PCG Academia – we współpracy z WEBCON – zbudowała gotowy integrator umożliwiający dwustronną wymianę danych pomiędzy EZD RP a WEBCON. Integrator PCG Academia pozwala na połączenie funkcji kancelaryjnych EZD RP z warstwą procesową. To rozwiązanie nie tylko dla szkolnictwa wyższego, ale dowolnej organizacji publicznej – jest uniwersalne i nadaje się do każdego scenariusza użycia w obszarze zarządzania dokumentacją. W opracowywaniu narzędzia korzystaliśmy z pomocy NASK–PIB, któremu dziękujemy za celne, merytoryczne wskazówki.

Rozwiązanie zaprezentowaliśmy na webinarze z 24 lutego 2026, który stanowił też okazję do dyskusji nad cyfryzacją obiegu dokumentów z perspektywy technologicznej, procesowej i prawnej. Doświadczeniami podzielili się: Piotr Masalski, Wiceprezes PCG Academia, Łukasz Wróbel, Wiceprezes WEBCON, oraz Piotr Szumliński, radca prawny i Dyrektor Centrum Wsparcia Dydaktyki Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Czy EZD jest obowiązkowy w sektorze publicznym?

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nakłada na instytucje publiczne obowiązek prowadzenia czynności kancelaryjnych. Już od kilku lat ustawa dopuszcza do tych celów wykorzystanie systemów do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Kwestie ewidencji, przechowywania, właściwego zabezpieczenia itd. możemy realizować cyfrowo, choć prawnie takiego obowiązku nie ma. Musimy jednak stosować się do zapisów ustawy o doręczeniach elektronicznych, co generuje dokumentację w postaci cyfrowej. Nadal do niej ma zastosowanie instrukcja kancelaryjna. Jako że większość systemów dziedzinowych nie jest systemem EZD i nie służy do archiwizacji ani ewidencjonowania spraw, to z praktycznego punktu widzenia wdrożenie EZD ma sens i jest wielkim ułatwieniem.

Zdecydowanie nastał moment, w którym powinniśmy zająć się EZD na poważnie. Dziś już nie ma na co czekać – cyfryzacja obiegu dokumentów w sektorze publicznym to nie tylko kwestia efektywności, ale również zgodności z przepisami.

Mamy tu różne możliwości, ale wiele z nich wymaga specjalistycznej wiedzy – technicznej lub prawnej. Dla użytkownika końcowego dużo lepsze będą te systemy, w których ta wiedza jest już „zaszyta”. Użytkownik nie musi wtedy znać szczegółów, ale wie, że wszystko jest zgodnie z prawem i że spełnia wszelkie wymogi proceduralne, bo proces przebiega automatycznie, zgodnie z ustaloną ścieżką obiegu.

Co zyskujemy łącząc silnik procesowy z EZD RP

W systemie EZD RP mamy numerowanie spraw, dekretację elektroniczną, powiązanie dokumentu z innymi dokumentami – ale nadal wszystko tak naprawdę dzieje się poza systemem. Mamy wpływ i odpowiedź elektroniczną, ale proces między tymi punktami nie jest zautomatyzowany. Ponadto nie gromadzimy danych, trudno nam zoptymalizować proces, a nawet zweryfikować jak on de facto przebiega. Jak zmienia się sytuacja, kiedy dodamy tutaj silnik procesowy? 

Silnik procesowy pozwala stworzyć reguły procesowania dokumentów i osadzić pewne automatyzacje w ramach tego procesowania. Zyskujemy wtedy automatyczną klasyfikację przychodzącego dokumentu oraz dalej automatyczne przeprocesowanie bazie typu, klasy i treści dokumentu, który następnie – również automatycznie – trafia do właściwej osoby lub osób zanim ktokolwiek go przejrzy. Oszczędzamy czas i sprawiamy, że dane informacje trafiają w odpowiednie ręce – do konkretnych osób na konkretnych stanowiskach.

W cyfryzacji nie chodzi o tylko digitalizację dokumentu na wejściu i wyjściu, ale objęcie też wszystkich działań pomiędzy. Bez warstwy procesowej i obiegów elektronicznych sprawa procesowana jest w formie pseudoelektronicznej poza systemem – zaczynamy wysyłać maile, tworzyć na boku excele. Tracimy nad sprawą kontrolę. Wprowadzenie silnika procesowego pozwala wprowadzić sposób procesowania dokumentacji zgodny z procedurami, w pełni audytowalny i możliwy do optymalizacji dzięki zbieranym danym. Jesteśmy w stanie wykrywać nieoptymalne sposoby realizacji i zwiększać efektywność.

Cyfryzacja – duży projekt małymi kroczkami

EZD RP i e-doręczenia zapewniają cyfryzację procesu na jego początku i końcu, co daje nam idealne przedpole, by pójść za ciosem i rozpocząć cyfryzację środka, czyli procesu. Cyfryzacja procesów z perspektywy dowolnej organizacji to obiecujące, lecz gigantyczne przedsięwzięcie. Jeśli jako jedyny cel określimy scyfryzowanie 100% procesów, to stajemy przed misją niemożliwą. Wchodzimy w sposób postrzegania, który bardzo często paraliżuje działanie.

Nie musimy jednak wszystkiego zaplanować na starcie. Wybierając dobre rozwiązanie kategorii procesowej, najlepiej takie spięte z EZD RP, można stopniowo cyfryzować kolejne procesy. Dobrze jest zacząć od konkretnego, prostszego procesu i kolejno zwiększać poziom cyfryzacji procesów.

Podejście do cyfryzacji, które opiera się nie na jednym dużym projekcie (niosącym ze sobą duży poziom ryzyka), a na iteracyjnym, stopniowym pokrywaniu kolejnych obszarów jeden po drugim jest najskuteczniejsze. Możemy korzystać z pomocy dostawcy, a z biegiem czasu stworzyć własne centrum kompetencyjne.

Platforma taka jak WEBCON pozwala zapewnić standaryzację cyfryzowanych krok po kroku procesów. To z kolei wspiera adopcję rozwiązania przez końcowych użytkowników, którzy nie muszą się uczyć na nowo każdego kolejnego procesu, bo cały czas używamy tej samej technologii. Nowy proces staje się po prostu kolejnym modułem tego, co pracownicy już dobrze znają. Nie tylko znacząco ułatwia to pracę, ale i pozytywnie rzutuje na odbiór systemu i przełamanie niechęci do zmian.

Jak ugryźć EZD? Różne możliwości dla instytucji

WEBCON jest systemem kategorii EZD i może stanowić alternatywę dla systemu kancelaryjnego. Wiele z wdrożeń ma na celu obsługę kancelarii i WEBCON może wykonać te czynności jak nadawanie numeracji spraw czy obsługa pism wychodzących i przychodzących. Platforma umożliwia zgodne z regułami przesyłanie zadań do konkretnych osób, osadzanie automatyzacji i zapis śladu audytowego. Może też pełnić rolę repozytorium danych – pozwala gromadzić zarówno metryki dokumentów, jak i same dokumenty. WEBCON może łatwo zintegrować się z e-doręczeniami i podpisami elektronicznymi dowolnego dostawcy. Nie trzeba przełączać się między systemami – wszystko odbywa się w ramach jednej platformy, co nie tylko jest wygodne dla użytkownika, ale i nie wymaga od nas zarządzania uprawnieniami w wielu różnych systemach.

Natomiast scenariusz EZD RP + integracja od PCG + WEBCON jako silnik procesowy również się dobrze sprawdzi. Jeśli mamy już EZD RP, WEBCON może zostać dodany jako warstwa procesowa, która będzie pełniła też funkcję integracji danych z wielu systemów funkcjonujących na uczelni (np. ERP, finansowo-księgowy, zarządzania wiedzą). Powiązanie danych w bardzo dużym stopniu eliminuje konieczność ręcznego wpisywania danych oraz błędy.

Podsumowując, zależnie od potrzeb może to być model oparty tylko i wyłącznie na rozwiązaniu WEBCON, które pełni doskonale funkcję kancelarii, repozytorium dokumentów i jest przez nas zintegrowany z e-doręczeniami. Można również skorzystać z takiego modelu, w którym EZD RP jest zintegrowany ze wszystkimi procesami na WEBCON, które z kolei komunikują się w sposób dwukierunkowy z systemami uczelnianymi.

Integracja z EZD RP, którą opracowaliśmy, to pełna synchronizacja w dwie strony. Jeżeli coś się zmieni w procesie, to ta zmiana trafi do archiwum w EZD RP. Jeżeli zaś to z EZD RP wypłynie jakaś zmiana, trafi ona do procesu. Integracja pozwala na tworzenie nowych procesów w oparciu o silnik low-code i ich automatyczne mapowanie na system EZD RP, co daje możliwość zastosowania tego rozwiązania w dowolnym przypadku.

Zobaczcie działanie Integratora EZD RP z WEBCON w praktyce