Cyfrowa transformacja obsługi studentów 

Uniwersytet Civitas w Warszawie podpisał umowę na realizację projektu e-teczki studenta opartej o platformę WEBCON. Inicjatywa ta stanowi kolejny etap konsekwentnej cyfryzacji procesów administracyjnych uczelni oraz modernizacji sposobu zarządzania dokumentacją studencką. Celem projektu jest nie tylko zastąpienie dokumentacji papierowej rozwiązaniem elektronicznym, lecz przede wszystkim uporządkowanie i automatyzacja kluczowych procesów towarzyszących całemu cyklowi życia studenta. 

Jedno cyfrowe środowisko dla całego toku studiów 

Planowane rozwiązanie umożliwi kompleksowe zarządzanie dokumentacją studencką w jednym, spójnym środowisku cyfrowym – od etapu rekrutacji, przez przebieg studiów, aż po zakończenie kształcenia i archiwizację dokumentów. E-teczka studenta obejmie dokumentację osobową, przebieg studiów, dokumenty dyplomowe, a także sprawy finansowe i związane z pomocą materialną. Centralizacja danych zwiększy przejrzystość procesów, poprawi dostępność informacji dla uprawnionych pracowników oraz znacząco podniesie poziom bezpieczeństwa danych. 

Automatyzacja i elastyczność dzięki WEBCON  

Technologiczną podstawą projektu jest platforma WEBCON – nowoczesne rozwiązanie low-code, które umożliwia szybkie modelowanie, automatyzację i rozwój procesów administracyjnych. Dzięki jej wykorzystaniu Uniwersytet Civitas zyska możliwość skrócenia czasu obsługi spraw studenckich, ograniczenia pracy manualnej oraz elastycznego dostosowywania procedur do zmieniających się przepisów prawa i wymagań formalnych. System pozwala również na stopniowe rozszerzanie zakresu e-teczki o kolejne procesy, bez konieczności przebudowy całej architektury rozwiązania. 

Sprawdzone wdrożenia i integracja z systemami dziekanatowymi 

Za realizację projektu odpowiada PCG Academia – Partner Premium WEBCON, posiadający szerokie doświadczenie we wdrażaniu platformy WEBCON w szkolnictwie wyższym. Równolegle PCG Academia prowadzi obecnie kilkanaście wdrożeń e-teczki studenta na różnych uczelniach w Polsce, budując rozwiązania zintegrowane z dwoma najpopularniejszymi systemami dziekanatowymi funkcjonującymi na rynku: PCG Dziekanat oraz USOS. 

Dzięki takiemu podejściu e-teczka studenta nie funkcjonuje jako odrębny system, lecz staje się naturalnym rozszerzeniem środowiska dziekanatowego, wykorzystując dane już istniejące w uczelni. Integracja pozwala na eliminację podwójnego wprowadzania informacji, zwiększa spójność danych oraz znacząco usprawnia codzienną pracę administracji. 

Etapowa realizacja i zgodność z regulacjami 

Projekt na Uniwersytecie Civitas realizowany będzie etapowo krok po kroku, tak aby zapewnić uczelni bezpieczną i nowoczesną transformację cyfrową. Wspólnie z Aleksandrą Matukin‑Szumlińską prowadzimy kompleksowy proces, który obejmuje uporządkowanie kluczowych procesów administracyjnych, zarządzanie zmianą od pierwszej analizy aż po wdrożenie, dopasowanie rozwiązania do realnych potrzeb uczelni oraz szkolenia łączące prawo z technologią — tak, aby nowy system był wykorzystywany naprawdę, a nie tylko „na papierze”. Projekt rozpoczynamy od analizy przedwdrożeniowej, a następnie przechodzimy do konfiguracji, integracji i przygotowania pracowników do pracy w nowym środowisku. Naszym priorytetem jest pełna ciągłość prowadzenia dokumentacji i zgodność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi dokumentacji studenckiej — tak, aby efekty wdrożenia były zarówno praktyczne, jak i w 100% bezpieczne. 

Nowoczesna uczelnia zorientowana na praktykę i cyfrowy rozwój

Uniwersytet Civitas to warszawska uczelnia, która łączy wiedzę akademicką z praktycznym przygotowaniem do potrzeb współczesnego rynku pracy. Oferuje szeroki wybór kierunków – od nauk społecznych, przez zarządzanie i biznes, po prawo, komunikację i nowe technologie – i stawia na rozwój kompetencji przyszłości oraz współpracę z otoczeniem społeczno-gospodarczym. Uczelnia konsekwentnie rozwija także swoje zaplecze organizacyjne i administracyjne, inwestując w nowoczesne rozwiązania cyfrowe. Wdrożenie e-teczki studenta opartej na WEBCON to kolejny krok w tym kierunku – usprawniający codzienne procesy i wspierający zarówno studentów, jak i pracowników.