AI 2023: Dlaczego wiodące polskie uczelnie sięgają po platformę WEBCON BPS? Case Study Gdańskiego Uniwersytetu Medycznego.
25 kwietnia 2023 5 min czytaniaWEBCON BPS jest najchętniej wybieranym przez uczelnie i najszybciej rozwijającym się rozwiązaniem umożliwiającym cyfryzację oraz automatyzację procesów i obiegu dokumentów. Platforma WEBCON BPS opiera się na technologii lowcode, co pozwala konfigurować dowolne obiegi dostosowane do potrzeb konkretnej uczelni bez konieczności programowania. Czy to dlatego wiodące polskie uczelnie sięgają po WEBCON BPS?
Jedną z uczelni, która korzysta z rozwiązania WEBCON jest Gdański Uniwersytet Medyczny – jedyna medyczna uczelnia badawcza. O doświadczeniach GUMed z platformą opowiedział Wojciech Kiedrowski, Zastępca Kanclerza ds. Cyfryzacji i Procesów, z którym rozmowę prowadził Łukasz Nowak, Wiceprezes PCG Academia. Dyskusja odbyła się w ramach Akademii Innowacji 2023.
ZWINNE WDROŻENIE WEBCON BPS NA UCZELNI
Gdański Uniwersytet Medyczny i PCG Academia współpracują od dwóch lat, a głównym przedmiotem naszych wspólnych działań jest wdrożenie WEBCON BPS jako jednego, spójnego środowiska procesowego integrującego dane z systemów informatycznych uczelni.
Ze strony GUMed działa zespół wsparcia procesów, składający się zarówno z osób „technicznych”, jak i osób merytorycznie znających poszczególne procesy i ich przebieg. Zespół współpracuje z PCG korzystając z naszej wiedzy eksperckiej, a także zlecając opracowanie trudniejszych rozwiązań w WEBCON.
Nasza współpraca opiera się na wzajemnym zaufaniu, co pozwoliło nam zastosować zwinny model prac, w ramach którego na bieżąco definiujemy potrzeby i kolejno cyfryzujemy poszczególne obszary działania uczelni.
Wdrażając zwinnie WEBCON możemy działać metodę przyrostową, czyli osiągać pewne efekty w krótkim czasie i sukcesywnie dobudowywać kolejne elementy i funkcjonalności, cyfryzować kolejne procesy i je ze sobą łączyć. Jak podkreślił Wojciech Kiedrowski, choć całościowy czas wdrożenia może trochę potrwać, to efekty pojawiają się w krótkich odcinkach czasu, np. co 2-3 miesiące uruchamia się nowy proces.
To inaczej niż w przypadku wdrożeń systemów takich jak ERP, które są ciężkie i długotrwałe, a efekty nie zawsze takie, jakich oczekiwaliśmy, mówił Zastępca Kanclerza. Wdrożenie WEBCON może być prowadzone w mniejszych i łatwiej zarządzalnych etapach.
PO CO UCZELNI WEBCON BPS?
Gdański Uniwersytet Medyczny jest świetnie zinformatyzowaną uczelnią, posiadającą wiele specjalistycznych systemów. Dlaczego więc jeszcze platforma WEBCON?
„WEBCON postrzegam jako narzędzie, które integruje wszystkie rozwiązania informatyczne [na uczelni] – pomiędzy systemami finansowo-księgowym, logistycznym, dziekanatowymi dużo się dzieje i tę pustkę udało się wypełnić dzięki WEBCON i scyfryzowanym procesom”, wyjaśniał Wojciech Kiedrowski. Było to możliwe dzięki API pozwalającemu na wymianę danych. Planowana jest też integracja z wnioskami zakupowymi dla ułatwienia kontroli nad budżetem, dodał prelegent.
„W przyszłości platforma WEBCON może stać się podstawowym środowiskiem pracy naszych pracowników realizujących poszczególne procesy”, podkreślił Zastępca Kanclerza GUMed.
Wdrażając WEBCON BPS jako uniwersalne środowisko procesowe, uczelnia może realizować dowolne obiegi dokumentów, niezależnie od tego, z jakich systemów dziedzinowych czerpane są dane. Taki jednolity system działa „ponad” systemami dziedzinowymi, co przynosi uczelni oszczędności czasu i kosztów oraz minimalizuje ryzyko.
KORZYŚCI I WYZWANIA WEBCON BPS W OCENIE GUMed
„WEBCON jest narzędziem bardzo elastycznym: pozwala cyfryzować, modelować procesy w najdalej idących detalach, co korzystnie wpływa na automatyzację pracy, a jednocześnie zapewnia sterowalność, panowanie nad procesem”, rozpoczął prelegent. Także interfejs, przyjazny i zrozumiały, nie stanowił dla pracowników bariery w adopcji tego narzędzia.
Wyzwanie stanowi zaś samo zmapowanie procesów i ich optymalizacja, w czym uczelnię wspiera PCG. „Dzięki takiemu rozwiązaniu jak WEBCON mamy szansę ten problem [optymalizacji i organizacji procesów] rozwiązać efektywniej”, mówił Wojciech Kiedrowski.
Dzięki cyfryzacji uczelnia może analizować dane z procesów w celu wykrywania wąskich gardeł i problemów, a następnie z tą wiedzą usprawniać procesy. „Bez narzędzi informatycznych robimy to bardzo często korzystając z intuicji i nieprecyzyjnie, jest duże ryzyko, że dochodzimy do niewłaściwych wniosków”, podkreślił Zastępca Kanclerza. Możliwość monitorowania przepływów pracy w procesach i analizowania przynosi w efekcie poprawę wydajności jednostek uczelni.
CZYM RÓŻNIĄ SIĘ WEBCON BPS I SYSTEM EZD RP?
WEBCON BPS jest elastyczną platformą procesową lowcode, natomiast EZD RP jest jednolitym, zadaniowym systemem kancelaryjnym. Zdaniem prelegenta, EZD nie nadaje się do cyfryzacji procesów – system organizuje pracę kancelarii, ale nie dotyka kwestii obiegu dokumentów wewnątrz organizacji. „Tutaj potrzeba bardziej elastycznego rozwiązania, więc połączenie WEBCON z EZD wydaje mi się istotą sprawy i wyciśnięciem z IT dużo więcej niż posługiwanie się sztywnym rozwiązaniem w postaci EZD”, podsumował Wojciech Kiedrowski.
Dokładniej o różnicach między WEBCON BPS a EZD RP oraz możliwościach współpracy obu systemów mówiliśmy na kolejnym panelu:
