Ostatni webinar z cyklu „Uniwersytet Przyszłości” poświęciliśmy digitalizacji obiegu dokumentów oraz automatyzacji procesów operacyjnych na uczelniach. Zarządzanie procesami na uczelni to skomplikowana i wymagająca praca, dlatego uczelnie poszukują narzędzi, które pomogą oszczędzić czas oraz obniżyć koszty związane z utrzymaniem i aktualizacją procesów.

Jednym z najlepszych rozwiązań, które potrafią sprostać wymaganiom uczelni, jest platforma lowcode WEBCON BPS. W Polsce platformę wykorzystuje blisko 15 szkół wyższych, w tym Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu. O doświadczeniach uczelni z platformą opowiedział Marcin Gąsiorek, Zastępca Dyrektora ds. Systemów Informatycznych z Uczelnianego Centrum Informatyzacji UP. Platformę WEBCON BPS zaprezentował Jakub Romankiewicz, który opiekuje się siecią Partnerów WEBCON oraz jest konsultantem ds. optymalizacji procesów biznesowych w WEBCON. Spotkanie moderował Jakub Brończyk, Regionalny Dyrektor Sprzedaży w PCG Academia.

DLACZEGO LOWCODE?

WEBCON BPS jest systemem klasy workflow i typu lowcode. Firma WEBCON postawiła na lowcode ze  względu na doświadczenia klientów, którzy zmagali się z innymi z rozwiązaniami oferującymi niewielkie możliwości w zakresie integracji z ekosystemem IT ich organizacji. Dlatego pracując nad WEBCON BPS nie chciano tworzyć kolejnej platformy z zamkniętą, określoną liczbą funkcjonalności, lecz narzędzie, które odpowie na potrzeby użytkowników.

Lowcode to lepszy i łatwiejszy sposób dostarczania rozwiązań informatycznych dla zwykłego użytkownika. Wyróżnikiem tego typu rozwiązań jest implementacja funkcjonalności oczekiwanych przez użytkowników praktycznie z pominięciem programistów lub tylko z niewielkim ich zaangażowaniem. Przynosi to organizacji duże oszczędności, gdyż opracowanie tych samych funkcji przez zespół deweloperski to znaczący koszt.

Więcej o technologii lowcode: Low-code Technology Revolution | WEBCON

Według raportu firmy Forrester The Total Economic Impact of WEBCON BPS platforma ta pozwala osiągnąć nawet 113% ROI, przyspieszyć procesy biznesowe o 87% i zaoszczędzić ponad 1 000 000 $ w ciągu trzech lat. Raport dotyczył jednego z klientów WEBCON o wielkości 700 użytkowników platformy. W przypadku uczelni zatrudniających zwykle więcej osób te wyniki mogą być jeszcze lepsze.

Co wpłynęło na tak duże korzyści finansowe? Nie były to koszty wdrożenia czy licencji, ale oszczędności generowane przez klienta, który optymalizuje procesy biznesowe znacznie szybciej oraz nie potrzebuje już nabywać innych technologii.

WEBCON BPS, produkt całkowicie polski i rozwijany w Krakowie, znalazł kilkuset klientów w Polsce i zagranicą. Platforma wzbudziła zainteresowanie nie tylko polskich szkół wyższych, ale i zagranicznych instytucji edukacyjnych. Aktualnie WEBCON wdraża elektroniczny obieg dokumentów dla sieci szkół w Holandii, trwają też rozmowy ze skandynawskimi uczelniami oraz prace nad rozwiązaniami dla niemieckich uczelni.

KLUCZOWE WYRÓŻNIKI PLATFORMY WEBCON BPS

Platforma WEBCON BPS wyróżnia się wśród innych platform do elektronicznego obiegu dokumentów wieloma funkcjonalnościami i technologiami.

Jedna z kluczowych cech platformy to technologia InstantChange, która umożliwia natychmiastowe wprowadzanie zmian do procesów i aplikacji. Jeśli uczelnia ma utworzony obieg dokumentów i potrzebuje zmienić kierunek przepływu tego dokumentu, może zrobić to praktycznie od ręki. Zmiany można wprowadzać w procesach działających na żywo i uzyskać pożądane wyniki w czasie rzeczywistym. Użytkownicy są w stanie wprowadzać potrzebne zmiany samodzielnie, bez angażowania działu IT.

Więcej o technologii Instant Change: InstantChange™ technology: building future-proof applications | WEBCON

Kolejny wyznacznik platformy to Citizen Assisted Development. Dzięki funkcji Designer Desk – przeglądarkowej wersji platformy, która umożliwia proste tworzenie workflow, formularzy i dokumentacji – użytkownicy mogą najpierw sami przetestować swoje pomysły na rozwój aplikacji, bez angażowania zespołu IT. Użytkownik zyskuje więc możliwość zaangażowania w proces wytwarzania aplikacji, raportu czy sposobu funkcjonowania systemu i uzyskania rozwiązania idealnie dopasowanego do jego potrzeb, a zespół IT może w tym czasie skupić się na kluczowych zadaniach.

Narzędzie pozwala klientom samodzielnie wykonać elementy konfiguracji i przygotować projekt aplikacji, a następnie omówić go z współpracownikami i dopiero przekazać do IT. Możliwość kooperacji z innym użytkownikiem platformy w czasie rzeczywistym i z dowolnego miejsca przynosi duży wzrost efektywności przepływu danych i procesów w organizacji.

Więcej o Citizen Assisted Development: Rethinking Citizen Development | WEBCON

Istotnym plusem WEBCON BPS jest także wielojęzyczność nie tylko interfejsu, ale i wartości słowników i powiadomień mailowych. Jeden użytkownik w ramach tej samej platformy może mieć cały interfejs w języku polskim, a drugi w zupełnie innym. Przykładowo, student zagraniczny może złożyć wniosek o jakieś zaświadczenie poprzez formularz w swoim języku, a pracownik dziekanatu może je wygenerować w interfejsie polskim.

Ponadto WEBCON BPS cechuje się interoperacyjnością i integrowalnością. Platforma integruje się z usługami dostępnymi w ekosystemie firmy Microsoft, w tym Office365, Teams czy Outlook. Platforma posiada też otwarte API, które jest jej częścią i nie wymaga dodatkowych opłat.

Więcej o funkcjonalnościach platformy:  Low-code delivery for business applications | WEBCON

WEBCON BPS NA UNIWERSYTECIE PRZYRODNICZYM WE WROCŁAWIU

Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu korzysta z platformy WEBCON BPS od 2015 roku. Władze Uniwersytetu poszukiwały narzędzia, które zintegruje różne systemy działające na uczelni w jeden spójny interfejs dla użytkowników oraz spełni odmienne potrzeby każdego z wydziałów. Jednocześnie nie chciano skomplikowanego systemu, a taki, który byłby przyjazny także dla użytkowników sporadycznie korzystających z tego typu narzędzi.

„Nie chcieliśmy się też zamykać w gotowym, pudełkowym rozwiązaniu, mając świadomość dynamiki zmian, jaka zachodzi zarówno wewnątrz uczelni, jak i różnych wymogów z zewnętrznych instytucji” – wyjaśnił Marcin Gąsiorek.

W 2015 roku na uczelni zarejestrowano pierwsze dokumenty w WEBCON BPS. Zaczęto od obiegu finansowego – faktur, rachunków itp. Następnie przeniesiono wnioski zakupowe, czyli planowanie wydatkowania i zgody, a dalej rozliczanie delegacji. Platforma została też zintegrowana z systemem ERP uczelni, czyli księgowością, logistyką i finansami.

Uruchomiono także obiegi do obsługi procesów kancelaryjnych, a w dalszej kolejności wdrożono w moduł płacowy oraz do obsługi umów cywilnoprawnych. Niedawno zaś, w zeszłym roku, dodano do WEBCON BPS procesy administracyjne, w tym planowanie remontów, inwestycji czy szerzej zarządzanie infrastrukturą uczelni. Te procesy są obecnie w całości realizowane elektronicznie.

Na platformie działa obecnie ponad 130 obiegów, zarówno prostych, jak i złożonych, gdzie część kroków jest warunkowa i ścieżka obiegu zmienia się w zależności od wybranych parametrów. Z platformy WEBCON BPS korzystają wszyscy pracownicy uczelni, czyli ponad 1600 osób.

W planach Uniwersytet ma migrację procesów kadrowych. Aktualnie realizowane są one w innym rozwiązaniu, ale w związku z pozytywnymi opiniami społeczności uczelni o WEBCON BPS pojawiły się głosy, żeby przenieść je na tę platformę. Trwają też pracę nad implementacją na platformie również obiegów typowo administracyjnych, takich jak przygotowywanie uchwał czy zarządzeń.

OCENA PLATFORMY PRZEZ PRACOWNIKÓW UNIWERSYTETU

Jak platforma WEBCON BPS jest postrzegana przez społeczność uczelni? „Odbiór platformy jest pozytywny, ułatwiła ona wielu procesów i dała nowe możliwości w ich obsłudze” – mówił Marcin Gąsiorek.

Pracownicy są bardzo zadowoleni i chwalą sobie, że wszystko można załatwić poprzez jedną tylko platformę. „Wszystkie formalności załatwiają za pomocą właściwie jednego formularza i już właściwe działy wewnątrz uczelni prowadzą odpowiednie procedury” – podkreślił prelegent. Co więcej, platforma ma przyjazny interfejs i poszczególne moduły opierają się na tych samych zasadach, łatwo więc nauczyć się takiego jednolitego systemu. Równie zadowolone są władze uczelni, w szczególności z uporządkowania procesów i łatwego dostępu do wszystkich potrzebnych informacji.

„W imieniu uczelni mogę powiedzieć, że z rozwiązania WEBCON jesteśmy zadowoleni i na pewno chcielibyśmy je rozwijać dalej w przyszłości” – podsumował Marcin Gąsiorek.

Webinar zakończyła praktyczna prezentacja możliwości platformy WEBCON BPS, poprowadzona przez Jakuba Romankiewicza. Ekspert przedstawił przykład procesów związanych z umowami i podpisem kwalifikowanym.