Tematem ostatniego webinaru z trzeciego cyklu Uniwersytet Przyszłości był system PCG Sylabusy do kompleksowej obsługi wszystkich procesów związanych z sylabusami. O systemie rozmawiali Dariusz Bednarz, Product Manager w PCG Academia, oraz dr Jolanta Buczek, która naukowo i zawodowo zajmuje się szkolnictwem wyższym.

Wielu z Was pewnie pomyślało: „Specjalny system do sylabusów? A po co nam to?”. Żeby nie wpisywać ręcznie i wielokrotnie tych samych danych, żeby przygotowanie sylabusów nie zabierało tyle czasu i wysiłku, żeby ustandaryzować i zautomatyzować proces, żeby łatwiej zapewnić zgodność sylabusów z wymogami prawa – wyliczała dr Jolanta Buczek.

System do zarządzania sylabusami to wsparcie w procesie przygotowania sylabusów i budowania programu studiów. Zapewnia sprawną komunikację na poziomie koordynatora, osoby wypełniającej i osoby zatwierdzającej sylabus. Narzędzie umożliwia też jasny, ustandaryzowany proces akceptacji bez „wąskich gardeł” i własną definicję drogi sylabusa od wypełnienia do akceptacji i publikacji.

Logowanie odbywa się poprzez centralny system logowania uczelni, nie trzeba więc zapamiętywać dodatkowych haseł. PCG Sylabusy daje pełną kontrolę nad uprawnieniami użytkowników i dostępem do poszczególnych opcji. Dzięki różnym rolom użytkowników system jest zabezpieczony przed nieuprawnionym modyfikowaniem treści.

Jednym z kluczowych komponentów usprawniających pracę w PCG Sylabusy są słowniki. Są to gotowe zbiory elementów wykorzystywanych do uzupełniania sylabusów, na które składają się dyscypliny i dziedziny, efekty kształcenia, formy studiów, zajęć i zaliczenia, poziomy, nazwy przedmiotów, wydziały i kierunki, profile i specjalności, a także literatura.

Elementy zawarte w słownikach wynikają z rozporządzeń prawnych oraz ze struktury uczelni. W każdym momencie do słownika można dodać nowe elementy i je edytować. Można je także usuwać, przy czym wprowadzone zostało tutaj zabezpieczenie – system nie pozwala usunąć elementów używanych w aktywnym sylabusie i wyświetla stosowne ostrzeżenie.

PCG Sylabusy umożliwia również łatwe ustandaryzowanie i ujednolicenie sylabusów poprzez szablony. System pozwala na tworzenie szablonów sylabusów i edycję już istniejących w przejrzystym interfejsie graficznym, nie wymagającym wiedzy technicznej ani wsparcia programisty. Przy tworzeniu szablonu można ustawić, do których sekcji dane wprowadza dydaktyk, a do których dane są pobierane automatycznie. W kreatorze szablonów dostępne są gotowe predefiniowane sekcje z opcją samodzielnego dodania kolejnych.

Sylabusy generowane są na podstawie wypełnionych szablonów. Istotnym ułatwieniem jest możliwość kopiowania treści sylabusów z poprzednich cyklów i ich modyfikacji do bieżącego cyklu, co znacząco przyśpiesza cały proces. W systemie dostępny jest podgląd, na jakim etapie znajduje się dany sylabus – np. jest jeszcze niewypełniony, czeka na akceptację lub jest zatwierdzony. Można też podejrzeć postęp w wypełnianiu sylabusa i dodawać komentarze do danego sylabusa, a także otrzymywać powiadomienia o zmianie jego statusu.

System pozwala również na przechowywanie całej historii sylabusów oraz na pobieranie raportów kontrolnych dla upewnienia się, że np. żaden przedmiot nie został bez wypełnionych efektów. Rozwiązanie dokonuje również automatycznej weryfikacji poprawności wypełnienia sylabusa, sprawdzając go pod kątem potencjalnych błędów, np. w liczbie ECTS lub godzin.

Po zatwierdzeniu sylabusa następuje jego opublikowanie, co można zrobić prosto z poziomu systemu. Wbudowany mechanizm pozwala upubliczniać tylko zaakceptowane i aktualne sylabusy, zabezpieczając przed ewentualnymi pomyłkami. Gotowe sylabusy – tak pojedyncze, jak i od razu całe zestawy dla kierunku – można również wydrukować oraz eksportować do formatów PDF i DOC.

Ponadto dzięki opcjom Kierunki studiów i Plany zajęć PCG Sylabusy zapewnia kompleksową obsługę procesów organizacji kierunków studiów, nie tylko wypełniania sylabusów. System pozwala uczelni na usystematyzowane zgromadzenie większości danych dotyczących programów studiów w jednym miejscu, co stanowi duże ułatwienie dla przygotowania dokumentacji niezbędnej do m.in. uzyskiwania akredytacji.

Wszystko to dostępne jest w webowym i intuicyjnym interfejsie, przygotowanym do działania także na urządzeniach mobilnych. PCG Sylabusy oferuje również szerokie możliwości konfiguracji i dostosowania systemu do potrzeb uczelni. Możliwe jest także zintegrowanie systemu z dowolnym system dziekanatowym i import danych, co przyniesie oszczędność czasu dla administracji i dydaktyków.

Serdecznie zapraszamy do kontaktu i korzystania z wersji demo systemu PCG Sylabusy, w której można w praktyce sprawdzić prezentowane funkcjonalności.