Detale projektowe
Klient
Branża
Wdrożone rozwiązanie / technologia
Czas trwania
Budżet
Zespół projektowy
Statystyki
O uczelni
Gdański Uniwersytet MedycznyGdański Uniwersytet Medyczny – jedna z czołowych uczelni medycznych w Polsce, jedyna medyczna uczelnia badawcza wyróżniona w programie „Inicjatywa Doskonałości – Uczelnia Badawcza”. Kształci ponad 6900 studentów i prowadzi zaawansowaną działalność naukową, będąc jednym z najważniejszych ośrodków badań medycznych w kraju. W 2026 roku GUMed po raz pierwszy znalazł się w gronie 500 najlepszych uczelni medycznych na świecie według QS World University Rankings by Subject.
Cele uczelni
Kompleksowa cyfryzacja uczelni w oparciu o platformę WEBCON BPS
Optymalizacja procesów administracyjnych i projektowych
Zapewnienie zgodności z wymogami prawa i integracja z rządowymi systemami informatycznymi
Podniesienie ergonomii pracy i jakości obsługi interesariuszy
Wyzwania
Duża skala organizacji – ponad 16 tys. aktywnych kont.
Konieczność obsługi zróżnicowanych obszarów procesowych.
Iteracyjne dostosowywanie rozwiązań do bieżących zmian prawnych.
Integracje z systemami zewnętrznymi.
Jak naszą współpracę wspomina klient
Cyfryzacja procesów uczelnianych na platformie WEBCON BPS stała się naturalnym kierunkiem rozwoju. Dzięki partnerskiej współpracy i modelowi Time & Material mogliśmy elastycznie reagować na zmiany oraz wyznaczać priorytety zgodnie z potrzebami Uczelni.
Mocne wsparcie merytoryczne naszego zespołu oraz doświadczenie i wiedza ekspercka Zespołu PCG Academia sprawiło, że wdrożenia były szybkie, dopasowane i realnie wspierają codzienną pracę administracji.
Koncepcja wdrożenia
Model realizacji
01Projekt realizowany jest w modelu Time & Material z wykorzystaniem zwinnego podejścia
Iteracyjne wdrożenie
02Priorytety cyfryzacji wyznacza Uczelnia, a rozwiązania dostarczane są iteracyjnie, w krótkich cyklach wdrożeniowych, pozwalających na bieżące reagowanie na potrzeby organizacji
Partnerska współpraca
03Kluczowym elementem projektu jest silny zespół merytoryczny po stronie GUMed, który aktywnie współtworzy rozwiązania wspólnie z Zespołem PCG Academia
Zakres cyfryzacji
04Projekt obejmuje cyfryzację procesów w obszarach: wniosków zakupowych, procesów kadrowych i projektowych, katalogu produktów, kancelarii, rezerwacji budżetów oraz delegacji krajowych i zagranicznych
Wsparcie i rozwój
05PCG Academia wspiera Zespół Uczelni wiedzą ekspercką i doświadczeniem we wdrożeniach oraz rozwoju WEBCON BPS. Integralną częścią projektu są również certyfikowane szkolenia dla użytkowników i administratorów platformy
Jak dążyliśmy do osiągnięcia celów?
Analiza potrzeb i priorytetów
Identyfikacja procesów wymagających cyfryzacji oraz wspólne określenie zakresu i kolejności realizowanych prac.
Projektowanie procesów
Opracowanie cyfrowych obiegów, formularzy, ról i uprawnień odpowiadających specyfice organizacyjnej GUMed.
Konfiguracja i rozwój aplikacji
Budowa kolejnych rozwiązań na platformie WEBCON, m.in. dla procesów zakupowych, kadrowych, projektowych, budżetowych i delegacji.
Integracja systemów
Łączenie aplikacji WEBCON z systemami i źródłami danych funkcjonującymi w środowisku informatycznym Uczelni.
Testy i optymalizacja
Weryfikacja działania wdrażanych procesów wspólnie z zespołem GUMed oraz ich iteracyjne doskonalenie przed uruchomieniem produkcyjnym.
Szkolenia i uruchomienie
Przygotowanie administratorów i użytkowników poprzez certyfikowane szkolenia oraz przekazanie kolejnych aplikacji do użytkowania.
Utrzymanie i dalszy rozwój
Bieżące wsparcie platformy oraz sukcesywna cyfryzacja kolejnych procesów zgodnie z aktualnymi potrzebami i priorytetami Uczelni.
Rezultaty
Cyfryzacja i ujednolicenie kluczowych procesów administracyjnych
Przyspieszenie obsługi spraw kadrowych, finansowych i projektowych
Transparentne zarządzanie budżetami i dokumentami oraz pełna raportowalność i zgodność z wymogami prawa
Wzmocnienie wizerunku GUMed jako uczelni nowoczesnej i partnerskiej
Jak my wspominamy współpracę
Realizacja aktualnie piątej już umowy z GUMed pokazuje, że partnerskie podejście oparte na zaufaniu i wspólnym wyznaczaniu priorytetów przynosi wymierne efekty. Model Time & Material w połączeniu ze zwinnością i silnym zespołem uczelni umożliwił nam iteracyjne dostarczanie rozwiązań, które faktycznie odpowiadają na potrzeby tak dużej instytucji.
To przykład współpracy, w której technologia i wiedza ekspercka oraz merytoryczna spotykają się w jednym projekcie.
Podsumowanie
W ciągu ponad 43 miesięcy Gdański Uniwersytet Medyczny, we współpracy z naszym zespołem wdrożeniowym, rozwija kompleksową platformę procesową opartą o WEBCON BPS. Projekt realizowany w modelu Time & Material i z wykorzystaniem zwinnego podejścia to przykład partnerskiej relacji, w której kluczową rolę odgrywa silne zaplecze merytoryczne uczelni oraz doświadczenie i wiedza ekspercka Zespołu PCG Academia wykorzystywana w praktyce.
