Prof. Łukasz Sułkowski, Prezes Zarządu PCG Polska, poprowadził panel o jednej ze strategicznych zmian w zarządzaniu uczelniami: transformacji cyfrowej. Celem dyskusji było zrozumienie wpływu projektów cyfrowych na uczelnie i procesy w obszarach dydaktyki, nauki i trzeciej misji, a także zarządzania i administracji.

W debacie udział wzięli przedstawiciele kluczowej instytucji, jaką jest OPI, oraz świetnie zinformatyzowanych uczelni publicznych i niepublicznych:

  • Bartosz Brożek, Prorektor ds. Rozwoju Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie,
  • Dr hab. Jarosław Protasiewicz, Dyrektor Ośrodka Przetwarzania Informacji-PIB,
  • Katarzyna Szczepańska-Woszczyna, Prorektor ds. Nauki i Kształcenia Akademii WSB,
  • Jolanta Tkaczyk, Prorektor ds. Studentów i Jakości Kształcenia Akademii Leona Koźmińskiego,
  • Dr Marcin Wysocki, Kanclerz Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu.

Perspektywa Ośrodka Przetwarzania Informacji

Dr hab. Jarosław Protasiewicz, Dyrektor OPI, opowiedział o aktualnie trwających projektach. OPI obecnie angażuje się w tworzenie krajowych narzędzi sztucznej inteligencji, m.in. jest w konsorcjum pracującym nad modelem Plum. W pracach nad Plum bazują na danych od uczelni, więc szczególną wagę przywiązują do zarządzania danymi. Nie można użyć tutaj otwartych modeli (np. ChatGPT), bo wtedy nie wiemy, co dzieje się z naszymi danymi.

Plum to model dedykowany polskim realiom, „mówiący” w jęz. polskim i „dobrze wychowany”, tzn. „nie powie nam, jak stworzyć bombę ani nie odezwie się do nas w brzydki sposób”, wyjaśnił Dyrektor OPI. Takie właśnie modele powinniśmy implementować w szkolnictwie wyższym. Prelegent podkreślił, że w OPI są otwarci na współpracę z uczelniami w zakresie modeli AI dedykowanych szkolnictwu wyższemu i jego zadaniom.

OPI pracuje także nad cyfryzacją procesu grantowego w zakresie NCN, NCBiR, NAWA, MNiSW etc. – wszystko w jednym systemie. Zastosują w nim sztuczną inteligencję do wykrywania potencjalnych nadużyć. Modele zostaną też wykorzystane w Jednolitym Systemie Doboru Recenzentów, a jak dotąd znalazły zastosowanie w Jednolitym Systemie Antyplagiatowym.

Dr hab. Jarosław Protasiewicz podkreślił przy tym, że jest wiele rozwiązań, w których nie powinniśmy stosować sztucznej inteligencji, np. w decyzjach o przyznaniu lub nie grantu. AI nie znajdziemy też w innym aktualnym projekcie e-Dyplomy Cyfrowe, które od 1 stycznia 2027 r. staną się podstawową formą dyplomu.

Perspektywa Uniwersytetu Jagiellońskiego

Uniwersytet Jagielloński gromadzi ogrom danych z pomocą wielu dużych systemów, nie tylko CRIS, czyli Repozytorium UJ (publikacje, dane badawcze, patenty), ale też SAP, USOS, LMS oraz EZD.

„Uczelnia, mając do dyspozycji takie systemy, funkcjonuje dużo sprawniej” – powiedział Prof. Bartosz Brożek, Prorektor UJ, bardzo pozytywnie oceniając wdrożone rozwiązania. Powstały świetne zespoły osób rozwijających te systemy i dostosowujących je do zmian prawnych i strategii uczelni.

Dobrym przykładem jest zespół RUJ. Repozytorium od wielu lat tworzone jest na systemie DSpace w partnerstwie UJ i PCG Academia. Jak podkreślił Prorektor, nie było to przyjście z gotowym, zamkniętym produktem, tylko proces rozwijania systemu w dialogu i dostosowywania go do potrzeb UJ.

Aktualnie Uniwersytet rozważa wdrożenie dużej szyny danych, do której wspomniane systemy zostaną podpięte w celu wydobywania danych i powiązań między nimi. Uczelnia chce jeszcze lepiej wykorzystywać dane do podejmowania decyzji. Proces decyzyjny oparty na danych UJ stosuje teraz np. w zakresie ewaluacji i widzi tu znacznie większy potencjał.

Warto wspomnieć, że na UJ powołano Jagiellońskie Centrum Sztucznej Inteligencji, które będzie miało zadania czysto badawcze. Jak zdradził Prof. Bartosz Brożek, chcą w nim prowadzić też projekty rozwijające narzędzia zarządzania uczelnią, nad którymi wspólnie pracować będą naukowcy, eksperci AI i pracownicy administracji. Ponadto na UJ pracują nad uczelnianym chatbotem, który będzie udzielał informacji o uniwersytecie, a także myślą o asystentach AI dla wykładowców.

Perspektywa Akademii WSB

Prof. Katarzyna Szczepańska-Woszczyna przybliżyła słuchaczom proces transformacji cyfrowej Akademii WSB. Akademia WSB w 2010 r. postanowiła zrezygnować z wielu małych systemów na rzecz jednego zintegrowanego rozwiązania.  Wdrożenie to było początkiem strategicznego podejścia do optymalizacji procesów na uczelni.

Dziś jednym z kluczowych elementów strategii uczelni jest Cyfrowa WSB. Studenci mogą korzystać z kompleksowego środowiska cyfrowego na każdym etapie procesu kształcenia. Mają dostęp do informacji o uczelni i rekrutacji, do swoich kluczowych danych takich jak oceny i płatności, do materiałów dydaktycznych i więcej. Mogą też załatwiać sprawy studenckie zdalnie.

Co ważne dla prelegentki, zastosowane systemy pozwalają na personalizację i dostosowanie modelu komunikacji do potrzeb i uczelni, i studenta. Indywidualizowanie tych procesów umożliwia m.in. wykorzystanie środowiska WEBCON BPS. Akademia WSB działa w 10 kampusach, więc dla uczelni dodatkową wartością jest możliwość zapewnienia jednolitych rozwiązań dla wszystkich studiujących. Do rozwijania systemów uczelnia wykorzystuje wyniki corocznej analizy satysfakcji studentów.

Prorektor Akademii WSB szczególną uwagę zwróciła na system monitorujący postępy studentów, czyli narzędzie Inspera służące do sprawdzania efektów kształcenia. Rozwiązanie ujednolica system egzaminowania przy dużej różnorodności kierunków i wielu kampusach, jak również zapewnia transparentność systemu oceny i jego optymalizację. System to także informacja dla uczelni o studencie – Inspera jest stosowana w minimalizowaniu drop-outu.

Perspektywa Akademii Leona Koźmińskiego

Akademia Leona Koźmińskiego również zaczęła procesy cyfryzacji bardzo wcześnie. Dziś posiada m.in. rozbudowane systemy elektronicznego egzaminowania i LMS.

Dzięki doświadczeniu w stosowaniu różnych narzędzi cyfrowych, w momencie wybuchu pandemii ALK była w stanie przejść na pełne zdalne kształcenie w 3 dni. Prorektor uczelni Prof. Jolanta Tkaczyk podkreśliła, że mieć narzędzia cyfrowe to jedno, a najważniejsze to mieć pomysł, jak je wykorzystać.

Wcześniej w opinii środowiska kształcenie online to był tylko dodatek, co rzeczywistość pandemii szybko zweryfikowała. ALK posiadało wtedy system LMS, który nie spełnił ich oczekiwań z powodu niskiej elastyczności. Był to użyteczny system, ale niełatwy w wykorzystaniu. Korzystano też z Teams, ale, jak ujęła to prelegentka, chciano „sięgnąć po więcej”.

Uczelnia zdecydowała się na wprowadzenie modelu blended learning. ALK wybrała rozwiązanie LMS Blackboard Learn, którego wdrożenie przebiegło szybko i uczelnia jest zadowolona z jego rezultatów. Blackboard pomaga uczelni budować całościowy system dydaktyczny dzięki możliwości integracji platformy z ekosystemem ALK. Uczelnia korzysta także z AI wbudowanego w Blackboard, która skróciła znacznie proces projektowania kursów dla studentów.

Ponadto ALK dopiero co wdrożyła system DSpace i zbudowała repozytorium. Uczelnia jest usatysfakcjonowana z tego systemu repozytoryjnego i zamierza go utrzymać.

Perspektywa Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu

W ramach wspólnego projektu PCG i UAM wdrożono na uczelni narzędzia do usprawnienia procesów. Dr Marcin Wysocki, Kanclerz UAM, zaznaczył, że nie od początku było wiadomo, że będzie to WEBCON BPS. Wybór na ten system padł po wielu rozmowach i szeregu wizyt studyjnych. „Ostatecznie zdecydowaliśmy, że platforma lowcode jest tym rozwiązaniem, którego rzeczywiście potrzebujemy z tego powodu, że jesteśmy przekonani, że będziemy w stanie ten system rozwijać w dużej mierze samodzielnie” – wyjaśnił Kanclerz. Zakładają przy tym, że nie wszystkie procesy będą mogli zbudować sami, ale proste obiegi chcą tworzyć własnymi siłami.

Mimo sporej wielkości, przez wiele lat UAM posiadał tego typu narzędzi wspierających administrację i zarządzanie. Optymalizację zaczęto od pięciu dużych procesów, m.in. faktury i zamówienia publiczne. Początek nie był prosty, bo każdy wydział miał osobne procesy, wypracowane przez wiele lat. Większość jednostek była więc początkowo niezadowolona z unifikacji, bo niszczyła ona funkcjonujące od dekad utarte schematy. Konieczne okazało się postawienie jasnych granic, do kiedy można było testować i zgłaszać propozycje zmian, by w kółko nie modyfikować systemu.

Dr Marcin Wysocki widzi w pracy administracji uczelnianej miejsce na narzędzia AI, np. aktualnie UAM wdraża model AI do tłumaczeń. Choć prelegent jest zwolennikiem AI, uważa, że jest tutaj granica, której nie możemy przekraczać – nie możemy pozwolić na to, by wykonywała ona całą pracę za pracowników.