Według raportu Szkolnictwo wyższe a technologie, opracowanego w 2021 przez Fundację Rektorów Polskich oraz Wolters Kluwer, aż 86% badanych uczelni odczuwa potrzebę usprawnienia rozwiązań IT do zarządzania dokumentami.

Publikacja raportu niewiele wyprzedziła w czasie pojawienie się na stronie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów informacji o przewidywanym wprowadzeniu obowiązku stosowania systemów elektronicznego zarządzania dokumentami w administracji rządowej. Można się spodziewać, że ten obowiązek zapewne obejmie także instytucje publiczne, takie jak uczelnie.

Konferencja LUMEN 2021 nie mogła więc nie poruszyć tak aktualnego tematu, dlatego podjęliśmy dyskusję o wizji uczelni bez papieru, czyli możliwościach związanych z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) w szkołach wyższych. W panelu moderowanym przez Jakuba Brończyka, Dyrektora Regionalnego PCG Academia, uczestniczyli:

  • Ewa Wiśniewska, Wiceprezes, Stowarzyszenie Forum Dziekanatów, Kierownik Dziekanatu Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie;
  • Elżbieta Włodarczyk, Dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny, KIR;
  • Łukasz Wróbel, Chief Business Development Officer, WEBCON.

Uczelnia bez papieru – perspektywa dziekanatów

Poziom informatyzacji procesów związanych z obiegiem dokumentów w uczelniach przedstawił pani Ewa Wiśniewska. Stowarzyszenie Forum Dziekanatów, którego jest wiceprezesem, przeprowadziło własne badanie wśród pracowników 39 polskich szkół wyższych. Wyłania się z niego wyraźna cyfrowa przepaść między uczelniami. Niemało uczelni prowadzi jeszcze dokumentację w pełni papierową. Najwięcej zaś tworzy hybrydy – prowadzi procesy częściowo elektronicznie, a częściowo na papierze. W tym gronie są też uczelnie, które elektronizację skończyły na etapie jednego tylko procesu. Najmniej jest uczelni, które mają wizję pełnej cyfryzacji procesów w całej organizacji.

Ankietowani wskazali bariery w procesie cyfryzacji: ograniczenia funkcjonujących na uczelni systemów informatycznych, brak możliwości połączenia z innymi systemami, brak strategii cyfryzacji w uczelni, problemy finansowe oraz niechęć do zmian pracowników administracyjnych. Brakuje też współpracy przy wdrażaniu rozwiązań IT – uczelnie nieraz narzucają gotowy system, bez angażowania końcowych użytkowników w proces implementacji ani poszukiwania właściwych rozwiązań. Bywa też, że cyfryzacja jest postrzegana jako projekt pojedynczych jednostek uczelni, a nie jako element całościowej transformacji cyfrowej uczelni.

Prelegentka uważa, że niezbędne są zmiany w przepisach prawnych, które umożliwią digitalizację szerszego katalogu dokumentów. Wiele z dokumentów, które uczelnia jest zobligowana trzymać papierowo, można by swobodnie przenieść do obiegu elektronicznego. Jako przykład Ewa Wiśniewska podała świadectwo maturalne – dlaczego studenci muszą osobiście przynosić papierowe świadectwa do uczelni, skoro działa Krajowy Rejestr Matur, gdzie dane wprowadzają bezpośrednio okręgowe komisje egzaminacyjne?

Z doświadczeń swojej uczelni – Akademii Leona Koźmińskiego, gdzie prace nad cyfryzacją są bardzo zaawansowane – prelegentka wie, że cyfryzacji oczekują przede wszystkim studenci. EOD to nie tylko usprawnienie administracji, ale i duże ułatwienie dla studentów, którzy sprawy z dziekanatem chcą załatwić szybko i elektronicznie. Studenci ALK większość tych spraw mogą już dziś w ten sposób zrealizować. Ewa Wiśniewska spodziewa się, że w najbliższej przyszłości będziemy powszechnie wykorzystywać EOD i podpisy elektroniczne, a dokumentacja znajdzie się w chmurze, nie na biurku. Chmura da stały i łatwy dostęp do wszystkich dokumentów, co pozwoli na profesjonalne zarządzanie nimi i w efekcie usprawni obsługę studentów oraz kadry akademickiej.

Uczelnia bez papieru – wsparcie WEBCON

Jak systemy do EOD mogą wesprzeć uczelnie w procesie cyfrowej transformacji?

Cyfryzacja nie jest projektem, a długotrwałym procesem, do którego uczelnia musi się przygotować, zarówno na poziomie narzędzi, struktury organizacyjnej, zasobów, jak i partnerów technologicznych, podkreślił Łukasz Wróbel.

Przedstawiciel WEBCON wskazał, że w obliczu pandemii EOD nie jest luksusem, a stał się koniecznością. „To nie jest już kwestia, czy chcemy przejść do świata cyfrowych aplikacji (…), ale absolutna konieczność”, sądzi prelegent. EOD to nie tylko digitalizacja papierowych dokumentów, ale głównie platforma do wymiany informacji, zbierania decyzji, informowania o postępie prac nad wnioskami – wszystko to w postaci od razu elektronicznej.

Główna bariera w dążeniu do uczelni bez papieru jest niechęć do korzystania z nowych systemów – wszyscy mamy już tysiąc haseł i loginów, i nikt nie chce uczyć się jeszcze kolejnego systemu, innego dla każdego procesu. Używając WEBCON BPS, mamy jedną platformę do tworzenia i realizacji wielu dowolnych procesów w łatwy sposób metodą przeciągnij i upuść. Oznacza to jednakowe środowisko i ten sam interfejs dla wszystkich aplikacji i procesów, co znacząco ułatwia pracę i komunikację.

WEBCON BPS to platforma niskokodowa (low-code), które koncentruje się na tym, by umożliwić zarządzanie zmianami i rozbudowę środowiska o nowe obszary oraz pozwolić na przyrostowe budowanie aplikacji, czyli dodawanie  kolejnych obiegów. „Obiegi dokumentów lubią żyć, dlatego podejście, w którym przez 7 miesięcy prowadzimy analizę procesów, aby przystąpić dopiero do budowy rozwiązania (…), oznacza, że w już 1. miesiącu implementacji (…) te procesy zdążyły się zmienić” – opowiadał Łukasz Wróbel.

Dlatego przy wdrożeniu platforma WEBCON dostarczana jest nie z gotowymi obiegami, ale gotowa do ich tworzenia i przygotowana tak, by użytkownicy mogli rozpocząć z nią pracę jak najszybciej. Następnie wspólnie z partnerem technologicznym mogą ją dostosowywać i rozbudowywać wedle bieżących potrzeb – system nie jest sztywno zamknięty, a dzięki technologii InstantChange zmiany z natychmiastowym efektem można wprowadzać od ręki w procesach działających na żywo.

WEBCON BPS pozwala stworzyć jedno miejsce, gdzie obsługiwane są wszystkie typy procesów, a które jednocześnie łączy się z systemami już wykorzystywanymi na uczelni. Do potrzebnych informacji można się dostać już z poziomu platformy. Ponadto platforma integruje się z powszechnie używanymi na uczelniach usługami Microsoft, w tym Office365, Teams czy Outlook, co znacząco usprawnia codzienną pracę.

Uczelnia bez papieru – wsparcie KIR

Do niedawna brakującym elementem w cyfryzacji był podpis elektroniczny, tak technologia, jak i podstawa prawna. Jak to dzisiaj wygląda?

Elżbieta Włodarczyk przypomniała, że kwalifikowany podpis elektroniczny funkcjonuje na uczelniach już parę lat. Zgodnie z rozporządzeniem legitymacje studenckie i doktoranckie są podpisywane przez pracowników dziekanatów z wykorzystaniem właśnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wśród rozwiązań obecnych na rynku w obszarze zainteresowań uczelni znajduje się również kwalifikowana pieczęć elektroniczna oraz znacznik czasu.

Czym są te wszystkie rozwiązania? Kwalifikowany podpis elektroniczny jest podpisem składanym przez osobę fizyczną, jest jej oświadczeniem woli. W świetle prawa dokument nim opatrzony jest równoważny dokumentowi podpisanemu własnoręcznie. W zeszłym roku KIR wprowadziła podpis elektroniczny w wersji mobilnej. Użytkownicy mają możliwość składania podpisu w pełni online na dowolnym urządzeniu. Sam certyfikat kwalifikowany również może być wydany całkowicie online. Takie certyfikaty mogą być szczególnie atrakcyjne dla studentów.

Pieczęć zaś pozwala na zautomatyzowanie procesu autoryzacji dokumentów oraz gwarantuje integralność i źródło pochodzenia. Przy dokumencie opatrzonym taką pieczęcią odbiorca ma pewność, skąd pochodzi dokument i że nie został zmieniony. Z kolei znacznik czasu można wykorzystać w przypadku, gdy chcemy przechowywać dokumenty dłużej niż jest ważny sam podpis elektroniczny.

Oba rozwiązania są już dobrze umocowane w prawie. Ich podstawą jest rozporządzenie unijne, tzw. eIDAS, które gwarantuje moc prawną dokumentów opatrzonych podpisem lub pieczęcią elektroniczną.

Dzięki tym rozwiązaniom uczelnia może w pełni przejść na dokumenty elektroniczne. Potwierdzą one autentyczność zarówno skanów digitalizowanych dokumentów, jak i dokumentów tworzonych wyłącznie elektronicznie.

Z dyskusji wynika, że przy współpracy wszystkich stron  – uczelni, KIR i partnerów technologicznych – jesteśmy w stanie sprostać wyzwaniom i osiągnąć zamierzony cel w postaci uczelni bez papieru.