Transformacja cyfrowa administracji wynika zarówno z chęci stałego podnoszenia jakości świadczonych usług i efektywności pracy, jak również postępujących zmian w otoczeniu społeczno-gospodarczym. Pojawiają się nowe metody przekazywania korespondencji, kolejne interfejsy do zintegrowania z kancelarią. Korzyścią jaka stoi za cyfryzacją obiegu dokumentów jest oszczędność czasu, którą możemy osiągnąć dzięki efektywnemu wykorzystaniu dostępnych środków. 

Właściwe narzędzia IT + wiedza dziedzinowa = maksimum korzyści z digitalizacji

Aby móc cieszyć się zaletami cyfryzacji procesów administracyjnych, konieczne jest wdrożenie odpowiednich narzędzi wspierających ten proces. Wielu podmiotom znana jest już platforma WEBCON BPS stworzona przez polską firmę WEBCON. To unikatowe rozwiązanie do cyfryzacji procesów i obiegu dokumentów staje się obecnie pierwszym wyborem dla uczelni stawiających na digitalizację. 

Jednocześnie podmioty publiczne mają możliwość zastosowania udostępnianego bezpłatnie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami EZD RP, opracowanego przez NASK w partnerstwie z KPRM, NDAP i Wojewodą Podlaskim. Systemu kancelaryjno-archiwalnego, stworzonego tak aby zapewnić jak najszerszemu gronu zgodność w zakresie zbliżającego się obowiązku EZD (styczeń 2026). 

Połączenie obu rozwiązań – platformy WEBCON BPS oraz rządowego EZD RP – pozwoli na maksymalizację korzyści z cyfryzacji dzięki synergii mocnych stron elektronicznego zarządzania dokumentacją (z ang. DMS) oraz automatyzacji procesów biznesowych (z ang. BPA).  

Jak EZD RP wpisuje się w ekosystem IT organizacji?

EZD RP powstał w celu zapewniania możliwości awansu cyfrowego dla podmiotów publicznych. Głównymi zaletami systemu są jego nieodpłatność, całkowita zgodność z przepisami oraz ujednolicenie zarządzania dokumentacją elektroniczną w instytucji. Dzięki zastosowaniu trybu zadaniowego EZD RP umożliwia elastyczne przetwarzanie dokumentów z zachowaniem przyjętych standardów i procedur, np. instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt.  

Rozwiązanie można zintegrować z innymi systemami, w tym systemami dziedzinowymi takimi jak ERP, zamówienia publiczne, podatki i inne specyficzne dla organizacji. Praca z EZD RP może więc zostać rozszerzona o inne rozwiązania z zakresu cyfryzacji, w tym z platformą WEBCON BPS. Oba systemy łączy oparcie procesów o obiekty biznesowe takie jak zadania i dokumenty. 

Integracja WEBCON i EZD RP daje kompletny cyfrowy obieg dokumentów

WEBCON BPS jest systemem nie tylko kompatybilnym, ale i komplementarnym z EZD RP. Oba rozwiązania świetnie się uzupełniają, tworząc razem kompletny cyfrowy obieg dokumentów oraz umożliwiając lepszą kontrolę nad procesami zarządczymi i operacyjnymi realizowanymi w uczelni. 

Czym wyróżnia się WEBCON BPS? Jest to platforma low-code, co oznacza, że organizacja zyskuje możliwość szybkiego budowania aplikacji biznesowych bez kodowania. Elastyczność platformy pozwala na odwzorowanie elektronicznie niemal dowolnego procesu, obiegu i formularza, dając uczelniom ogromne pole działania w zakresie cyfryzacji. Przewagą WEBCON BPS jest zastosowanie technologii InstantChange™, dzięki której uczelnia może z natychmiastowym efektem wprowadzać zmiany w uruchomionych obiegach i dostosowywać je na bieżąco do zmieniających się potrzeb. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby zlecić budowę czy dostosowanie aplikacji zewnętrznej organizacji takiej jak PCG Academia (Partner Premium WEBCON). 

Tak jak EZD RP, platformę WEBCON BPS również można zintegrować z systemami dziedzinowymi uczelni, np. dziekanatowym czy ERP. Niepodważalną zaletą tej synergii jest możliwość wielokrotnego wykorzystania danych i automatyzacji procesów, a w efekcie stworzenie zintegrowanego ekosystemu zarządzania procesami i dokumentami. 

W skrócie: co zyskujemy z połączenia WEBCON BPS i EZD RP?

Zintegrowanie WEBCON BPS i EZD RP na uczelni zezwala na podniesienie skuteczności działań, usprawnienie pracy oraz optymalizację kosztów. Z jednej strony zyskujemy bezpłatne, uniwersalne narzędzie do integracji z krajowymi systemami takimi jak eDoręczenia, Węzeł Krajowy, KSeF, ADE itp a z drugiej platformę, która pozwala sterować przepływami dokumentów w oparciu o dostosowaną do potrzeb organizacji logikę. 

Dzięki synergii i komplementarności obu rozwiązań uczelnia zyskuje: 

  • kompletny cyfrowy obieg dokumentów, 
  • elektroniczne formularze do realizacji zadań zasilone o dane z systemów dziedzinowych, 
  • automatyzację sterowaną bezpośrednio aktualnymi danymi, 
  • obniżenie kosztów prowadzenia spraw, 
  • elektroniczne doręczenia dokumentów w każdym obszarze działalności organizacji, 
  • rozliczalność i przejrzyste raportowanie, 
  • oszczędność czasu, 
  • usprawnienie pracy przez automatyzację powtarzalnych i pracochłonnych czynności administracyjnych, 
  • zwiększenie satysfakcji pracowników i petentów z obsługi. 

Dowiedz się, jak elektroniczne zarządzanie dokumentacją może usprawnić działania w Twojej organizacji. Skorzystaj z naszego wieloletniego doświadczenia we wspieraniu szkół wyższych w osiąganiu ich celów. Skontaktuj się z nami pod adresem e-mail info@pcgacademia.pl lub numerem telefonu +48 17 777 37 00, a my zajmiemy się resztą. 

ZOBACZ WIDEO PREZENTACJĘ WEBCON BPS