Szanse i wyzwania w przededniu ewaluacji działalności naukowej – case studies uczelni publicznej, uczelni niepublicznej i instytutu naukowego

„Szanse i wyzwania w przededniu ewaluacji działalności naukowej – case studies uczelni publicznej, uczelni niepublicznej i instytutu naukowego” to tytuł pierwszego webinaru z nowego cyklu Uniwersytet Przyszłości.

Na ostatniej prostej przed zaplanowaną na 2022 r. ewaluacją, spotkaliśmy się z przedstawicielami trzech instytucji o różnych profilach działalności, które połączyła decyzja o wykorzystaniu systemu Sciencecloud w procesie sprawozdawczości danych naukowych. Naszymi gośćmi byli:

  • Danuta Tuszyńska, specjalistka i koordynatorka w Biurze Prorektora ds. Nauki, Uniwersytet SWPS;
  • Jarosław Gramacki, specjalista IT i kierownik wdrożeniowy projektu, Uniwersytet Zielonogórski;
  • dr hab. Krzysztof Sfereńczak, Zastępca Dyrektora ds. Naukowo-Badawczych, Instytut Badawczy Leśnictwa.

Spotkanie moderował Piotr Masalski, lider linii biznesowej Sciencecloud w PCG Academia.

UNIWERSYTET SWPS

Uniwersytet SWPS jest pierwszą niepubliczną uczelnią o statusie uniwersytetu, a także jest najlepszą niepubliczną uczelnią w rankingu pozyskiwania grantów NCN. Uniwersytet prowadzi badania i studia w zakresie nauk społecznych i humanistycznych. Z jakimi wyzwaniami SWPS mierzy się w przededniu ewaluacji?

Danuta Tuszyńska bez wahania odpowiedziała, że główne wyzwanie to odpowiednio zgromadzić dane, przeprowadzić ich selekcję i przygotować je do sprawozdania. Zadania nie ułatwiają zmieniające się przepisy i wciąż aktualizowane listy wydawnictw.

„Dobrze przygotowane systemy informatyczne, które pozwalają uczelni gromadzić i analizować dane, a do tego posiadają algorytmy zawarte w rozporządzeniu i są przygotowane, żeby móc sprawozdać osiągnięcia, rzeczywiście w znaczący sposób mogą ułatwić nam pracę i wesprzeć te działania zarówno na szczeblu kierowniczym, jak i na poziomie dyscyplin i administracyjnym” – mówiła prelegentka.

Cechy te spełnia Sciencecloud, stąd zapadła decyzja o wdrożeniu. SWPS szczególnie interesowało narzędzie do analityki, którego brakowało na uczelni. Dzięki Sciencecloud uczelnia mogła szybko i łatwo ocenić ilość i jakość zgromadzonego dorobku, a także uzyskać obraz zapełnienia slotów publikacyjnych w dyscyplinach.

Uniwersytet SWPS jest również jedną z niewielu uczelni niepublicznych, które prowadzą działalność w obrębie dyscypliny artystycznej. Jak opowiadała prelegentka, pracownicy początkowo zgłaszali osiągnięcia przez…. grupę na Facebooku i na tej podstawie kierownik dyscypliny dokonywał wstępnej selekcji osiągnięć. Dalej odbywały się rozmowy z pracownikami, zbieranie opisów itd.

Po wdrożeniu wszystkie procesy przeniesiono do Sciencecloud. „Jeśli chodzi o analizę i gromadzenie danych w przypadku osiągnięć artystycznych, to myślę, że system w pełni spełnia nasze oczekiwania” – podsumowała Danuta Tuszyńska. W Sciencecloud ewidencjonowany jest również dorobek doktorantów ze szkoły doktorskiej prowadzonej przez uczelnię.

UNIWERSYTET ZIELONOGÓRSKI

Uniwersytet Zielonogórski to dynamicznie rozwijająca się uczelnia publiczna. Jest największą państwową uczelnią w województwie lubuskim – kształci się tu blisko 10 tys. studentów na 12 wydziałach.

Na Uniwersytecie reprezentowane jest niemal kompletne spektrum dyscyplin. Prowadzi to do dużej dywersyfikacji osiągnięć, co z kolei powoduje trudności w ich raportowaniu przez osoby obsługujące daną dyscyplinę i w sprawozdaniu tych osiągnięć do systemów ministerialnych, wyjaśniał dr Jarosław Gramacki.

„Fakt, że w Sciencecloud nic nie trzeba instalować, gdzie wszystko po prostu działa, wszystko jest ujednolicone i wszyscy widzą to samo i pracują w tym samym środowisku na pewno pomaga pokonać te trudności” – podkreślił prelegent.

Zdaniem eksperta, pomocne jest również to, że Sciencecloud jest zainstalowany w chmurze, ponieważ uczelnia nie musi dbać o ten system od strony technologicznej. Bezproblemowo przebiega też proces przesyłu danych do chmury.

Dr Gramacki, jako informatyk, szczególną uwagę zwrócił na kwestię integracji uczelnianych systemów administracyjnych. Na uczelni działa dużo systemów i trzeba było je zintegrować ze sobą, aby dało się jedną spójną paczką wysyłać dane do Sciencecloud. Część danych, jak dorobek artystyczny, jest do tego poza systemami IT uczelni. Udało się jednak pokonać to wyzwanie.

Sciencecloud pozwolił uczelni także dostrzec różne niedociągnięcia, np. w sposobie przesyłania danych. Wiele z tych problemów było niewidocznych, dopóki wszystkie informacje nie znalazły się w jednym miejscu. W Sciencecloud zeszły się informacje z różnych obszarów, tworząc „hub informacyjny” uczelni. Nałożenie na siebie tych wszystkich informacji generuje dla Uniwersytetu wartość dodaną, podsumował dr Gramacki.

INSTYTUT BADAWCZY LEŚNICTWA

Instytut Badawczy Leśnictwa to jednostka naukowa, która nie prowadzi zajęć dydaktycznych. Ponadto Instytut nie posiada obowiązku ewaluacji, a ewaluowany jest na wniosek dyrektora.

„Małe jednostki może mają mniej dyscyplin, niemniej jednak, aby w optymalny sposób wykorzystać to czym dysponujemy, musimy mieć narzędzia, które działają tak samo jak na dużych uniwersytetach” – podkreślił dr hab. Krzysztof Sfereńczak reprezentujący Instytut.

Wiele z mniejszych jednostek obawia się jednak kosztów wdrożenia. Także Instytut początkowo próbował zautomatyzować procesy własnymi rozwiązaniami, ale napotkał szereg barier. Prac nie ułatwiały zmiany w prawie, a każda z nich wymagała wsparcia programistycznego, co generowało spore koszty. Porównując koszt zakupu Sciencecloud jako usługi i tych prób, to wdrożenie przyniosło duże oszczędności.

Prelegent opowiedział też, jak wdrożenie systemu na jednostce takiej jak instytut badawczy może poprawić już istniejące procesy związane z ewaluacją. Istotnym wsparciem z zarządczego punktu widzenia jest automatyzacja procesów i możliwość monitorowania osiągnięć poszczególnych pracowników, co pozwala łatwo zidentyfikować punkty, które można zoptymalizować.

Ponadto nie tylko zarząd Instytutu i kierownicy mogą na bieżąco monitorować poszczególne zakłady, ale też i sami pracownicy mają dostęp do platformy, gdzie mogą sprawdzić stan swoich osiągnięć i porównać się ze współpracownikami. Ciągłe monitorowanie osiągnięć pozwoliło Instytutowi zwiększyć liczbę publikacji, które pojawiają się w lepiej punktowanych czasopismach.

Ekspert pozytywnie odniósł się też do wprowadzanego nowego modułu Sciencecloud – Ocena pracownicza. Jego zdaniem informatyzacja tego procesu ma potencjał, a samo rozwiązanie byłoby przydatne.

„Cyfryzacja jak najbardziej pomaga i trzeba z niej korzystać, ale w sposób rozumny, nie zapominając o człowieku w całym tym procesie” – podsumował dr hab. Krzysztof Sfereńczak.

Spotkanie zakończyła prezentacja funkcjonalności Sciencecloud w zakresie ewidencjonowania i analityki danych o osiągnięciach naukowych i artystycznych. Zachęcamy do oglądania: