
LUMEN 2024: CTO szkoły wyższej – rola, obowiązki i odpowiedzialność dyrektora IT w uczelni XXI wieku
5 grudnia 2024 8 min czytaniaDekadę temu, gdy miała miejsce pierwsza Konferencja LUMEN, świat IT w uczelniach wyglądał zgoła inaczej. Rozmowy skupiały się na infrastrukturze – serwerów, sieci itd., a rola dyrektorów IT była bardzo techniczna. Dziś uczelnie korzystają z wielu rozwiązań i usług wspierających chyba każdy obszar funkcjonowania. Nic dziwnego, że i rola dyrektora IT uległa zmianie i nabrała strategicznego znaczenia.
Tej właśnie transformacji poświęcony był przedostatni panel konferencji LUMEN 2024. Dyskusję moderował Łukasz Nowak, Prezes Zarządu PCG Academia, a gośćmi panelu byli:
- Justyna Kurek-Wdowiak, HR Business Partner w PCG Academia oraz Wykładowczyni Wyższej Szkoły Informatyki i Zarządzania w Rzeszowie,
- Monika Mikowska, Chief Relationship Officer w Mobee Dick oraz Wykładowczyni Uniwersytetu SWPS,
- Maciej Sysak, Kanclerz Uniwersytetu Łódzkiego,
- Dariusz Wronikowski, Pełnomocnik Rektora ds. Transformacji Cyfrowej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie.
Dyrektorzy IT i Chief Technology Officers w uczelniach publicznych
Maciej Sysak, dziś Kanclerz Uniwersytetu Łódzkiego, był wcześniej przez 10 lat zastępcą dyrektora Centrum Informatyki UŁ. Podkreślił, że rola dyrektorów IT jest różnie definiowana, wiele też zależy od rodzaju uczelni. W uczelniach publicznych hierarchia i zarządzanie są bardzo „zestopniowane”, więc w miarę rosnącej informatyzacji zwiększała się rola dyrektorów IT, ale rozbijali się oni o sufit w postaci osób „nad”: kanclerzy, prorektorów – wyjaśniał Maciej Sysak. Coraz częściej obserwujemy, że cyfryzacja zostaje przeniesiona na poziom kanclerski, co prelegent uważa za dobry trend. Powstają stanowiska np. wicekanclerza ds. cyfryzacji i wtedy rola dyrektora IT staje się bardziej operacyjna.
Czy CTO to częściej osoby wspinające się po szczeblach hierarchii uczelni, czy raczej menedżerowie przychodzący ze świata biznesu? W przypadku uczelni publicznych Maciej Sysak obserwuje, że są to zazwyczaj ludzie z danej uczelni. Specyfika uczelni jest często gigantycznym wyzwaniem dla osób, które przychodzą z zewnątrz – trudne dla nich jest zrozumienie procesów, całego ekosystemu informatycznego i tego, jak funkcjonuje uczelnia, zwłaszcza duża. Wszyscy dyrektorzy IT, których zna prelegent, pełniło tę rolę w szkole wyższej, w której już pracowali.
Maciej Sysak zwrócił uwagę na problem rekrutowania osób z biznesu, np. programistów, do uczelni. „Ściągnięcie kogoś z rynku do instytucji publicznej typu uczelnia jest prawie niemożliwe” – mówił Kanclerz UŁ. – „Uczelnie nie wydają się atrakcyjnym pracodawcą i finansowo, i jeszcze z powodu podejścia do uczelni publicznej jako betonu”. Dodał, że gdy już osoba „z rynku” trafiała na rozmowę kwalifikacyjną, to po zapoznaniu się z pracą zwykle zostawała na uczelni, więc problemem jest „przebicie tej pierwszej ściany nieatrakcyjności”.
Jak zapewniać ciągłość realizacji projektów, zwłaszcza w często niedofinansowanych uczelniach publicznych? Maciej Sysak przyznał, że wiele rzeczy budowali po prostu sami, co jest powszechnym trendem w uczelniach publicznych. W realizacji projektów istotny jest wybór odpowiedniego partnera: uczenie partnera, jak działa uczelnia, to strata czasu i pieniędzy. Kolejna kwestia to stabilna realizacja strategii i to zdaniem Kanclerza się udało. Nie było wprowadzanych zmian np. przez władze uczelni, dzięki czemu mogli rozłożyć realizację w czasie przez 8-10 lat i doszli do efektów, które przy dużych nakładach finansowych osiągnęliby znacznie wcześniej.
O roli dostawców w pracy dyrektorów IT
Dariusz Wronikowski odwołał się do swoich doświadczeń z Uniwersytetu Medycznego i wcześniej z Akademii Leona Koźmińskiego oraz współpracy z rektorami uczelni w zakresie digitalizacji. Cyfrową transformację buduje nie tylko CTO czy dyrektor IT, ale cała uczelnia. Zadaniem dyrektora IT jest tutaj zbudowanie strategii cyfrowej transformacji i „połączenie kropek” pomiędzy różnymi systemami uczelni. Prelegent podkreślił rolę zaufania i zrozumienia w skutecznym działaniu dyrektora IT.
Odwołując się do wypowiedzi przedmówcy Dariusz Wronikowski dodał, że on właśnie dołączył do edukacji z innej branży, turystycznej dokładnie, i na początku informatyka była dla niego wszędzie taka sama – czym niby chmura w organizacji turystycznej różni się od instytucji edukacyjnej? Przyznał, że jednak „błądził niesamowicie”, próbując zrozumieć zaawansowane procesy i sieci zależności w uczelni. Prelegent polemizowałby ze stwierdzeniem, że uczelnie są nieatrakcyjne dla CTO: uważa, że jest sporo ciekawych wyzwań i rzeczy do zrobienia.
Projekty, które realizował dotychczas Dariusz Wronikowski, opierały się o dostawców – tak było szybciej i łatwiej. Ponadto prelegent czuł się bezpieczniej, przekazując budowę konkretnego zadania dostawcy. Po terminie wdrożenia utrzymaniem danego rozwiązania lub usługi zajmuje się już zespół IT uczelni i ewentualnie próbuje je rozwijać.
„Dużą uwagę zwracaliśmy na bezpieczeństwo IT i wiedziałem, że jeśli mam po drugiej stronie dostawcę, który ma zespół odpowiedzialny za bezpieczeństwo budowanych systemów, to na pewno zrobi to lepiej iż osoba, która u mnie [w uczelni] zajmuje się dziesiątkami systemów. Miałbym jeszcze na tą osobę narzucić dodatkowe bezpieczeństwo w kodzie aplikacji? To mija się z celem” – podkreślił Dariusz Wronikowski.
W swojej karierze pracował z wieloma dostawcami i ogromną wartością jest doświadczenie danego dostawcy w sektorze edukacji, gdzie mamy wiele złożonych procesów. „Tłumaczenie tego wszystkiego nowemu dostawcy zajmowało bardzo dużo czasu i ilość błędów, która była popełniana, powodowała, że projekt trwał i trwał” – mówił prelegent, podkreślając, że czas realizacji projektu ma bardzo duże znaczenie w edukacji, gdzie cyklicznie pojawiają się „peaki”, np. rekrutacja. Jeśli jakieś procesu nie uruchomimy do czasu rekrutacji, to następną szansę mamy dopiero za rok.
Kompetencje dyrektorów IT – co wyróżnia skutecznego CTO?
Justyna Kurek-Wdowiak współpracowała z wieloma CTO. Czym charakteryzowali się najlepsi z nich?
Prelegentka podkreśliła, że zarówno w biznesie, jak i na uczelniach dyrektorzy IT pełnią kluczową funkcję o szerokim zakresie odpowiedzialności. Stąd też potrzebują odpowiedniej wiedzy oraz zestawu kompetencji tak twardych, jak i miękkich.
Jedną z kluczowych kompetencji jest posiadanie wizji technologicznej i umiejętne jej przedstawianie, np. rektorowi. Dyrektor IT musi też mieć intuicję co do technologii – można ją rozwinąć tylko przez doświadczenie. Niezbędne jest, aby CTO potrafił zarządzać zespołem, budować swój autorytet i zarządzać zmianą w organizacji. Istotną jest umiejętność prostego mówienia o technologii, w sposób zrozumiały dla odbiorców.
W rozwój jakich kompetencji powinni zainwestować dyrektorzy IT, by być gotowymi na przyszłe wyzwania? Teoria edukacji przyszłości mówi o tzw. wielkiej czwórce kompetencji: kreatywność, kooperacja, komunikacja i krytyczne myślenie. To w nie powinniśmy inwestować (nie tylko jako CTO), bo będą one niezastępowalne przez technologie.
Zespoły IT i rola lidera
IT to obecnie branża, w której dominują mężczyźni i niewiele jest kobiet, które są dyrektorami IT w uczelniach. Poprosiliśmy Monikę Mikowską o przedstawienie jej historii z Mobee Dick, założonej przez nią firmy zajmującej się UX.
Monika Mikowska podkreśliła, że płeć nie ma znaczenia. Znaczenie ma to, co powiedziała jej przedmówczyni, czyli kompetencje. „Nigdy się nie zastanawiałam, czy jest dla mnie miejsce jako kobiety, czy go nie ma, tylko szłam za poczuciem misji. Zakładając swoją firmę, zależało mi na tym, żeby dostarczać na rynek piękne, proste, praktyczne rozwiązania mobilne. Idąc za tą misją, sama wydeptywałam sobie ścieżkę w branży” – mówiła prelegentka.
Podstawą Mobee Dick jest sprawnie działający zespół. Jak budować zespoły IT i im przewodzić? Prelegentka przekonała się, co jest najważniejsze w byciu liderem, podczas dramatycznej sytuacji. Jak przyznała, dwa lata temu jej firma stała nad krawędzią upadłości. Jako liderka postawiła na autentyczność i szczerość wobec zespołu. Chodziło jej o ratowanie nie „własnego ego jako przedsiębiorczyni”, ale ratowanie zgranego zespołu. Sytuacja ta pokazała jej wyraźnie, jak ważne jest zaufanie i transparentna komunikacja. W działaniu lidera – czy to dyrektora IT, czy CTO – istotna jest również samoświadomość. Warto uzmysłowić sobie swoje mocne i słabe strony, swoje kompetencje i luki oraz clou pełnionej przez siebie roli.