Detale projektowe
Klient
Branża
Wdrożone rozwiązanie / technologia
Czas trwania
Budżet
Zespół projektowy
O uczelni
Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w PoznaniuJedna z najlepszych uczelni akademickich w Polsce, uczelnia badawcza, członek konsorcjum EPICUR, zatrudniająca ponad 8 000 pracowników i kształcąca ok. 30 tys. studentów.
Cele uczelni
Umożliwić pracownikom UAM obsługę spraw
pracowniczych w pełni elektronicznie.
Zwiększyć ergonomię pracy administracji i jakość obsługi
interesariuszy.
Zwiększyć ergonomię pracy administracji i jakość obsługi
interesariuszy.
Umożliwić pracownikom UAM obsługę spraw
pracowniczych w pełni elektronicznie.
Wyzwania
Projekt realizowany na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza wiązał się z dużą skalą organizacji i bardzo zróżnicowanymi rolami procesowymi, obejmującymi ponad 5 000 pracowników.
Istotnym wyzwaniem była konieczność integracji Portalu Pracownika z systemem ERP i hurtownią danych. Kluczowym elementem okazała się także migracja z obiegów papierowych i lokalnych praktyk do jednego, spójnego portalu.
Dodatkowo należało zapewnić pełną zgodność z OPZ oraz najwyższy poziom bezpieczeństwa danych.
Jak naszą współpracę wspomina klient
Decyzja o budowie Portalu Pracownika na platformie WEBCON BPS okazała się przełomowa. Wdrożenie pozwoliło nam przenieść kluczowe procesy kadrowo-administracyjne do środowiska elektronicznego i wyeliminować większość papierowych procedur. Pracownicy szybciej realizują sprawy pracownicze, a my mamy pełną kontrolę nad przebiegiem i raportowaniem procesów.
Zyskaliśmy narzędzie nowoczesne, elastyczne i przyjazne użytkownikowi, które wspiera strategię cyfryzacji UAM oraz podnosi komfort pracy całej administracji.
Koncepcja wdrożenia
Metodyka realizacji projektu
01Projekt został osadzony w metodyce PRINCE2 i opiera się na dokumentach zarządczych (DIP, Dokument Analizy, Harmonogram Szczegółowy).
Iteracyjna budowa Portalu Pracownika
02Portal Pracownika jest budowany iteracyjnie jako centralne wejście do obsługi spraw pracowniczych, z pełną kontrolą ról, formularzy i obiegów.
Integracja systemowa i wsparcie zarządzania
03System integruje się z ERP AX 2012, hurtownią danych oraz podpisem kwalifikowanym, wspierając zarządzanie i raportowanie na każdym etapie.
Jak dążyliśmy do osiągnięcia celów?
Inicjacja projektu
Inicjacja projektu: dostawa licencji, instalacja i konfiguracja LCDP, opracowanie DIP.
Analiza przedwdrożeniowa
warsztaty, Dokument Analizy z architekturą Portalu i Harmonogramem Szczegółowym.
Szkolenia administracyjne i wdrożeniowe
(LCDP/AP).
IIteracyjne wdrożenie aplikacji:
Zamówienia publiczne, Urlopy, Raporty
Obsługa faktur zakupowych, Umowy cywilnoprawne, Delegacje
Utrzymanie wszystkich aplikacji.
Rozwój (pula 600 h).
Rezultaty
Elektronizacja kluczowych procesów pracowniczych, ograniczenie papieru.
Kokpity menedżerskie i raportowanie zgodne z wymaganiami OPZ.
Szybsza obsługa spraw, większa ergonomia i przejrzystość.
Umocnienie wizerunku UAM jako uczelni nowoczesnej.
Jak my wspominamy współpracę
Od początku wiedzieliśmy, że kluczem będzie realizacja projektu w mądry sposób. Choć umowa zakładała podejście sekwencyjne (waterfall), tam gdzie było to możliwe wprowadzaliśmy elementy iteracyjnego podejścia, aby szybciej reagować na potrzeby i weryfikować rozwiązania z UAM. Dzięki partnerskiej współpracy, warsztatom i wspólnej analizie mogliśmy dokładnie odwzorować specyfikę uczelni i zaprojektować rozwiązania dopasowane do jej skali.
Wdrożenie WEBCON BPS umożliwiło szybkie tworzenie aplikacji, integrację z systemami ERP i hurtownią danych oraz pełną audytowalność procesów. Projekt udało się zrealizować zgodnie z harmonogramem, a pierwsze efekty – szybsze procedury i większa przejrzystość – były widoczne niemal natychmiast. To przykład partnerskiej współpracy, w której uczelnia i wykonawca wspólnie dążą do cyfrowej transformacji
Podsumowanie
W ciągu 39 miesięcy UAM buduje kompleksowy Portal Pracownika w oparciu o WEBCON BPS i metodykę PRINCE2. Projekt łączy dokumentację (OPZ, DIP, Dokument Analizy), iteracyjne wdrożenia 6 aplikacji, szkolenia, utrzymanie i rozwój.
Efektem jest cyfrowa transformacja procesów kadrowo-administracyjnych uczelni z ponad 5 000 pracownikami
– w sposób kontrolowany, mierzalny i zgodny z najlepszymi praktykami zarządzania projektami.
