
LUMEN 2024: Jak wdrożyć system ERP w szkole wyższej i nie zwariować? Dobre praktyki i doświadczenia
5 grudnia 2024 7 min czytaniaWdrażanie systemów ERP to skomplikowany proces, który wymaga przemyślanej strategii, zaangażowania wszystkich interesariuszy oraz umiejętnego zarządzania infrastrukturą IT. Praktycznej stronie wdrożenia ERP w szkole wyższej przyjrzeliśmy się podczas konferencji LUMEN 2024 na panelu poprowadzonym przez Radosława Żelazowskiego, Wiceprezesa Zarządu Arcus SI.
Najlepszymi praktykami oraz doświadczeniami z wdrożenia podzielili się uczestnicy panelu:
- Krzysztof Luty, Kierownik Projektu w Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu,
- Jacek Terlicki, Dyrektor IT w Uniwersytecie SWPS,
- Łukasz Wróbel, Wiceprezes Zarządu WEBCON,
- Michał Wypych, Architekt rozwiązań partnerskich Microsoft.
Perspektywa uczelni – doświadczenia z wdrożenia systemu ERP
Uniwersytet SWPS
Projekt wdrożenia systemu ERP Uniwersytet SWPS zakończył dwa lata temu. Jak wyjaśnił Jacek Terlicki, decyzję o wdrożeniu nowego ERP podjęto, ponieważ uczelnia rozrosła się na tyle, że poprzednie rozwiązanie było już niewystarczające i procesy zajmowały w nim zbyt dużo czasu. Nie był to jednakże zły system: po prostu stał się nieodpowiedni do skali uczelni.
Wybierając nowy system uczelnia chciała osiągnąć większy stopień automatyzacji i przyśpieszyć procesy, a także mieć bazę do dalszego rozwoju. Wszystkie cele projektu udało się zrealizować, choć Dyrektor IT przyznał, że czasem było to bardzo trudne nie tylko dla samego IT, ale i dla departamentów, dla których to wdrożenie się odbywało. „Nie zwariowaliśmy i czujemy bardzo duże benefity wdrożenia” – powiedział Jacek Terlicki, nawiązując do tytułu panelu.
Projekt realizowany był w oparciu o grant unijny, Uniwersytet musiał więc stosować procedurę konkurencyjną, która choć nie tak restrykcyjna jak PZP, to nadal wymagała dużo wysiłku. Po zakończeniu wdrożenia zmieniono sposób działania i przestawiono się na SCRAM w zarządzaniu procesami: wprowadzono product managerów i product ownerów do procesów.
Podejście scramowe znacząco poprawiło relacje z dostawcami i usprawniło sposób prowadzenia projektu, który realizowany jest w sprintach i przewidywalnych harmonogramach. „Zaczęliśmy otrzymywać konkretne funkcjonalności w z reguły przewidywalnym czasie i przewidywalnym budżecie. Jakość pracy jest lepsza niż w stosunku do takich ‘fixowych’ projektów” – podsumował Jacek Terlicki.
Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu
Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu jest w trakcie wdrażania nowego ERP, a kierownikiem projektu po stronie uczelni jest Krzysztof Luty. Z perspektywy jego doświadczeń, kluczem do sukcesu wdrożenia ERP na uczelni jest dobrze przemyślany proces przygotowania do tego wdrożenia. Mówiąc przygotowanie, prelegent ma na myśli zbieranie doświadczeń i budowanie wiedzy wewnątrz organizacji na temat wdrożenia, jego przebiegu i celów. Przygotowanie ma ogromne znaczenie: na Uniwersytecie podejmowane były prace analityczne, przygotowawcze i szkoleniowe.
Krzysztof Luty podkreślił, że takie wdrożenie jest sporym przedsięwzięciem – mimo że Uniwersytet Przyrodniczy nie jest szczególnie dużą uczelnią, to projekt wdrożenia angażuje kilkadziesiąt osób, z których każda ma swoje zadania do zrealizowania. Dlatego równie ważne dla sukcesu są dobra komunikacja w zespołach i między nimi, a także wspólne działanie i wypracowywanie rozwiązań.
Jako istotny czynnik sukcesu, a na pewno „zmniejszenia skali szaleństwa”, prelegent wskazał też otwarcie się na doświadczenia partnerów wdrożeniowych. Dostawcy znają najlepsze praktyki z innych projektów, a ich doświadczenie pozwala klientowi w pragmatyczny sposób uporządkować swoje oczekiwania względem systemu ERP.
Jakkolwiek Uniwersytet Przyrodniczy nie może działać tak elastycznie jak niepubliczny SWPS, choćby ze względu na prawo zamówień publicznych, to podobnie jak on potrzebuje porządku w procesach, efektywności i informacji. Nie jesteśmy w stanie zmienić procedur, które nas obowiązują, ale nadal musimy być dość elastyczni i twórczy w podejmowaniu decyzji wewnątrz organizacji.
Na UP nie dało się zastosować SCRAM, ale Krzysztof Luty wskazał na inną metodę przydatną dla uczelni, zwłaszcza w przypadku rygorystycznych zasad finansowania – jest nią patrzenie na ERP nie przez pryzmat funkcji, ale procesów, i to właśnie procesy należy dobrze opisać i uporządkować. Prelegent dodał, że wdrożenie ERP „to nie jest jeden strzał, tylko proces”, dlatego dobrym scenariuszem jest budowanie wewnętrznych kompetencji, by móc później bardziej zwinnie zarządzać rozwojem tego systemu.
Perspektywa dostawcy rozwiązań IT – dobre praktyki
Microsoft
Na start dobrze jest zrobić przegląd procesów, które są w uczelni, i zastanowić się, czy po pierwsze wszystkie na pewno są nam potrzebne oraz po drugie, czy możemy zrobić je inaczej, lepiej – radzi Michał Wypych. Zwrócił też uwagę, że wiele firm i instytucji ma dużo procesów „awaryjnych”, praktycznie nigdy niewykorzystywanych – warto więc zadać sobie pytanie, czy faktycznie jest potrzeba zaimplementowania takiego procesu w systemie ERP. Musimy zdecydować, czy dany proces robimy w ERP czy w innym narzędziu, a może w ogóle nie robimy, bo są tylko dwa przypadki rocznie.
Michał Wypych zwrócił również uwagę na zarządzanie zmianą. Trzeba sprawdzić, jak organizacja zareaguje na nowy system ERP i „wciągnąć” do współpracy końcowych użytkowników, którzy mogą najwięcej powiedzieć o procesach, które faktycznie są używane. Wdrożenia „siłowe”, narzucane z góry bez rozmowy z użytkownikami i osobami odpowiedzialnymi za dane procesy, miały ogromne problemy w realizacji. „Im lepsza jest komunikacja i zrozumienie przez pracowników, którzy są częścią tego sukcesu, tym płynniej i łatwiej przechodzimy przez wdrożenie” – podsumował prelegent.
Nie może być jednak tak, że decyzje zapadają niemalże przez głosowanie, dodał Michał Wypych. Często jest tak, że jedna zmiana pociąga za sobą cały szereg innych, co może całkowicie wywrócić cały projekt i jego harmonogram. Dlatego decyzje powinny zostać pozostawione project managerowi.
WEBCON
W przypadku wielu wdrożeń, które widział Łukasz Wróbel, panowało postrzeganie, że jeśli tylko wdrożymy system ERP i wszystko scyfryzujemy, to załatwimy tym każdy problem procesowy. Jest to absolutnie błędne przekonanie, a wdrożenie systemu ERP nie rozwiąże cudownie naszych problemów.
Bardzo istotne jest, żeby dobrze zdefiniować zakres wdrożenia i zadać sobie pytanie nie o to, czy warto jakiś proces zrobić, ale czy warto ten proces zrobić w danej technologii i w tym konkretnym rozwiązaniu. Nie jest przecież tak, że jak nie zrobimy czegoś w ERP, to nie zrobimy tego wcale. „Myśląc o cyfryzacji, musimy z jednej strony panować nad zakresem w kontekście przydatności biznesowej, czyli zwrotu z inwestycji (…), ale z drugiej bardzo mocno zastanawiać się nad tym, w której technologii ten problem biznesowy zostanie po prostu rozwiązany” – mówił Łukasz Wróbel.
Jednym z najczęściej obserwowanych przez Prezesa WEBCON błędów we wdrożeniu ERP, który rzutuje na wiele lat utrzymania i rozwoju tego systemu, jest zbyt wysoki poziom customizacji, prowadzący do niemal niemożności podniesienia systemu do nowej wersji. Sytuacja ta wynika z tego, że niewłaściwe wybraliśmy zakres i potraktowaliśmy ERP jako jedno rozwiązanie na wszystko. Równie ważną decyzją, co wybór funkcjonalności, jest decyzja, czego nie robić, podkreślił prelegent. Nie powinniśmy używać ERP do cyfryzacji procesów, które są specyficzne tylko dla naszej organizacji.