Obecna ewaluacja działalności naukowej, obejmująca okres 2022-2025, jest już na półmetku. Czy uczelnie czekają zmiany w sprawozdawczości? Jak wiodące uczelnie radzą sobie z przetwarzaniem dużej ilości danych o nauce? 

Kwestie zarządzania informacją naukową na uczelniach omówiliśmy podczas LUMEN 2023 na panelu moderowanym przez Piotra Masalskiego, Dyrektora Linii Biznesowej PCG Academia. Uczestnikami debaty byli: 

  • Marek Michajłowicz, Zastępca Dyrektora Ośrodka Przetwarzania Informacji – PIB, 
  • Halina Bojkowska, Kierownik Biura Analiz Instytucjonalnych i Raportowania, Uniwersytet Jagielloński, 
  • Tomasz Jałukowicz, Dyrektor Działu Administrowania Nauką, Uniwersytet SWPS. 

Perspektywa OPI 

Ośrodek Przetwarzania Informacji przygotowuje kluczowe w kontekście ewaluacji systemy informatyczne. Marek Michajłowicz, Zastępca Dyrektora OPI, podkreślił, że ekosystem raportowania danych w Polsce składa się z 3 głównych elementów:  

  • zintegrowany system usług dla szkolnictwa wyższego POL-on (czyli sprawozdawczość, weryfikacja i integracja danych), 
  • oprogramowanie do zarządzania dorobkiem naukowym wdrożone przez uczelnie (pozwala to raportować dane na bieżąco i zadbać o ich wiarygodność, a także kształtować politykę naukową uczelni), 
  • inne systemy OPI, takie jak SEDN, RAD-on, ELA czy Ludzie Nauki, wspierające realizację misji uczelni i podejmowanie decyzji zarządczych. 

Systemy są gotowe na przyjmowanie danych dla obecnej ewaluacji. Prelegent spodziewa się w tym roku 100 tys. rekordów publikacji dodanych do PBN, podobnie jak w zeszłym roku. Oznacza to, że szereg uczelni wywiązuje się z obowiązku sprawozdawczego na bieżąco. Aż 80% tych danych pochodzi z interfejsów API, czyli integracji pozwalających na zautomatyzowany przesył danych zamiast ich ręcznego wpisywania. 

Odpowiadając na pytanie z tytułu panelu, Marek Michajłowicz potwierdził, że OPI nie szuka rewolucji, a nastawia się na zachowanie statusu quo co do modelu raportowania danych. Nawet jeśli nastąpią zmiany, np. w punktacji czasopism, to nie będą miały one wpływu na sam sposób raportowania danych. 

OPI nie przewiduje więc zmian w modelu raportowania czy sposobach integracji, ale w związku z uruchamianiem portalu Ludzie Nauki zbierany będzie większy zakres danych. Czy oznacza to dodatkowe obowiązki raportowania dla uczelni? 

Do Ludzi Nauki nie trzeba będzie raportować, uspokaja Marek Michajłowicz. Dane w portalu będą pochodzić z baz ministerialnych, a także będą wzbogacane o wiarygodne źródła. OPI prowadzi na ten temat rozmowy z m.in. Biblioteką Narodową oraz przygląda się bazie CrossRef. Pod uwagę będą brane też inne wartościowe bazy bibliograficzne. 

Zarządzanie informacją naukową na Uniwersytecie Jagiellońskim 

Biuro Analiz Instytucjonalnych i Raportowania ma na Uniwersytecie Jagiellońskim niebagatelną rolę. Na podstawie analiz i raportów Biura nieraz podejmowane są strategiczne decyzje przez władze uczelni. Biuro zajmuje się też przekazywaniem danych do systemów zewnętrznych, nie tylko OPI. Jak wyjaśniła Halina Bojkowska, Kierownik Biura, praca jej jednostki jest możliwa dzięki centralizacji danych przechowywanych w trzech systemach: USOS, SAP i Repozytorium UJ. 

Repozytorium UJ działa na popularnym oprogramowaniu repozytoryjnym DSpace. System ten nie tylko gromadzi, udostępnia i archiwizuje dane, ale też przekazuje je dalej, co jest kluczowe dla uczelni. Największym wyzwaniem jest pozyskanie danych od użytkowników – dużą rolę odgrywa tu Biblioteka Jagiellońska, ale pomaga też sam DSpace, który może pozyskiwać dane z wielu źródeł. 

DSpace umożliwia również analizy, jak wyglądają poszczególne obszary badawcze w uczelni, jaką mają pozycję, które z nich wymagają wsparcia itd. Do analityki pod kątem dyscyplin Uniwersytet Jagielloński stosuje system Sciencecloud, który współpracuje z DSpace. Ewidencja danych w Sciencecloud ułatwia dostęp do wszelkich informacji o stanie nauki w uczelni. O jakość i integralność danych dba Biblioteka Jagiellońska. System umożliwia także udostępnianie danych na zewnątrz.   

Dostęp do Sciencecloud mają w uczelni m.in. przewodniczący rad dyscyplin, którzy na bieżąco mogą weryfikować zgromadzone dane publikacyjne, oraz władze dziekańskie, które zyskują wgląd w postępy pracowników. System pozwala na analizy pod kątem ewaluacji, działania prognostyczne oraz bieżące monitorowanie sytuacji w uczelni. 

Wszystkie wspomniane systemy współpracują ze sobą i wymieniają się danymi. Pomaga to kadrze Uniwersytetu w pełni korzystać ze zgromadzonych danych oraz wspiera rozwój cyfryzacji uczelni. 

Zarządzanie informacją naukową na Uniwersytecie SWPS 

Uniwersytet SWPS w bardzo krótkim czasie – niecałych 2 lat – całkowicie scyfryzował proces zarządzania nauką. „Do pełnego ideału brakuje nam tylko zniesienia obowiązku ręcznego podpisywania oświadczeń afiliacyjnych. Gdyby to zostało zmienione, mamy 100% rozwiązania online bez grama papieru” – wyjaśnił Tomasz Jałukowicz, Dyrektor Działu Administrowania Nauką. 

Dział Administrowania Nauką na SWPS powstał w 2021 r. w odpowiedzi na trudności związane z dopełnieniem zobowiązań ewaluacyjnych, kontynuował Dyrektor. Uczelni zależało też na wykorzystywaniu danych, które już posiada, bez ponownego ich wprowadzania oraz na nie dublowaniu danych.  

SWPS stosuje Scienceloud w modelu chmurowym oraz repozytorium DSpace zainstalowane na własnych serwerach. Dzięki interfejsom API obu systemów udało je się spiąć z resztą infrastruktury uczelni, w tym szczególnie istotnym SalesForce, który uczelnia wykorzystuje do monitorowania procesów. Dzięki temu systemy mogą się komunikować w czasie rzeczywistym oraz synchronizować. 

Uczelnia korzysta z Sciencecloud również do analityki i monitorowania postępów w dyscyplinach. Tomasz Jałukowicz zaznaczył, że dużym wsparciem są tutaj aktualizacje Sciencecloud, które utrzymują system w aktualności ze wszelkimi zmianami od MEiN czy OPI. Ułatwia to analizy i symulacje wyników ewaluacyjnych, a w efekcie działanie zawczasu i „uniknięcie nerwówki” na koniec okresu ewaluacji. Prelegent dodał, że obserwowany przez Dział margines błędu predykcji wyników ewaluacji przez system to maksymalnie 1,5-2%.