Jedną z głównych przyczyn, dla których projekty IT realizowane na uczelniach kończą się niepowodzeniem jest brak odpowiedniego wykorzystania systemu IT przez jego użytkowników końcowych. Dlaczego? Powodem jest opór przed zmianą. Wielu pracowników uczelni, przyzwyczajonych do załatwiania spraw „po staremu”, reaguje na zmiany w sposób, który utrudnia, a czasem wręcz uniemożliwia wdrażanie nowych technologii. Dlatego zrozumienie przyczyn, dla których ludzie opierają się zmianom i znalezienie sposobu na przezwyciężenie tego zjawiska, jest jednym z kluczowych elementów warunkujących sukces wdrożenia systemu IT na uczelni. 

Ludzie lubią przewidywalność, zarówno w życiu zawodowym jak i w prywatnym. Wdrożenie nowego rozwiązania IT, prawie zawsze oznacza konieczność odejścia od rutynowego sposobu realizacji zadań na rzecz nowych, nieznanych procesów. Powody, dla których pracownicy uczelni obawiają się zmian związanych z wdrażaniem nowoczesnych technologii mogą obejmować: 

  • Strach przed utratą pracy w wyniku automatyzacji procesów 
  • Brak kompetencji ICT, niezbędnych do obsługi oprogramowania  
  • Stres związany ze zmianą sposobu realizacji zadań  
  • Nadmiarową pracę do wykonania  
  • Strach przed nieznanym 
  • Utratę kontroli nad procesem 
  • Złe doświadczenia z przeszłości  
  • Zadowolenie ze statusu quo  

Przezwyciężenie oporu przed zmianą jest kluczowym czynnikiem warunkującym skuteczne wdrażanie rozwiązań IT na uczelni, dlatego wymaga ustrukturyzowanego i przemyślanego podejścia. Zarządzanie zmianą powinno stanowić integralną część planu wdrożenia i obejmować elementy takie jak: 

  • Zaangażowanie władz uczelni – uczelnie to organizacje silnie zhierarchizowane, w których postawy kierownictwa wywierają duży wpływ na postawy pracowników. Władze uczelni powinny rozumieć jakie cele biznesowe przyświecają wdrożeniu nowego systemu, aktywnie wspierać ich realizację oraz regularnie komunikować ich istotność do zespołu.  
  • Zaangażowanie pracowników uczelni – przedstawiciele działów odpowiedzialnych za operacyjne wykorzystanie systemu IT na uczelni powinni uczestniczyć w jego selekcji. Uwzględnienie opinii użytkowników końcowych w wyborze narzędzia IT pozytywnie wpływa na ich późniejsze zaangażowanie w proces wdrożenia i przekłada się na lepszą adopcję rozwiązania w organizacji.  
  • Efektywna komunikacja – pracownicy uczelni powinni zostać poinformowani o tym jaki będzie wpływ nowego systemu IT na wykonywane przez nich obowiązki. W szczególności istotnym jest, aby zakomunikować dlaczego wdrażamy nowe rozwiązanie, co konkretnie ulegnie zmianie oraz kiedy ta zmiana zostanie przeprowadzona. Komunikacja w projekcie IT powinna być częsta i spójna pomiędzy zespołami. Im mniej pola do interpretacji, tym mniej konfliktów i nieporozumień w trakcie wdrożenia.  
  • Identyfikacja i wsparcie „liderów zmiany” – osoby będące entuzjastami nowoczesnych technologii mogą skutecznie zachęcić pozostałych pracowników uczelni do skorzystania z nowego systemu. Myśląc o zwiększeniu adopcji rozwiązania IT w uczelni, warto zidentyfikować „liderów zmiany”, którzy wyznaczą standard posługiwania się nowym systemem i wypracują dobre praktyki dla pozostałych członków zespołu. 
  • Szkolenia dopasowane do potrzeb i predyspozycji użytkowników – szkolenia z obsługi systemów IT są najskuteczniejsze wtedy, gdy są prowadzone w formie warsztatowej, czyli tak aby osoby szkolone miały możliwość realizacji zadań w systemie razem z trenerem. Zadania realizowane podczas szkolenia powinny odzwierciedlać prawdziwe procesy zachodzące w uczelni. Materiał szkoleniowy powinien być dostosowany do poziomu kompetencji ICT osób szkolonych. Szkolenia powinny być realizowane w terminach nieodległych od produkcyjnego uruchomienia systemu na uczelni, tak aby pracownicy mieli szanse wykorzystać zdobytą wiedzę w praktyce. Warto też zadbać o nagranie szkoleń i udostępnienie ich pracownikom za pośrednictwem platformy szkoleniowej online. 
  • Monitorowanie poziomu wykorzystania systemu w uczelni – obowiązkiem kierownictwa uczelni jest sprawdzić, czy wdrożone i uruchomione rozwiązanie IT generuje korzyści dla których go zakupiono. Najprostszym sposobem aby tego dokonać jest kontrola jakości i kompletności rezultatów jakie powinien generować poprawnie działający system – mogą to być, np.: gotowe dokumenty, raporty czy zestawienia. Poziom wykorzystania systemu w uczelni można sprawdzić analizując statystyki dotyczące ilości logowań do systemu oraz wykonanych tam operacji. Statystyki takie, można uzyskać bezpośrednio z aplikacji za pomocą pulpitu analitycznego administratora systemu.  

Autor:
Łukasz Nowak