Od 1 stycznia 2027 r. wystawianie elektronicznych dyplomów będzie obowiązkowe. Uczelnie będą mogły wystawiać dokumenty z wykorzystaniem Repozytorium Dyplomów Elektronicznych, które zostanie uruchomione 30 czerwca tego roku w ramach systemu POL‑on. Przed uczelniami okres pół roku, podczas którego będą mogły zapoznać się z nowym narzędziem i wdrożyć odpowiednie zmiany administracyjne.

Obowiązkami ustawowymi obok e-dyplomów są dla uczelni także e-doręczenia oraz EZD. Uczelnie nie mają wyboru i muszą podjąć się cyfryzacji. Mają natomiast możliwość wyboru narzędzi cyfryzacji –  warto więc wybrać takie, które połączy wszystkie te obowiązki i ułatwi cyfryzację obsługi spraw studenckich. Elektroniczna Teczka Studenta na platformie WEBCON to jedno narzędzie łączące e-dyplomy, e-doręczenia i EZD.

Dowiedz się więcej – obejrzyj nagranie lub czytaj dalej!

Tekst na podstawie dyskusji, w której uczestniczyli eksperci w zakresie cyfryzacji sektora szkolnictwa wyższego: Eryk Wdowiak, Manager Linii Biznesowej WEBCON, Łukasz Wawer, Manager Linii Biznesowej Science, oraz Aleksandra Matukin-Szumlińska, która prowadzi AMS Pracownię Szkoleniową.

Od czego zacząć cyfryzację w administracji uczelni?

Co do szczegółów wydania dyplomów w wersji cyfrowej jest jeszcze wiele niewiadomych, ponieważ wciąż nie znamy legislacji na poziomie wykonawczym, np. dostosowania rozporządzenia w sprawie studiów do cyfryzacji dyplomów. Co uczelnie mogą zrobić już teraz, by nie czekać z cyfryzacją na ostatni dzwonek?

Aleksandra Matukin-Szumlińska radzi najpierw zadbać o cyfrową archiwizację dokumentacji. Instrukcja kancelaryjna oraz JRWA muszą przewidywać klasę cyfrową dla dokumentów studenckich, inaczej bowiem, nawet gdy cały proces będzie elektroniczny, to i tak koniec końców będzie trzeba dokument wydrukować i archiwizować fizycznie. Z jej doświadczenia wiele uczelni, które wdrażało elektroniczne teczki studenta, utykało właśnie na archiwizacji. Dobrą praktyką jest więc zaczęcie „od końca” i najpierw zapewnienie archiwizacji dla cyfrowej dokumentacji.

Bardzo ważne jest, abyśmy nie przenosili procesów do świata cyfrowego 1:1 ze świata papierowego. Dobrze jest zrobić rewizję wszystkich procesów, procedur i wewnętrznych legislacji. Nie należy też zapominać o możliwościach integracji z innymi systemami, która znacznie ułatwia pracę oraz optymalizuje proces dzięki automatycznemu przepływowi danych.

Rozpoczynając cyfryzację, należy zatem zwrócić uwagę na trzy warstwy:

  • integracyjną – by wielokrotnie korzystać z raz wpisanych danych,
  • procesową – zastanowić się, czy proces jest faktycznie optymalny, czy możemy skrócić ścieżkę obiegu dokumentu, co możemy zautomatyzować,
  • jakość danych źródłowych – sprawdzić, czy dane wprowadzone do systemów są właściwe.

Poprawność danych może być problematyczna, zwłaszcza, jeśli mamy wiele różnych, niepołączonych miejsc, w których przechowujemy i przetwarzamy dane. Sytuację taką określamy jako „wiele źródeł prawdy”. Kluczowe jest uspójnienie narzędzi wykorzystywanych w instytucji i, mówiąc kolokwialnie, dogadanie się różnych interesariuszy. Dane musimy uspójnić, wyczyścić i stworzyć jedno źródło prawdy, najlepiej jedną bazę i jeden system procesowy.

Do inicjalnego zasilenia baz można wykorzystać system POL-on. Warto dodać, że również dane o e-dyplomach będą trafiać do POL-on, gdzie będzie weryfikowana ich prawidłowość zgodnie z wykazami. Nie zapominajmy, że za nierzetelne i nieterminowe wprowadzanie danych do POL-on grożą kary finansowe.

Integrowanie danych z wielu źródeł i systemów między sobą jest dzisiaj niezwykle istotne, ponieważ w zasadzie nie da się wdrażać nowego systemu w oderwaniu od całego ekosystemu IT uczelni. WEBCON integruje się nie tylko z systemami uczelni, ale także z systemami ministerialnymi takimi jak POL-on. Naszą eTeczkę studenta stworzyliśmy i wdrażamy właśnie w oparciu o WEBCON, który funkcjonuje już na kilkudziesięciu uczelniach.

Elektroniczna teczka studenta – segregator z PDF czy coś więcej?

E-teczka to nie folder z PDFami. To narzędzie obejmujące dokumenty elektroniczne, cyfrowy proces obiegu i zapisaną całą historię przebiegu poszczególnych dokumentów, np. wniosków. E-teczka stanowi ustrukturyzowaną bazę danych o studencie od momentu rekrutacji. Te dane uczelnie mogą wykorzystać do trafnego diagnozowania ryzyka drop-outu studentów.

E-teczka jest też dobrym narzędziem do tego, by rozpocząć swoją przygodę z cyfryzacją. Nawet jeśli wdrożymy E-teczkę tylko jako cyfrowe archiwum, bez warstwy procesowej, to jest to dobry start na drodze stopniowej cyfryzacji uczelni. Po wprowadzeniu E-teczki jako archiwum uczelnia może później rozszerzyć ją o funkcje procesowe i integracje z innymi systemami, prowadząc cyfryzację krok po kroku.

Warstwa procesowa zdecydowanie ułatwia pracę i oszczędza czas dzięki możliwości przetwarzania danych studentów i wystawiania dokumentów od razu cyfrowych. WEBCON pozwala przeprowadzić obsługę wszelkiego rodzaju procesów – obiegów podań, wniosków i innych dokumentów „studenckich” (i nie tylko) – całkowicie cyfrowo, przyśpieszając i automatyzując obsługę administracyjną.

Wśród strumieni finansowania, które można wykorzystać na wdrożenie E-teczki można wymienić rozstrzygnięte już nabory FERS związane z przeciwdziałaniem drop-outowi. Natomiast wśród naborów, które są organizowane, mamy programy Inwestycje (organizowane przez poszczególnych ministrów nadzorujących uczelnie), IDUB (wiele ze wskaźników dotyczy jakości kształcenia studentów i doktorantów) oraz Kredyt 0%.

Na końcu nagrania zamieściliśmy praktyczną prezentację E-teczki na WEBCON. Pokazujemy na niej funkcje e-Teczki, łącznie z narzędziami analizującymi prawdopodobieństwo drop-outu i wspierającymi retencję. Zachęcamy do oglądania oraz do kontaktu.