DSpace to najpopularniejsze oprogramowanie repozytoryjne na świecie – używa go aż 40% wszystkich repozytoriów. DSpace jest darmowym oprogramowaniem OpenSource. Jego rozwój koordynuje LYRASIS, międzynarodowe konsorcjum non-profit skupiające użytkowników systemu, w tym Harvard, MIT czy Cambridge. Wdrożenie DSpace przeprowadza się samodzielnie lub poprzez certyfikowanego partnera.  

PCG Academia jest Golden Partnerem LYRASIS i jest w TOP4 kontrybutorów kodu DSpace, czyli nie tylko instalujemy, ale i rozwijamy to oprogramowanie. Dostosowujemy też DSpace do potrzeb polskich uczelni; efektami naszych prac są m.in. zgodność z WCAG 2.0, integracje z POL-on i PBN, polska wersja językowa. 

Na konferencji Cyfrowe repozytoria naukowe: ludzie, narzędzia i kierunki zmian, organizowanej z okazji 10-lecia Repozytorium Uniwersytetu Jagiellońskiego, spotkaliśmy się z przedstawicielami uczelni, dla których wdrożyliśmy DSpace. Dzieliliśmy się doświadczeniami z DSpace i historiami wdrożeń. 

Spotkanie moderował Piotr Masalski, Dyrektor Linii Biznesowej PCG Academia, a gośćmi panelu byli: 

  • dr Leszek Szafrański, Wicedyrektor Biblioteki Jagiellońskiej; 
  • Magdalena Rowińska, Wicedyrektor Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie; 
  • Dorota Wojewoda, Dyrektor Biblioteki Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu; 
  • Olimpia Małecka, Kierownik Oddziału Informacji Naukowej, Biblioteka i Centrum Edukacji Naukowej, Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu. 

Od 3-osobowego repozytorium po centrum sprawozdawczości Uniwersytetu Jagiellońskiego 

Historia Biblioteki Jagiellońskiej z DSpace sięga 2013 roku. Wtedy rozpoczęto budowę repozytorium, które uruchomiono rok później. W tamtym czasie nad rozwojem systemu pracował trzyosobowy zespół. 

DSpace wybrano w rezultacie analiz globalnego rynku repozytoriów. Uwagę zespołu UJ przykuła popularność systemu oraz to, że jest OpenSource, co dawało dużą swobodę w dostosowywaniu go do własnych potrzeb. Równie istotne było to, że repozytoria na DSpace są indeksowane w popularnych wyszukiwarkach, a dzięki temu dorobek uczelni jest łatwo widoczny w sieci. 

Cel utworzenia repozytorium był prosty: upublicznienie pełnych tekstów publikacji w otwartym dostępie. Z czasem DSpace stał się centrum sprawozdawczości uczelni. Dziś Repozytorium Uniwersytetu Jagiellońskiego stanowi podstawę bibliografii uczelni i raportowania publikacji do systemów ministerialnych oraz do ocen pracowniczych i wydziałowych. Co ważne, raportowanie publikacji do systemów OPI przebiega automatycznie. 

Obecnie zespół RUJ liczy 11 osób i jest wspierany przez Biuro Analiz i Raportowania, a w samym repozytorium pracują też koordynatorzy dyscyplin na wydziałach. Wraz z rosnącą ilością danych zdecydowano o rozdzieleniu repozytorium od analityki, by ta mogła być dokładniejsza i bardziej przydatna, nie tylko do ewaluacji, ale i do spraw decyzyjnych. Zdecydowano się na system Sciencecloud. 

Przyszłość repozytorium dr Leszek Szafrański widzi w dalszym rozbudowywaniu w kierunku raportowania publikacji oraz systemów bardziej złożonych, tj. CRIS, który również powstanie na DSpace.  

Przesiadka do mercedesa, czyli skok UW z wersji 1.8 na DSpace 7 

Na Uniwersytecie Warszawskim przez 12 lat stabilnie działał DSpace w wersji 1.8 – jednej z pierwszych wersji systemu. Uczelnia zaczęła jednak odczuwać potrzebę stworzenia „prawdziwego repozytorium instytucjonalnego” – nowoczesnego i atrakcyjnego oraz gromadzącego nie tylko doktoraty, ale całość dorobku uczelni.  

Nowe repozytorium UW działa na DSpace w ostatniej wersji 7, opartej o najnowsze technologie i pełną udogodnień. Wobec starej wersji 1.8, nowe repozytorium jest „jak mercedes” – piękne i funkcjonalne, żartobliwie porównała Magdalena Rowińska. Nowe Repozytorium Instytucjonalne UW jest już publicznie dostępne. 

Wraz z uruchomieniem na UW repozytorium, a wcześniej też i Sciencecloud, zmienia się sytuacja Biblioteki. Wcześniej BUW nie uczestniczył w procesie sprawozdawczości. Zajmowali się tym importerzy publikacji rozsiani po całej uczelni i Biuro Obsługi Badań w roli koordynatora. Teraz bibliotekarze z BUW współodpowiadają za dane przekazywane via Sciencecloud do systemów ministerialnych. 

„To, na czym nam zależy w tym roku, to stworzenie takiego workflow i takiego modelu współpracy, który będzie optymalny (…): ekosystemu od naukowca, poprzez repozytorium i Sciencecloud, do tych ostatecznych ogniw obiegu publikacji naukowych”, mówiła o najbliższych planach Wicedyrektor BUW. 

DSpace w mniejszej uczelni – historia Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu 

Początki repozytorium Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu sięgają projektu, którego celem było udostępnienie studentom publikacji wydawnictwa uczelni elektronicznie oraz archiwizacja rozpraw doktorskich. 

Na bazie obserwacji innych repozytoriów i analizy literatury uznano, że najlepszym rozwiązaniem będzie DSpace. Dużym plusem dla uczelni były otwartość i elastyczność oprogramowania. Szczególnie ważne w wyborze DSpace było wsparcie, które mogli uzyskać wdrażając ten system. Jest to bowiem  mała uczelnia i biblioteka nie posiada zaplecza IT. Zespołowi zależało więc, aby firma, która ich wesprze, miała doświadczenie z DSpace i kontakt z LYRASIS. 

Jak zaplanować wdrożenie DSpace? „Po pierwsze, trzeba wiedzieć czego się chce”, zaczęła Dyrektor Biblioteki UEP. Trzeba mieć zdiagnozowane potrzeby i jasno określone cele. Niezbędny jest plan działania oraz takie osoby w zespole, na których można polegać i które wiedzą, co chcemy osiągnąć. 

Kolejny krok to wybór dostawcy, który potrafi zaoferować konkrety i sprawną komunikację. „Jeśli trafi się na dobrego dostawcę i wdraża się to [oprogramowanie] metodą projektową (…), to jest bezcenne doświadczenie, bo okazuje się, że się da – mimo że robiliśmy to latem, kiedy większość ludzi była na urlopach!”, mówiła Dorota Wojewoda. 

Wdrożenie i zaprojektowanie repozytorium (w tym struktura kolekcji) wraz z przekazaniem aktywnej instancji, którą pracownicy mogą uzupełniać, zajęło zaledwie dwa miesiące. Repozytorium zostanie wkrótce upublicznione; trwają jeszcze ostatnie szlify.  

DSpace zmienia sprawozdawczość na Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu 

W 2019 roku Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu podjął decyzję o wdrożeniu nowego oprogramowania repozytoryjnego, które będzie zarówno przechowywało informacje, jak i wspierało raportowanie. Ważne dla uczelni było, aby system obsługiwał nie tylko publikacje, ale i pozwalał gromadzić informacje o innych realizowanych pracach, np. projektach czy pracach florystycznych. 

Uczelnia podjęła dialog techniczny z różnymi firmami. Ostatecznie wybrano DSpace w wersji CRIS dla repozytorium i bibliografii oraz system Sciencecloud dla części analitycznej. To drugie rozwiązanie podpowiadało IT uczelni, wspomina Dorota Małecka, a to z powodu nieobciążania serwerów – Sciencecloud działa bowiem w chmurze. W przypadku DSpace uczelnia wybrała wdrożenie na własnych serwerach. 

DSpace ma również pozwolić uczelni na integrację procesów związanych z realizacją sprawozdawczości, które obecnie są bardzo rozproszone: mimo dość niewielkiego rozmiaru uczelni, działało na niej 28 importerów samych tylko publikacji, a w całym procesie ewaluacji i wprowadzania danych zaangażowanych było ponad 100 osób.  

Biblioteka wraz z władzami rektorskimi pracuje nad stworzeniem odpowiednich ścieżek przepływu informacji na uczelni. Kluczowa jest także współpraca z samymi naukowcami oraz ze wszystkimi osobami, które „wprowadzają gdziekolwiek jakiekolwiek dane”. Prelegentka podkreśliła też, jak ważna dla sukcesu przedsięwzięcia jest dobra współpraca z dostawcą rozwiązania. 

ZOBACZ WIDEO PREZENTACJĘ PLATFORMY DSPACE