Obowiązkowy KSeF w 2026 roku – wyzwanie technologiczne i organizacyjne 

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza fundamentalną zmianę w sposobie wystawiania, odbierania i przetwarzania faktur w Polsce. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich podatników VAT – zarówno czynnych, jak i zwolnionych. Dla dużych organizacji (już od 1 lutego) oznacza to konieczność wdrożenia nowych mechanizmów integracyjnych, zapewnienia zgodności z formatem FA(3) oraz pełnej automatyzacji obiegu dokumentów finansowych. 

W odpowiedzi na te potrzeby PCG Academia oferuje KSeF Connector – gotowy mikroserwis integracyjny, który umożliwia bezpieczną i skalowalną integrację systemów wewnętrznych (w tym WEBCON BPS) z KSeF, bez konieczności budowania własnych rozwiązań od podstaw. 

Czym jest KSeF Connector? 

KSeF Connector to usługa pośrednicząca (middleware), uruchamiana w dedykowanym środowisku, odpowiedzialna za pełną obsługę komunikacji z KSeF od momentu uruchomienia. Mikroserwis został zaprojektowany jako rozwiązanie „ready-to-use” – wystarczy skonfigurować odpowiednie zapytania API po stronie Connectora i systemu docelowego (np. WEBCON BPS), aby rozpocząć bezproblemową wymianę danych z KSeF. 

Dzięki temu organizacje mogą szybko wdrożyć obowiązkowe e-faktury, minimalizując ryzyko projektowe, koszty utrzymania oraz złożoność integracji. 

Kluczowe funkcjonalności KSeF Connectora 

Usługa KSeF Connector realizuje pełen cykl obsługi faktur ustrukturyzowanych i obejmuje cztery główne obszary funkcjonalne: 

  1. Autoryzacja i bezpieczeństwo

Connector zapewnia bezpieczną komunikację z KSeF oraz systemami wewnętrznymi. Obsługuje mechanizmy autoryzacji oparte o tokeny i certyfikaty (kwalifikowane, podmiotowe, osobowe), zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów. 

  1. Wystawianie faktur sprzedażowych

Rozwiązanie umożliwia walidację faktur sprzedażowych zgodnie ze strukturą FA(3) oraz ich przesyłanie do KSeF. Proces kończy się pobraniem Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), które może zostać automatycznie załączone do obiegu w systemie WEBCON BPS lub innym systemie docelowym. 

  1. Pobieranie faktur kosztowych

KSeF Connector cyklicznie pobiera faktury kosztowe wystawione przez kontrahentów i zapisuje je w dedykowanej bazie danych. Następnie dokumenty są przekazywane do systemów wewnętrznych wraz z ich wizualizacją i numerem KSeF. 

  1. Pobieranie i obsługa UPO

Connector automatycznie pobiera UPO dla przesłanych faktur sprzedażowych i przekazuje je do systemów procesowych, zapewniając pełną audytowalność i zgodność z przepisami. 

Architektura rozwiązania: WEBCON BPS + KSeF Connector + KSeF 

KSeF Connector działa jako centralna warstwa integracyjna pomiędzy systemami organizacji a platformą rządową KSeF. Usługa posiada własną, dedykowaną bazę danych, w której przechowywane są: 

  • przetwarzane faktury, 
  • konfiguracja integracji, 
  • logi techniczne i biznesowe, 
  • informacje o elementach obiegów utworzonych w WEBCON BPS. 

Dla zapewnienia pełnej separacji środowisk, wdrażane są niezależne instancje testowe i produkcyjne – każda z własną bazą danych. Administratorzy mają bieżący dostęp do statusów przetwarzania faktur oraz szczegółowych informacji technicznych. 

Scenariusze wykorzystania integracji z KSeF 

Scenariusz 1: Obsługa faktur kosztowych 

W tym wariancie KSeF Connector odpowiada wyłącznie za pobieranie faktur kosztowych z KSeF i ich dalsze procedowanie w systemach wewnętrznych. 

Proces obejmuje: 

  • cykliczne pobieranie faktur z KSeF, 
  • zapis dokumentów w bazie Connectora, 
  • generowanie wizualizacji faktur, 
  • inicjalizację obiegów w WEBCON BPS wraz z numerem KSeF i podglądem dokumentu, 
  • możliwość uzupełniania danych faktury na dowolnym etapie procesu,
  • możliwość wykorzystania dodatkowych integracji do przesyłania danych z WEBCON do systemów ERP.

Dzięki temu zachowana jest pełna integralność danych na każdym etapie obiegu. 

Scenariusz 2: Obsługa faktur kosztowych i sprzedażowych 

Drugi scenariusz rozszerza funkcjonalność o obsługę faktur sprzedażowych. WEBCON BPS (lub inny system) przekazuje faktury do KSeF Connectora, który: 

  • waliduje dokumenty, 
  • wysyła je do KSeF, 
  • pobiera UPO, 
  • przekazuje potwierdzenia do systemów wewnętrznych. 

Dodatkowo możliwa jest ścieżka bezpośrednia, w której faktury sprzedażowe trafiają do Connectora bez udziału WEBCON BPS – np. bezpośrednio z systemu ERP. 

Wizualizacja faktur i elastyczność prezentacji danych 

Podgląd faktur pobieranych z KSeF generowany jest na podstawie plików styli XSL. Domyślnie wykorzystywane są style ministerialne, jednak rozwiązanie pozwala na ich modyfikację w celu dostosowania wyglądu dokumentów do potrzeb użytkowników merytorycznych. Dzięki temu faktury są czytelne i gotowe do pracy operacyjnej. 

Korzyści biznesowe z wdrożenia KSeF Connector 

Wdrożenie KSeF Connectora w połączeniu z WEBCON BPS przynosi organizacjom wymierne korzyści: 

  • pełna automatyzacja obiegu faktur, 
  • brak konieczności stosowania OCR, 
  • eliminacja ręcznego wprowadzania danych, 
  • natychmiastowe doręczanie faktur, 
  • mniejsze ryzyko błędów i zagubienia dokumentów, 
  • przechowywanie faktur przez 10 lat w KSeF, 
  • szybszy zwrot VAT (40 zamiast 60 dni), 
  • zgodność z przepisami i gotowość na 2026 rok. 

PCG Academia – doświadczony partner w integracjach KSeF i WEBCON BPS 

PCG Academia od lat wspiera uczelnie i instytucje publiczne w cyfryzacji procesów administracyjnych i finansowych. Jako Partner Premium WEBCON, oferujemy kompleksowe wdrożenia WEBCON BPS oraz dedykowane usługi integracyjne, takie jak KSeF Connector, zapewniające bezpieczeństwo, skalowalność i pełną zgodność regulacyjną. 

Jeżeli chcesz przygotować swoją organizację na obowiązkową e-fakturowość i zautomatyzować procesy finansowe – skontaktuj się z zespołem PCG Academia. 

Eryk Wdowiak, Manager Linii Biznesowej WEBCON

T: +48 722 005 780
M: eryk.wdowiak@pcgacademia.pl