracy w WEBCON, Łukasz Wróbel za najważniejsze uważa, by patrzeć na cyfryzację jako proces, a nie projekt, który ma konkretny zakres, budżet i termin zakończenia. 

Jak podkreśla Wiceprezes WEBCON, uruchomienie procesu cyfrowego to nie koniec digitalizacji – zaczynamy wtedy zbierać dużo danych o funkcjonowaniu organizacji, co pozwala nam wyciągać z nich wnioski i wprowadzać usprawnienia do procesów. 

Aby osiągnąć maksimum korzyści z digitalizacji trzeba stawiać na technologie, które pozwolą na stały rozwój aplikacji biznesowych, także tych już wdrożonych – tak, aby można było je dostosowywać i odpowiadać na zmieniające się potrzeby lub warunki zewnętrzne. Zwłaszcza w przypadku uczelni publicznych warto opierać cyfryzację na technologiach gwarantujących możliwość dostosowywania aplikacji nie tylko w trakcie trwania finansowania, ale jak i po zakończeniu. 

Łukasz Wróbel radzi, żeby uczelnie potraktowały EZD jako szansę. Zamiast poprzestać na ewidencjonowaniu dokumentów, lepiej wykorzystać wdrożenie systemu EZD do stworzenia warstwy procesowej i wytworzyć w ramach uczelni trwałą zdolność do wspierania kolejnych procesów. Podejście procesowe przyniesie uczelni korzyści na przyszłość. Posłużmy się tu przykładem: agencja Forrester Research przeprowadziła badanie u jednego z klientów WEBCON w branży finansowej, które pokazało, że cyfryzacja procesów przyniosła 67% oszczędności czasu dla prostych procesów i aż 87% oszczędności czasu dla procesów złożonych. 

WEBCON BPS jest rozwiązaniem bardzo plastycznym i z łatwością dopasowującym się do organizacji, dlatego znajduje zastosowanie w bardzo zróżnicowanej grupie uczelni: małych i dużych, publicznych i niepublicznych, zarówno ogólnoakademickich, jak i artystycznych czy ekonomicznych. 

Perspektywa Politechniki Krakowskiej – doświadczenia z wdrażania EZD 

PCG Academia realizuje dla Politechniki Krakowskiej największe wdrożenie WEBCON BPS w sektorze publicznym. Projekt zakłada cyfryzację w aż 23 obszarach, czyli niemal wszystkich obszarów funkcjonowania uczelni: od spraw finansowo-księgowych przez kadrowo-płacowo po studenckie. WEBCON nie zastępuje tutaj systemów dziedzinowych, a zbiera z nich dane i „wprawia je w ruch”, zwiększając efektywność realizacji procesów i przepływu dokumentów. Rolę Project Managera z ramienia uczelni w projekcie sprawuje Dariusz Żelasko. 

Pierwsze dokumenty dotyczące tego projektu powstały jeszcze w 2019 roku, wspomina Dariusz Żelasko. „Troszkę to więc trwało, ale mogliśmy się dzięki temu dobrze do tego wdrożenia przygotować” – dodał prelegent. 

Ekspert radzi, aby przed wdrożeniem głęboko zastanowić się nad jego zakresem oraz spojrzeć krytycznie na istniejące procesy i regulacje wewnętrzne. Konieczne jest posiadanie wizji, jak procesy mają wyglądać po wdrożeniu. Wprowadzanie zmian (np. w instrukcji kancelaryjnej) można zacząć jeszcze przed wdrożeniem, by usprawniać procesy. Takie „posprzątanie” przed wdrożeniem może ułatwić pozytywne zakończenie projektu w wyznaczonym czasie. 

Nie jesteśmy jednak w stanie uporządkować wcześniej absolutnie wszystkiego. Gdy wdrażamy tego typu rozwiązanie po raz pierwszy, możemy nawet nie wiedzieć, co należy uporządkować, podkreślił Dariusz Żelasko. Z tego powodu zdaniem prelegenta warto skorzystać ze wsparcia ekspertów i analityków, mających doświadczenie z innych wdrożeń i znających procesy na uczelniach, którzy są w stanie doradzić.  

Politechnika Krakowska zdecydowała się na to drugie podejście, czyli „gruntowne sprzątanie w czasie wdrożenia”, jak określił to prelegent. Uczelnia korzysta z wiedzy eksperckiej zespołu wdrożeniowego. 

Kluczowi dla powodzenia projektu są również pracownicy uczelni, którzy dobrze znają procesy i chcą dzielić się wiedzą. Już na etapie wdrożenia należy zbudować zespół, który będzie administrował platformą. Docelowi członkowie zespołu uczestniczyli też w dedykowanych szkoleniach, które są prowadzone w ramach projektu. 

Dariusz Żelasko podkreśla, by nie bać się cyfryzacji: wkroczenie uczelni do świata cyfrowego jest nieuniknione, dlatego lepiej ją wyprzedzać i działać w tym kierunku, a nie czekać. „Na początku trzeba trochę czasu poświęcić […], natomiast później to już będzie miało same zalety i jest to inny poziom uczelni” – podsumował prelegent.