Sieć Erasmus Without Paper (EWP) to narzędzie służące cyfryzacji wymiany dokumentacji niezbędnej do realizacji programu Erasmus. W ramach sieci każda z instytucji będzie wymieniała dane w sposób całkowicie elektroniczny.

Sieć EWP jest stosunkowo nowym elementem realizacji wymian międzynarodowych. Otrzymaliśmy od uczelni wiele zapytań w sprawie stworzenia rozwiązania, które zapewni pełną integrację systemu dziekanatowego z EWP i realizację niezbędnych obiegów dokumentów. Po analizie potrzeb uczelni i architektury sieci EWP postanowiliśmy stworzyć dedykowane rozwiązanie oparte o platformę WEBCON BPS.

WEBCON BPS to kompletna platforma aplikacyjna low-code, która pozwala na digitalizację niemal każdego procesu. Dzięki niej możemy tworzyć – szybko i bez użycia kodu – elastyczne elektroniczne obiegi dokumentów oraz formularze.

Platforma WEBCON jest wyposażona w wiele funkcjonalności ułatwiających pracę z dokumentami, takich jak OCR skanów, automatyczne wysyłanie kontekstowych powiadomień e-mail, wersjonowanie i archiwizacja dokumentów, obsługa podpisów elektronicznych czy automatyczna rejestracja dokumentów.

Prototyp rozwiązania PCG – Erasmus bez papieru

Rozwiązanie Erasmus bez papieru przygotowywane jest przez PCG w dwóch wariantach. Pierwszy obejmuje obsługę studentów przyjeżdzających i wyjeżdzających oraz zapewni realizację kompletu dokumentów niezbędnych do wymiany. Wariant drugi stanowi rozszerzenie pierwszego o dodatkowe obiegi obejmujące obsługę pracowników wyjeżdzających i przyjeżdzających oraz obsługę umów międzynarodowych.

Rozwiązanie PCG na bazie WEBCON będzie posiadało gotowe ustandaryzowane obiegi dokumentów dostosowane do EWP, które pozwolą na sprawną realizację wymiany i akceptacji dokumentów. W opracowaniu obiegów posłużyliśmy się najlepszymi praktykami z uczelni będących naszymi klientami. Przygotowane obiegi będą oczywiście otwarte na modyfikacje.

Poniżej przedstawiamy przykładowy obieg, który jest już zaimplementowany w prototypie rozwiązania: proces obiegu i akceptacji dokumentów studentów chcących wyjechać na Erasmus.

Przykładowy elektroniczny obieg dokumentów Erasmus

Dzięki integracji z systemem dziekanatowym dane do wniosku studenta o wyjazd są uzupełniane automatycznie. Składający wniosek ma możliwość dołączania załączników bezpośrednio w aplikacji, np. certyfikatów językowych, oraz wskazania preferowanej uczelni i innych uczelni branych pod uwagę z wbudowanej listy uczelni uczestniczących w Erasmus. W systemie od razu można też złożyć oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych. Ponadto aplikacja nie pozwala przejść dalej, jeśli nie wypełni się wszystkich koniecznych pól, zapobiegając niekompletnym wnioskom.

Poprawnie wypełniony wniosek rozpoczyna drogę w obiegu, przechodząc do weryfikacji do właściwych osób i jednostek – dziekanatu, opiekuna studiów itd. Na każdym etapie weryfikacji można skierować wniosek z powrotem do studenta do poprawy. Dalej wniosek jest akceptowany lub odrzucany. Osoba podejmująca decyzję widzi na swoim ekranie wszystkie opinie z poszczególnych etapów weryfikacji. O statusie wniosków studenci są informowani powiadomieniami.

Po akceptacji automatycznie uruchamia się obieg zależny: Learning Agreement. Przedmioty w Learning Agreement wybiera się z listy i mogą one pochodzić albo z integracji, albo ze słownika zasilonego ręcznie. Wymiana danych o programach i przedmiotach odbywa się w ramach sieci EWP. Prosto w systemie można również stworzyć e-mail z umową oraz podpisać umowę. Po wypełnianiu generowana jest gotowa, zgodna z szablonem umowa Learning Agreement. Rozwiązanie oferuje też możliwość wprowadzania zmian w umowie.

Dla każdego dokumentu dostępna jest jego historia, mamy więc pełną wiedzę, co działo się na każdym etapie jego obiegu, kiedy i jaka osoba się nim zajmowała, a także co zostało dopisane, a co usunięte.

Szybkość uruchomienia i elastyczność korzystania

Rozwiązanie będzie elastyczne i otwarte na modyfikacje. Aplikację można spersonalizować do identyfikacji wizualnej uczelni. Obiegi mogą być uruchamiane wg potrzeb – może to być nawet jeden obieg, jeśli jest potrzebna np. tylko obsługa studentów wyjeżdzających. Możliwe jest również stworzenie różnych wersji językowych procesu. Sama aplikacja zaś dostępna w pięciu językach, w tym polskim i angielskim. Uprawnieni użytkownicy mogą też sami wprowadzać zmiany w obiegach dokumentów, co nie wymaga znajomości kodowania; zmienić można np. schemat obiegu, dodawać pola lub atrybuty, czy też ustawić, które pola są wymagane, a które opcjonalne.

Aplikację EWP będzie można uruchomić w integracji z systemem dziekanatowym albo niezależnie – w obu opcjach narzędzie będzie w pełni funkcjonalne, lecz bez integracji tracimy możliwość automatycznego uzupełniania danych. Integracja daje też pewność, że dane są aktualne i poprawne.

Zakładamy, że uruchomienie rozwiązania na uczelni nie przekroczy 3 miesięcy, w zależności od wariantu oraz integracji. Prezentowany prototyp może zostać uruchomiony nawet w miesiąc.

Umiejscowienie rozwiązania PCG w sieci EWP

Elektroniczna wymiana danych i dokumentów możliwa jest dzięki Rejestrowi EWP działającemu w ramach sieci. Rejestr to centralny punkt komunikacji i usług, który przechowuje informacje o instytucjach biorących udział w wymianach oraz kieruje dane do wybranych przez nas instytucji.

Rozwiązanie PCG będzie przekazywało informacje o dostępne usługach uczelni do Rejestru EWP oraz wymieniało dane z siecią EWP. Zakres przekazywanych danych między systemem uczelni a EWP zależny jest od wariantu rozwiązania i zakresu danych, którego przetwarzanie obejmuje system uczelni. Mogą być to m.in. dane osobowe studentów lub pracowników biorących udział w wymianie, przedmioty i kierunki dostępne w ramach wymiany czy dane dotyczące realizowanego kształcenia (np. efektów kształcenia danego studenta z wymiany).

O dedykowanym narzędziu do realizacji procesów Erasmus Without Paper opowiedzieli eksperci PCG Academia: Marcin Szczepanik, Product Manager, oraz Ewa Makowska-Tłomak, lider zespołu wdrożeń i usług WEBCON BPS dla uczelni.

Serdecznie zapraszamy do kontaktu i zgłaszania wszelkich pytań, komentarzy i sugestii co do nowego rozwiązania PCG.