Zbliżający się obowiązek EZD oraz konieczność wdrożenia e-Doręczeń w organizacji staje się kluczowym zadaniem w najbliższym roku dla wielu organizacji. W odpowiedzi na te potrzeby prezentujemy przegląd rozwiązań z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacją, wdrożenia i integracji z usługą e-Doręczeń jak i cyfryzacją obszarów połączonych z tymi zagadnieniami.

Czas na zaplanowanie strategii 

W listopadzie informowaliśmy o zmianach w terminie wprowadzenia obowiązku e-Doręczeń. Ze względu na niski stopień przygotowania zobowiązanych podmiotów na wdrożenie elektronicznych doręczeń podjęta została decyzja o przesunięciu terminów. Obecnie najwcześniejszy termin to 30 marca 2024, najpóźniejszy – 1 stycznia 2025 r. – tak stanowi przyjęta nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych. 

Ten dodatkowy czas warto wykorzystać na zaplanowanie działań przygotowujących organizację do nowych obowiązków. Aby ułatwić to zadanie przygotowaliśmy zestawienie zagadnień i gotowych rozwiązań jakie mogą uczynić cyfryzację przyjemnością. 

Jakie usprawnienia idą w parze z EZD i e-Doręczeniami 

Obowiązek wdrożenia e-Doręczeń i systemu klasy EZD to nie tylko wymóg ale i szansa na zwiększenie efektywności. Połączenie systemów dziedzinowych (chociażby ERP, system dziekanatowy) dostępnych w organizacji z platformą EZD daje wymierne korzyści. Można wyróżnić m.in.: 

  • Optymalizację procesów biznesowych 
  • Szybszy dostęp do informacji 
  • Zwiększenie efektywności kancelarii 
  • Zwiększone bezpieczeństwo danych 
  • Redukcja kosztów i poprawa efektywności 
  • Podniesienie jakości 
  • Łatwiejsza analiza danych 

To właśnie wybór rozwiązań dopasowanych do potrzeb pozwala na osiągnięcie wymienionych wyżej usprawnień. Wybierając rozwiązanie do obsługi kancelarii należy spojrzeć szerzej, niż tylko w kierunku spełnienia wymagań ustawowych. Warto zwrócić uwagę na komfort obsługi korespondencji wewnątrz organizacji, w tym np. korespondencji kierowanej do studentów. W PCG Academia skutecznie wsłuchujemy się w potrzeby naszych klientów oraz korzystamy z wiedzy zgromadzonej przez lata. 

Obsługa e-Doręczeń w organizacji 

Z jednej strony mamy do czynienia z obowiązkiem, z drugiej dużą zmianą organizacyjną, która obejmuje m.in. instrukcję kancelaryjną, JRWA. Warto pamiętać dla kogo przeznaczona jest publiczna usługa doręczenia elektronicznego – podmioty publiczne, zawody zaufania publicznego i obywatele. Istotnym faktem jest, że bezpłatna wymiana korespondencji nie występuje między wszystkimi wymienionymi podmiotami. Korespondencja od obywatela do podmiotu publicznego oraz korespondencja pomiędzy podmiotami publicznymi wymieniana jest bez opłat jednak przykładowo wysyłka decyzji w wersji elektronicznej przez e-Doręczenia do studenta bezpłatną już nie jest. 

W tym miejscu warto się zatrzymać aby przekalkulować ile możemy zaoszczędzić wdrażając wymianę korespondencji za pomocą systemu teleinformatycznego organizacji/uczelni. O wdrożeniu EZD i odejściu od papieru w uczelniach rozmawialiśmy również z naszymi gośćmi w trakcie konferencji: Lumen 2023 jak i wcześniej na EZDay 2023 (zapraszamy do zapoznania się z panelami). 

Przegląd rozwiązań 

Na rynku dostępne są rozwiązania bezpłatne jak EZD RP dostarczane przez NASK jak i komercyjne, do których możemy zaliczyć platformę WEBCON BPS na której mogą być zbudowane dedykowane aplikacje biznesowe odpowiadające potrzebom organizacji.  

W przygotowanym dla Państwa materiale przedstawiamy 3 warianty: 

  1. Wdrożenie e-Doręczeń z wykorzystaniem EZD RP jako rozwiązanie dostępne w najkrótszym czasie, zapewniające cyfryzację kancelarii jak i natywny dostęp do e-Doręczeń. 
  2. Wdrożenie e-Doręczeń na platformie WEBCON BPS, gdzie dedykowane obiegi kancelaryjne integrują się przez specjalną bibliotekę (SDK) z usługą e-Doręczeń. Rozwiązanie to polecamy szczególnie organizacjom, które chcą korzystać z jednego narzędzia do obiegu dokumentów, obejmującego swoim obszarem od kancelarii po wszystkie sprawy studenckie. 
  3. Wdrożenie e-Doręczeń z wykorzystaniem EZD RP jako narzędzia kancelaryjno-archiwalnego, integrującego się z e-Doręczeniami, jako podstawowego interfejsu pracy kancelarii a jednocześnie dostarczenie zintegrowanych obiegów studenckich i pracowniczych w oparciu o platformę WEBCON BPS. 

Warto zapoznać się ze szczegółowymi cechami zaprezentowanych rozwiązań aby dopasować je właściwie do organizacji. Prezentowane połączenie EZD RP i WEBCON sugeruje, że nie są to tożsame systemy, natomiast wykorzystanie ich synergii daje wiele korzyści. Pytanie o wybór rozwiązania dopasowanego do Państwa organizacji pozostawiamy otwarte i pozostajemy do dyspozycji aby wspólnie omówić właściwy kierunek rozwoju Państwa organizacji. 

Serdecznie zapraszamy Państwa do kontaktu:  

  • przedstawimy demonstrację EZD RP i WEBCON BPS,  
  • dokonamy diagnozy Państwa potrzeb i przygotujemy precyzyjną wycenę projektu,  
  • zapewnimy wsparcie w procesie pozyskania funduszy na realizację zintegrowanego wdrożenia WEBCON BPS + EZD RP.  

EZD i e-Doręczenia – przegląd rozwiązań PCG