Dnia 4 marca odbyło się pierwsze wspólne webinarium PCG Academia i WEBCON, zainspirowane przez niedawne porozumienie o współpracy strategicznej między firmami. Na jego mocy PCG Academia jako autoryzowany partner odpowiada za sprzedaż, wdrożenia i serwis platformy WEBCON BPS dla uczelni na preferencyjnych warunkach finansowych, które PCG wynegocjowała dla rynku edukacyjnego.

Tego partnerstwa nie byłoby, gdyby nie realne zainteresowanie szkół wyższych – blisko 50% uczelni ankietowanych przez KRASP planuje wdrożenie systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Dlatego w odpowiedzi na zapotrzebowanie tematem webinaru były kwestie usprawnienia i automatyzacji procesów oraz obiegu dokumentów w uczelniach.

Czym są procesy? Proces definiujemy jako serię powiązanych ze sobą działań lub zadań, które rozwiązują określony problem lub prowadzą do osiągnięcia określonego efektu. Na uczelniach realizowanych jest mnóstwo procesów w każdym obszarze jej funkcjonowania. Sprawy studenckie i pracownicze, finanse i księgowość, zarządzanie infrastrukturą – w każdym z nich znajdziemy wiele procesów, począwszy od rekrutacji, ocen pracowniczych, zarządzania akademikami aż po budżetowanie czy obsługę grantów naukowych.

Procesy podlegają ciągłym zmianom wywoływanym przez rozmaite czynniki zewnętrzne jak zmiany legislacyjne czy pandemia, a także czynniki wewnętrzne jak zmiany organizacyjne i rozwój uczelni. Sprawność w zarządzaniu procesami ma więc ścisły związek z jakością zarządzania na poziomie uczelni. Ze względu na dużą liczbę i zmienność procesów uczelnia potrzebuje narzędzi, które wesprą proces zarządzania i efektywną realizację procesów. Tego typu narzędziem jest właśnie WEBCON BPS.

Wdrożenie i wykorzystanie WEBCON BPS do usprawnienia procesów na uczelni zaprezentowano na przykładzie Uniwersytetu Pedagogicznego im. KEN w Krakowie, który wzorowo podszedł do wdrożenia. Po testach różnych rozwiązań i wyborze WEBCON BPS zidentyfikowano istniejące procesy i przeanalizowano je pod kątem efektywności, kompletności i aktualności. Procesy uporządkowano, a następnie już z pomocą narzędzia IT zdigitalizowano.

Na webinarze spotkali się przedstawiciele PCG Academia: Łukasz Nowak, Wiceprezes Zarządu oraz Wacław Filak, Business Line Director, reprezentanci UP im. KEN: Edyta Kowalik, Kierownik Sekcji ds. Zarządzania Procesowego i Wdrożeń oraz Rafał Kowalewski, Doradca ds. rozwoju systemów informatycznych i Łukasz Semeniuk, Dyrektor Handlowy WEBCON.

JAK PRZEBIEGAŁO WDROŻENIE PLATFORMY WEBCON NA UNIWERSYTECIE PEDAGOGICZNYM?

Bodźcem do realizacji projektu na UP była bardzo duża ilość dokumentów papierowych, przetwarzanych na uczelni, która zaczęła stanowić dla kadry uciążliwy problem. Jak wspominał Rafał Kowalewski, od początku wiedziano, że rozwiązaniem musi być system informatyczny. Przeprowadzono analizę istniejących na rynku rozwiązań, oglądano i testowano sporo rozwiązań. „Ale żadne nie zrobiło na nas wielkiego wrażenia do momentu, aż nie natrafiliśmy na system WEBCON BPS” – przyznał prelegent.

„Wydawało się nam, że to jest strzał w dziesiątkę. Dlaczego? Dlatego, że system ewidentnie był inny od wszystkiego, co widzieliśmy wcześniej” – mówił dalej Rafał Kowalewski. – „Tak naprawdę nie oferował żadnej konkretnej, gotowej funkcjonalności, a był platformą do tworzenia takich funkcjonalności, i to platformą bardzo przyjazną dla użytkowników, ponieważ opartą na niemal całkowicie graficznym narzędziu do tworzenia tych procesów i ich konfiguracji”.

System spodobał się uczelni na tyle, by przeprowadzić szczegółowe testy. Przede wszystkim chciano sprawdzić, czy system tego rodzaju w ogóle sprawdzi się w środowisku uczelnianym, które było dość tradycyjne i oparte na rozwiązaniach papierowych. Do testu wybrano proces, który generował największą ilość papierowych dokumentów, czyli proces zleceń wewnętrznych czy inaczej wniosków zakupowych, obejmujący wszelkie zamówienia. Jak przyznał ekspert UP, na początku pojawiły się drobne problemy wynikające z niewiedzy i błędów popełnianych przy konfiguracji procesu. Okazało się jednak, że takie błędy w systemie można naprawdę szybko usuwać i poprawiać na bieżąco.

Uruchomienie procesu zleceń w WEBCON BPS spotkało się z dobrym przyjęciem kadry uczelni. Testowa wersja procesu obsłużyła kilkanaście tysięcy zleceń zakupowych z pełnym powodzeniem. „Wszystkim się spodobało, co świadczyło o tym, jak bardzo papierowe procesy były uciążliwe dla pracowników” – opowiadał prelegent. – „W prawie niezmienionej formie ten proces funkcjonował przez około dwa lata u nas i nigdy nie wróciliśmy do wersji papierowej”.

Sukces testowego procesu przekonał uczelnię do dalszych działań, o których opowiedziała Edyta Kowalik, Kierownik Sekcji ds. Zarządzania Procesowego i Wdrożeń UP. Kolejnym krokiem była inwentaryzacja i optymalizacja procesów przebiegających w uczelni. Powstała księga procesów, którą budował specjalnie do tego powołany zespół we współpracy z firmą zewnętrzną. Dopiero gdy powstała księga, uczelnia podjęła się automatyzacji wybranych procesów.

Prelegentka mocno podkreśliła, że procesy wymagają ciągłej aktualizacji. Przykładowo, po wejściu Ustawy 2.0 zmieniła się struktura uczelni, a co za tym idzie aż 70% procesów, które zostały zinwentaryzowane i zoptymalizowane trzeba było zaktualizować. Ponadto inne zmiany generują nowe procesy i wymuszają aktualizację istniejących procesów. Na szczęście samodzielne wprowadzenie zmian na platformie WEBCON nie jest trudne.

Uniwersytet Pedagogiczny jest dobrze zinformatyzowany, dlatego dla uczelni istotna była możliwość połączenia platformy z już funkcjonującymi systemami. Jak wyjaśnił Rafał Kowalewski, wszystkie systemy na UP są zintegrowane, a WEBCON BPS nie jest tutaj wyjątkiem. Platforma jest zintegrowana z takimi systemami, jak system autoryzacji i uwierzytelniania użytkowników czy system finansowo-kadrowo-księgowy (ERP).

„WEBCON jest przygotowany w pełni do integracji właściwie z dowolnym systemem informatycznym” – podkreślił Rafał Kowalewski. Za pomocą wbudowanych w WEBCON mechanizmów, bez konieczności prac programistycznych, a jedynie odpowiedniego skonfigurowania można się bezpośrednio połączyć z innymi narzędziami. „Wszystko w tym systemie jest po prostu przygotowane do integracji” – dodał prelegent.

CZY WEBCON BPS MOŻE DAĆ UCZELNIOM COŚ, CZEGO NIE MAJĄ INNE SYSTEMY?

Zadajmy jednak pytanie: skoro Uniwersytet ma już kilka systemów informatycznych, dlaczego jeszcze wdrażać WEBCON BPS? Czy system ten daje uczelniom jakąkolwiek dodatkową wartość?

Zdaniem Edyty Kowalik z UP jak najbardziej daje, ponieważ rozwiązanie WEBCON BPS pozwala na wykonanie działań, których nie jest w stanie zrobić system dziedzinowy albo których wykonanie jest w tym systemie po prostu za drogie lub długotrwałe. Takim przykładem może być system dziekanatowy, który jest skomplikowany i ustandaryzowany, ale nie jest elastyczny.

Aby zobrazować tę tezę, ekspertka podała przykład procesu dyplomowania. W systemie dziekanatowym są przecież funkcje, które go obsługują – student może wybrać promotora i temat pracy, a dziekanat wydrukować protokół. Ale wyobraźmy sobie, że chcemy pójść krok dalej i zautomatyzować cały ten proces od rejestracji przez wszystkie etapy wymiany danych między studentem, promotorem, recenzentami, dziekanatem i APD aż do momentu odbioru dyplomu. Implementacja tego w systemie dziekanatowym wymagałaby opracowania i wdrożenia nowej funkcjonalności, co potrwałoby pół roku. „Nam na platformie WEBCON BPS zajęło to dwa tygodnie” – podkreśliła Edyta Kowalik. – “Moim zdaniem to bardzo fajne narzędzie i na pewno nie zrobilibyśmy tego w samym systemie dziekanatowym”.

Jest to możliwe dzięki temu, że WEBCON BPS jest platformą low-code, stawiającą na łatwe konfigurowanie zamiast twardego programowania. Potrzebne zmiany można wprowadzić szybciej i bez konieczności interwencji dostawcy.

CO UCZELNIA OSIĄGNĘŁA PRZEZ WDROŻENIE WEBCON BPS?

Jakie korzyści dla uczelni i jej interesariuszy chciał osiągnąć z wdrożenia Uniwersytet Pedagogiczny? Czy uczelni udało zrealizować się postawione dla projektu cele?

Długofalowym i podstawowym celem wdrożenia, jak wyjaśnił Rafał Kowalewski, jest likwidacja przetwarzania jakichkolwiek papierowych dokumentów na uczelni. Tego celu nie da się jeszcze dzisiaj osiągnąć, chociażby ze względu na obowiązujące przepisy prawne, które obligują uczelnie do przechowywania określonej dokumentacji w wersji papierowej. Jednakże na uczelni przyjęto, że elektroniczne przetwarzanie jest podstawowym sposobem przetwarzania dokumentacji uczelni, natomiast wersje papierowe są już tylko określone jako wyjątki od tej reguły.

Uczelni udało się osiągnąć cele bezpośrednie, których efekty są natychmiastowo widzialne. Przede wszystkim zapewniono wygodę obsługi pracowników. Zdecydowanie łatwiej obsługiwać procesy elektroniczne – wystarczy tylko kliknąć. Do tego aplikacja jest bardzo łatwa w użyciu, bo wszystkie aplikacje na platformie WEBCON mają ten sam interfejs. Przyśpiesza to znacząco obieg dokumentów i sprawy, które wcześniej zajmowały 5 dni, teraz załatwiane są w 5 minut.

Ponadto procesy w wersji elektronicznej łatwo kontrolować. Nad dokumentem papierowym tracimy kontrolę w momencie, gdy przekażemy go innej osobie. Na platformie zaś widoczne są wszystkie dokumenty, do których mamy uprawnienia – wiemy, gdzie się znajdują, kto je zaakceptował, a kto jeszcze musi to zrobić. Dzięki temu uczelnia ma kontrolę nad realizacją danego procesu.

Dodatkową korzyścią jest mierzalność procesów elektronicznych. Już w podstawowej konfiguracji platformy mamy wszelkie informacje na temat procesów: ile jest w nim dokumentów, gdzie się one znajdują, jakie osoby go przetwarzały itd. Pozwala to na określenie z dużą dokładnością, jak długo trwało przetwarzanie dokumentu na poszczególnych etapach i jakimi ścieżkami przebiega obieg każdego dokumentu. Jest to później źródłem danych do optymalizacji procesów.

Odnosząc się do obecnej sytuacji pandemii ekspert dodał, że przy elektronicznej obsłudze procesów mamy natychmiastowe korzyści w postaci braku konieczności bezpośredniego kontaktu z dokumentami i osobami, które te dokumenty przetwarzają.

PREZENTACJA WEBCON BPS – ŁUKASZ SEMENIUK, WEBCON

Platforma WEBCON może współdziałać z dowolnymi systemami dziekanatowymi, HR, CRM, ERP i innymi już działającymi na uczelni i na podstawie danych z tych systemów generować w elastyczny sposób właściwie dowolne formularze dokumentów, które występują na uczelni, takich jak umowy, wnioski, podania, decyzje, zaświadczenia czy faktury.

Z WEBCON BPS można korzystać zarówno z komputera czy laptopa, jak i przez tablet bądź smartfon. Aplikację można połączyć z innymi popularnymi narzędziami, w tym Microsoft Outlook lub Teams, dzięki czemu użytkownik jest w stanie szybko sprawdzić informacje czy zrealizować np. decyzję czy akceptację.

Co wyróżnia ten system to autorska technologia InstantChange, która pozwala pracownikom uczelni na zaprojektowanie i zmienianie obiegu dokumentów w każdym momencie i to w sposób autonomiczny, bez potrzeby zgłaszania potrzeby zmiany do dostawcy. Wszystkie procesy można projektować bez znajomości języków programowania.

Używając funkcji DesignerStudio każda uczelnia może tworzyć własne elektroniczne obiegi, czyli budować aplikacje biznesowe, które będą dostępne na platformie. Całość tworzenia workflow procesu odbywa się poprzez przejrzysty interfejs graficzny oraz bazuje na metodzie „przeciągnij i upuść” dla poszczególnych elementów, czyli etapów procesu. Za pomocą DesignerStudio można również opracować wszelkie formularze niezbędne do realizacji obiegu. Raz zaprojektowane procesy i formularze można łatwo w dowolnym momencie zmienić, by dostosować je do aktualnych potrzeb. Pozwala to na zwinne zarządzanie procesami w uczelniach.

Na webinarze mogliśmy zobaczyć w praktyce proces przejścia od zgłoszenia zapotrzebowania przez zamówienia do obiegu faktur za pomocą WEBCON BPS. Przyjrzeliśmy się procesowi na platformie od strony przeciętnego pracownika, który składa zamówienie, od strony osoby zarządzającej procesem (np. kierownika działu zamówień) oraz od strony osoby projektującej proces, czyli budującej aplikację w DesignerStudio.

W ramach WEBCON BPS istnieje również możliwość przygotowania dla wszystkich użytkowników dedykowanych raportów. Każdy użytkownik – w zależności od posiadanych uprawnień, o których decyduje sama uczelnia – może konfigurować własne raporty oraz podsumowania zawierające te informacje, na których mu zależy.

Serdecznie zachęcamy również do kontaktu z nami. Przeprowadzimy indywidualne demonstracje dla wszystkich zainteresowanych. Każdy zgłaszający się może otrzymać bezpłatną wycenę na wdrożenie, rozwój lub serwis. Oferujemy również przeprowadzenie pilotażu opartego o wybrany proces – odwzorowujemy go w systemie i przekażemy do weryfikacji, by mogli Państwo zobaczyć, jak WEBCON BPS sprawdza się w praktyce.

Dane kontaktowe :

Wacław Filak, Business Line Director

tel. +48 722 010 650, e-mail: waclaw.filak@pcgacademia.pl

 

Odpowiedzi ekspertów na wybrane pytania z czatu:

Z jakimi systemami dziedzinowymi funkcjonującymi na Uczelni integruje się WEBCON?

Kompleksowe zarządzanie procesami biznesowymi wymaga wielopoziomowej integracji z istniejącymi systemami uczelnianymi. Gdy wszystkie systemy działają harmonijnie, informacje nie dublują się i są optymalnie wykorzystywane oraz koordynowane.

Rozbudowane możliwości integracyjne WEBCON BPS umożliwiają łatwe połączenie uczelnianego  środowiska IT w jedną całość bez kodowania.

Aplikacje, które powstają w oparciu o platformę WEBCON BPS wymagają połączenia do systemów dziedzinowych funkcjonujących na Uczelni takich jak np. system Dziekanatowy czy ERP. Dla użytkowników WEBCON BPS integracja jest transparentna: system automatycznie pobiera wymagane dane potrzebne do działania aplikacji z danego systemu.

Uczelnie korzystają zazwyczaj z wielu różnych systemów i innych źródeł danych, które wymagają integracji. WEBCON BPS usprawnia projektowanie aplikacji biznesowych, umożliwiając standaryzację i ujednolicanie procesów biznesowych we wszystkich obszarach działalności Uczelni. Platforma umożliwia automatyczne przekierowanie mechanizmów integracji, w oparciu o kontekst danej aplikacji. Jak to działa? System automatycznie wykorzystuje odpowiedni model danych w oparciu o kontekst zalogowanego użytkownika. Np. w przypadku wywołania zapytania w kontekście procesu faktury (wskazanie kontrahenta) WEBCON BPS może wykorzystać połączenie z web service systemu SAP, a w przypadku zapytania w kontekście danych pracownika może wywołać widok SQL Microsoft Dynamics.

WEBCON BPS oferuje funkcje połączeń wbudowanych, umożliwiających tworzenie modeli danych bez kodowania dla:

  • baz danych Oracle DB oraz Microsoft SQL Server
  • połączeń web service SOAP/REST (e.g. SalesForce, Microsoft Dynamics)
  • Microsoft Active Directory
  • Microsoft SharePoint Server oraz Microsoft SharePoint Online

Twórcy aplikacji mogą oczywiście przygotowywać inne modele danych. Platforma może zostać zintegrowana z wieloma globalnymi i lokalnymi, standardowymi i uszytymi na miarę systemami, w tym:

  • Uczelnia 10,
  • Uczelnia XP,
  • USOS,
  • APR,
  • Bazus,
  • Dynamics AX,
  • Dynamics NAV (Navision),
  • EGERIA,
  • e-nadawca (e-sender),
  • enova365,
  • ERP Optima (CDN Optima),
  • ERP XL (CDN XL),
  • IFS,
  • Microsoft Graph,
  • Pohoda,
  • SAFO,
  • SAP,
  • ERP,
  • Symfonia.

Czy z systemu WEBCON można korzystać z poziomu przeglądarki ? Czy istnieje możliwość dostępu do dokumentów z urządzeń przenośnych?

WEBCON BPS oferuje dostęp do dokumentów i procesów biznesowych w każdym miejscu i o każdej porze. Dostęp do aplikacji zaimplementowanych procesów \ obiegów dostępny jest przez przeglądarkę lub z dedykowanej aplikacji mobilnej WEBCON na telefon z systemem iOS lub Android. Aplikacja mobilna WEBCON BPS jest dostępna bezpłatnie w sklepach z aplikacjami dla iOS oraz Android.

Dedykowana dla urządzeń mobilnych aplikacja WEBCON BPS pozwala w prosty sposób przeglądać dokumenty i procesy powiązane z zalogowanym użytkownikiem, a także akceptować i odrzucać zadania, lub delegować ich wykonanie na współpracowników. Możliwe jest również startowanie nowych procesów oraz dołączanie załączników takich jak zdjęcie z aparatu urządzenia, czy notatka głosowa. Aplikacje są dostępne zarówno w wersjach dla telefonów jak i tabletów.

Czy platforma działa tylko jako serwis, czy system można instalować lokalnie na własnej infrastrukturze? Czy WEBCON dostępny jest w modelu subskrypcyjnym?

WEBCON BPS jest dostępny dla instalacji on-prem i private Cloud (opartej np. o Azure VM z systemem Windows oraz SQL Server). Dostępny jest również trzeci typ środowiska – tzw. vendor-based, multi-tenant SaaS. Co bardzo istotne, WEBCON BPS w chmurze korzysta dokładnie z tego samego silnika co dotychczasowe instalacje, a to oznacza możliwość przenoszenia instalacji platformy pomiędzy modelami SaaS, IaaS oraz on-prem, bez konieczności konfigurowania aplikacji od nowa. Jednocześnie Dostępny jest również model licencjonowania –  subskrypcje. Model subskrypcyjny dostępny jest zarówno dla środowiska SaaS (w tym przypadku miesięczna lub roczna opłata licencyjna pokrywa zarówno koszty licencji platformy jak i infrastruktury dostarczanej przez WEBCON) jak również IaaS i on-prem (opłata miesięczna obejmuje tylko licencje). Oferta SaaS uwzględnia również propozycję dla klientów, których strategia zakłada wykorzystanie modeli SaaS, ale którzy chcą korzystać ze środowiska dedykowanego (single-tenant).

Czy WEBCON umożliwia raportowanie, np na podstawie przetwarzanych faktur?

Widoki raportów w WEBCON BPS są innowacją umożliwiają tworzenie przez użytkowników indywidualnych widoków bazujących na danych zebranych w danym procesie (np. obiegu faktur)  bez udziału administratorów.

Raporty w platformie WEBCON BPS można tworzyć z poziomu Designer Studio oraz Portalu. Zarządzanie raportem jest przejrzyste i intuicyjne, dzięki czemu, cały proces tworzenia raportów jest przyjemny i prosty. Zastosowanie widoków usprawnia pracę użytkownikom, którzy wielokrotnie korzystają z pewnego schematu wyszukiwania zadań, gdyż po stworzeniu właściwego widoku prywatnego, mają możliwość szybkiego przełączania się między widokami.

Czy w systemie można podpisywać dokumenty podpisem kwalifikowanym?

Uczelnie coraz częściej decydują się na pracę z elektronicznymi odpowiednikami papierowej dokumentacji i na zwiększenie bezpieczeństwa ich wymiany przy pomocy podpisu cyfrowego.

Podpis cyfrowy elektronicznych dokumentów realizowany zarówno za pomocą podpisu kwalifikowanego jak i niekwalifikowanego gwarantuje:

  • autentyczność – jednoznaczną identyfikację osoby podpisującej dokument,
  • integralność – uniemożliwienie modyfikacji dokumentu przez osoby trzecie,
  • niezaprzeczalność – osoba podpisująca nie może wyprzeć się podpisania dokumentu.

Dodatkowym elementem może być sygnatura czasowa (tzw. time stamp), która precyzyjnie określa datę i godzinę podpisania dokumentu przez użytkownika.

WEBCON BPS oferuje dwa typy podpisów cyfrowych. System umożliwia sygnowanie załączników w formacie .PDF oraz .docx za pomocą certyfikatów przechowywanych w Windows Central Certificate Store. W konfiguracji danego procesu możliwe jest określenie czy podpis następuje indywidualnym podpisem cyfrowym użytkownika, czy certyfikatem umieszczonym po stronie serwera, co przydatne jest np. podczas masowej akceptacji i wysyłki dokumentów.

Z punktu widzenia użytkownika, zastosowanie podpisu cyfrowego jest proste i intuicyjne. Wymaga jedynie wybrania odpowiedniej opcji z menu załączników oraz wskazania certyfikatu, którym zatwierdzony ma być dany dokument. Po wykonaniu akcji, użytkownik ma możliwość podglądu załącznika oraz znajdującego się na nim podpisu.

W przypadku konieczności wykorzystania bardziej zaawansowanych metod podpisu cyfrowego, możliwe jest wykorzystanie zewnętrznego komponentu DocuSign. Jego skonfigurowanie i stosowanie jest możliwe dzięki wbudowanej wtyczce do WEBCON BPS. DocuSign pozwala m.in. na stosowanie podpisów cyfrowych w formie graficznej oraz wykorzystanie certyfikatów zgodnych z normami prawnymi w wielu krajach na całym świecie. Obecnie wtyczka DocuSign jest wykorzystywana na terenie aż 188 państw; jest ona darmowa, jednakże wymagany jest zakup zewnętrznych licencji DocuSign.

Uzupełnieniem funkcjonalności cyfrowego podpisu jest jego weryfikacja. System pozwala upewnić się co do prawidłowości podpisu i jednocześnie zaufania wydawcy certyfikatu, a także sprawdzić każdy parametr podpisu: datę ważności, listę odwołań, itd. W zależności od wymagań biznesowych, system wyświetli o nich informacje użytkownikowi końcowemu, a jeśli wykryte zostaną nieprawidłowości, może uniemożliwić podjęcie dalszych działań w ramach procesu (np. akceptacja kolejnego dokumentu).

Czy WEBCON jest zgodny z RODO?

W  WEBCON BPS wprowadzone zostały funkcjonalności, dzięki którym użytkownicy platformy sprawnie dostosują się do obowiązujących wymogów prawnych. Przepisy dotyczące RODO są jednolite dla Uczelni przetwarzających dane osobowe na terytorium Unii Europejskiej. Pociągną one za sobą szereg nowych wymagań prawnych, w tym bezpośrednią odpowiedzialność Uczelni za wykorzystywane dane, obowiązek ich inwentaryzacji, dokumentacji i zgłaszania zaistniałych naruszeń.

W praktyce, zmiany dotkną większości procesów przetwarzania danych, co oznacza konieczność adaptacji procedur przetwarzania oraz wprowadzenia systemów informatycznych ewidencjonujących i kontrolujących ten aspekt działalności uczelni.

Wychodząc naprzeciw wyzwaniom, jakie RODO stawia administratorom danych osobowych platforma WEBCON BPS udostępnia funkcjonalności, ułatwiające dostosowanie się uczelni do nowych wymagań:

  1. Wskazanie procesów będących słownikiem danych osobowych (np. karty studenta, kontrahenta, kandydata na studia, osoby kontaktowej, etc.) umożliwiające:
  • przejrzyste zarządzanie uprawnieniami do słowników danych osobowych,
  • sprawne edytowanie danych osobowych (prawo do sprostowania danych),
  • wywoływanie akcji usunięcia/pseudonimizacji danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”).

2. Oznaczenie procesów, a także poszczególnych pól na formularzu (atrybutów) przechowujących dane osobowe zapewniające:

  • możliwość automatycznej pseudonimizacji lub usunięcia danych wskazanej osoby w ramach danego procesu (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”),
  • możliwość ograniczenia widoczności danych osobowych, a nawet wybranych pól do wskazanych osób/grup (tzw. Privacy by Design).

3. Wyszczególnienie pól zawierających dane wrażliwe pozwalające na:

  • stworzenie osobnych reguł widoczności dla danych wrażliwych (tzw. Privacy by Design).

4. Pseudonimizacja/usunięcie danych osobowych na podstawie słownika z zewnętrznego systemu pozwalająca na:​

  • zanonimizowanie lub usunięcie danych osobowych nie tylko na podstawie procesu WEBCON BPS, ale także źródeł danych zbudowanych na podstawie zewnętrznych systemów (np. Dziekanat, CRM, ERP).