Ostatnie miesiące upłynęły pod znakiem intensywnego gromadzenia, przygotowywania i raportowania danych naukowych do systemów ministerialnych dla celów ewaluacji działalności naukowej.

Wszystkie te dane, w połączeniu z informacjami o działalności dydaktycznej i organizacyjnej, uczelnie mogą wykorzystać do oceny pracowniczej. Ewaluacja pracowników oraz system do wsparcia jej realizacji – PCG Ocena Pracownicza – były tematem ostatniego webinaru z cyklu Uniwersytet Przyszłości. Spotkanie prowadzili eksperci PCG Academia: dr Jolanta Buczek i Piotr Masalski.

Przeprowadzenie okresowej oceny pracowników akademickich jest obowiązkiem wynikającym z ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, obejmującym zarówno szkoły publiczne i niepubliczne, jak i instytuty badawcze oraz instytuty PAN. Okresowa ocena wyników pracy badaczy i dydaktyków jest przeprowadzana nie rzadziej niż raz na cztery lata.

W przypadku uczelni kryteria oceny okresowej dla poszczególnych grup pracowników –dydaktycznych, naukowych oraz naukowo-dydaktycznych – oraz tryb i podmiot dokonujący oceny w uczelni określa rektor po zasięgnięciu opinii m.in. senatu. Ocena może uwzględniać dane zebrane do parametryzacji, takie jak liczba patentów, wdrożeń, publikacji naukowych, prowadzonych badań czy prac rozwojowych. Dodatkowo wpływ na ocenę nauczycieli akademickich ma ich ocena przez studentów i doktorantów.

Ocena okresowa to proces złożony i czasochłonny, obejmujący wszystkich pracowników akademickich. Do jego przeprowadzenia wymagane jest zebranie i przeanalizowanie szerokiego zakresu danych dla każdej osoby indywidualnie. Jednocześnie konieczne zachowanie jest spójności zasad oceny dla zagwarantowania uczciwości i bezstronności procesu.

Nic więc dziwnego, że uczelnie stosują różne narzędzia wspierające przeprowadzenie oceny okresowej. Tradycyjnie jest to papierowy arkusz oceny – to wymaga jednak ręcznego przepisywania danych do np. Excela. Dlatego coraz częściej uczelnie decydują się na wdrożenie systemów informatycznych.

Jednym z najnowszych takich rozwiązań jest PCG Ocena Pracownicza, będący częścią Sciencecloud – ekosystemu rozwiązań IT do zarządzania nauką w uczelni. System eliminuje papierowy obieg dokumentów związanych z oceną pracowniczą oraz pozwala na optymalizację i zwiększenie transparentności procesu oceny.

Rozwiązanie PCG Ocena pracownicza powstało jako odpowiedź na konkretne zapotrzebowanie uczelni. We współpracy ze zróżnicowaną grupą szkół wyższych zrealizowaliśmy pilotaż, w ramach którego przeanalizowaliśmy regulaminy i karty oceny oraz zidentyfikowaliśmy oczekiwane funkcjonalności.

Jedną z kluczowych funkcji jest kreator reguł oceny pracowniczej. Ten łatwy w użyciu edytor wizualny z elementami typu „przeciągnij i upuść” oraz podpowiedziami pozwala w kilka kliknięć zdefiniować ocenę zgodną z regulaminami i uchwałami uczelni. Dzięki rozbudowanym algorytmom przydziału punktów i formularzom oceny z dowolnymi sekcjami oceny (badawczo-rozwojowymi, dydaktycznymi, organizacyjnym) możemy przeprowadzić w systemie ocenę dostosowaną do wszystkich grup pracowników uczelni.

System PCG pozwala również na zmniejszenie ilości czasu i pracy niezbędnych do realizacji procesu oceny pracowników dzięki automatyzacji i integracjom. Integracje dają możliwość automatycznego pobierania danych (np. o publikacjach) z systemów zewnętrznych, takich jak PBN, POL-on czy ORCID, oraz z systemów wewnętrznych, np. ERP czy systemów uwierzytelniania (systemów centralnego logowania). Nie potrzebujemy więc dodatkowego loginu i hasła do PCG Oceny pracowniczej, a logujemy się przez konta uczelniane.

Możliwa jest również integracja systemu z używanymi przez uczelnie rozwiązaniami własnymi, np. bazami wiedzy zawierającymi publikacje naukowe. System pozwala na jednoczesne uwzględnianie osiągnięć integrowanych i dostarczanych ręcznie poprzez stosowne formularze.

PCG Ocena Pracownicza daje także możliwość automatycznego generowania raportów dostosowanych do różnych odbiorców: kierowników, członków i przewodniczących komisji czy także samych pracowników. Pracownicy również mają dostęp do systemu, dzięki czemu mogą sprawdzić, jak wypadają na tle określonych przez uczelnię kryteriów oceny, monitorować zdarzenia, które wpływają na ich ocenę końcową, oraz śledzić postęp w całym okresie objętym oceną. Dostępne dla pracowników czytelne raporty ewaluacyjne mogą pomóc im zawczasu podjąć właściwe działania korygujące. System może również w pełni obsłużyć całą procedurą odwoławczą od oceny.

W systemie można definiować uprawnienia dla różnych grup: samych naukowców, członków komisji, przełożonych itd. Prawa dostępu można przyznać odrębnie dla zapisu i odczytu danych, co zabezpiecza nas przed przypadkowym nadpisaniem danych przez osoby nieuprawnione.

PCG Ocena pracownicza to rozwiązanie chmurowe w modelu SaaS. Oznacza to, że uczelnia nie potrzebuje infrastruktury serwerowej do korzystania z tego rozwiązania, a jego utrzymanie i obsługę  zapewnia PCG. Chmura pozwala także na szybkie uruchomienie systemu w uczelni – realizowaliśmy takie wdrożenia rozwiązań Sciencecloud, które trwały zaledwie cztery tygodnie.

Zapraszamy do oglądania nagrania webinaru, gdzie zaprezentowaliśmy funkcjonalności systemu PCG Ocena Pracownicza. Zachęcamy również do skorzystania z bezpłatnej wersji demo systemu.