Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki kontynuuje rozpoczęty w 2023 roku proces kompleksowej cyfryzacji procesów uczelni z pomocą platformy WEBCON BPS. W ramach nowo podpisanej umowy o wartości 9,4 mln złotych, konsultanci PCG Academia dostarczą do uczelni kilkadziesiąt tysięcy godzin wdrożeniowych i developerskich, które przełożą się na powstanie licznych, nowych aplikacji biznesowych, obiegów dokumentacyjnych i elektronicznych procesów opartych o platformę WEBCON BPS. 

„Współpraca z Politechniką Krakowską pokazuje, jak ogromny potencjał drzemie w wykorzystaniu technologii low-code na uczelniach wyższych. Platforma WEBCON BPS umożliwia błyskawiczne tworzenie i modyfikowanie aplikacji biznesowych bez konieczności angażowania dużych zespołów programistycznych – to przekłada się na realne oszczędności czasu i zasobów. W nowym etapie projektu stawiamy na jeszcze większą elastyczność – uczelnia może szybko reagować na zmieniające się potrzeby organizacyjne, bez konieczności każdorazowego przedefiniowywania całej architektury IT. Dla nas to dowód na to, że low-code to nie chwilowy trend, ale przyszłość cyfrowej administracji – również w sektorze edukacyjnym.” – Łukasz Nowak, Prezes Zarządu, PCG Academia. 

„Cyfryzacja uczelni to dziś nie opcja, lecz konieczność – zwłaszcza gdy mówimy o instytucji o takiej skali i złożoności jak Politechnika Krakowska. Dzięki technologii low-code i współpracy z PCG Academia możemy sprawnie rozwijać elektroniczne procesy administracyjne, które nie tylko zwiększają efektywność działania naszych jednostek, ale przede wszystkim podnoszą komfort pracy pracowników i jakość obsługi naszych studentów. Widzimy już konkretne efekty tej transformacji – mierzalne oszczędności czasu i zasobów, większą transparentność i lepsze zarządzanie informacją. Nowa umowa pozwoli nam ten proces kontynuować w sposób elastyczny i dopasowany do naszych bieżących priorytetów.” – prof. dr hab. inż. Andrzej Szarata, Rektor Politechniki Krakowskiej im. Tadeusza Kościuszki 

Na zdjęciu od lewej: Patrycja Baran (Kierownik Projektu, PCG Academia), Piotr Masalski (Wiceprezes Zarządu, PCG Academia), Agnieszka Kostecka-Stec (Kanclerz, Politechnika Krakowska) , Łukasz Nowak (Prezes Zarządu, PCG Academia), Dariusz Fanslau (Pełnomocnik Rektora ds. Finansów i Optymalizacji Procesów, Politechnika Krakowska), Emil Leńczuk (Dyrektor Działu WEBCON, PCG Academia).

Historia współpracy pomiędzy PCG i Politechniką  

PCG Academia i Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki ściśle współpracują od blisko dwóch lat – od momentu, gdy uczelnia podjęła strategiczną decyzję o zakupie platformy WEBCON BPS i szerokim wykorzystaniu jej możliwości w celu odejścia od dokumentacji papierowej i usprawnienia obowiązujących procedur administracyjnych. 

W ramach pierwszego etapu wdrożenia, zrealizowanego w 2023 roku, PCG Academia dostarczyła Politechnice najwyższy wariant licencji WEBCON BPS – bez ograniczeń czasowych, funkcjonalnych ani liczby użytkowników. Po instalacji platformy w środowisku serwerowym uczelni rozpoczęto prace nad cyfryzacją procesów w ośmiu kluczowych obszarach: kancelaryjnym, organizacyjno-zarządczym, remontowo-inwestycyjnym, zamówień publicznych, finansowo-księgowym, działalności badawczo-rozwojowej, projektowej oraz wniosków pracowniczych i socjalnych. 

W drugim etapie projektu, realizowanym w 2024 roku, systemem WEBCON BPS objęto kolejne procesy, m.in. umowy, okresową ocenę pracowników, wnioskowanie w zakresie ochrony danych osobowych, spraw socjalnych, regulaminu pracy, zatrudnienia, a także narzędzie do zgłaszania problemów i awarii, a także wykonano integracje z eNadawcą oraz MS Dynamics. 

Dotychczasowe rezultaty są imponujące: na Politechnice wdrożono 31 aplikacji opartych na WEBCON BPS i uruchomiono 157 elektronicznych obiegów dokumentów. Łącznie użytkownicy systemu wywoływali procesy ponad 250 tysięcy razy, co – według szacunków – pozwoliło zaoszczędzić niemal 1000 dni roboczych w porównaniu do realizacji tych samych zadań w tradycyjnej, papierowej formie. 

Nowy kontrakt – współpraca oparta o zaufanie  

Pozytywne doświadczenia Politechniki ze współpracy z PCG Academia, zaowocowały zamówieniem dalszego rozwoju platformy WEBCON BPS w trybie „time-material”, tzn. bez z góry określonego zakresu zadań do realizacji.  

Prace w projekcie będą definiowane w ramach stałego dialogu pomiędzy uczelnią a PCG Academia, z uwzględnieniem bieżących oczekiwań użytkowników i aktualnych priorytetów, określanych przez Władza Uczelni. Taka formuła realizacji projektów IT w uczelniach zyskuje na popularności, ze względu na swoją elastyczność i gwarancję efektywnego wykorzystania środków przeznaczonych na inwestycję.  

W ramach pierwszych działań w nowym etapie współpracy zaplanowano do realizacji cyfryzację następujących obszarów:  

  • eDoręczenia – obsługa korespondencji zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych, z pełną rejestracją, potwierdzeniami i integracją z rejestrem adresów eDO 
  • Umowy – rozbudowa procesów zarządzania cyklem życia umów, w tym zawieranie, modyfikacja, archiwizacja i kontrola terminów 
  • Finanse – dokończenie – rozszerzenie obsługi faktur, budżetów i rozliczeń o nowe źródła finansowania i jednostki organizacyjne 
  • Panel sterowania – dalsza konfiguracja panelu centralnego, wspierającego zarządzanie użytkownikami, uprawnieniami i statystykami w czasie rzeczywistym 
  • Awarie i remonty – wdrożenie zgłoszeń usterek i prac remontowych, z harmonogramowaniem i raportowaniem realizacji 
  • Kancelaria wewnętrzna – obsługa dokumentów i pism wewnętrznych w ramach struktury organizacyjnej uczelni 
  • Podpis – integracja z podpisem kwalifikowanym i podpisem wewnętrznym w ramach obiegów elektronicznych 
  • Sklepik – proces obsługi zakupów uczelnianych, w tym wnioskowanie, zatwierdzanie i ewidencja towarów 

Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki w Krakowie  

Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki to nowoczesna uczelnia techniczna z siedzibą w zabytkowych budynkach XIXwiecznych koszar przy ul. Warszawskiej w Krakowie. Obecnie uczy się na niej ok. 11 300 studentów studiów stacjonarnych oraz ponad 2 300 niestacjonarnych, w tym blisko 450 studentów zagranicznych. Uczelnia zatrudnia ponad 1 100 wykładowców akademickich, którzy prowadzą dydaktykę na 8 wydziałach i ponad 30 kierunkach studiów, w tym 8 programów prowadzonych w języku angielskim. Politechnika od lat utrzymuje swoje miejsce w czołówce krajowych i międzynarodowych rankingów: w rankingu Szanghajskim wciąż uzyskuje wysokie miejsce w dziedzinie inżynierii mechanicznej i chemicznej, a także należy do prestiżowych zrzeszeń takich jak EUA czy EAIE. Ponad 387 zgłoszonych patentów, członkostwo w europejskiej sieci uczelni „Stars EU” oraz współpraca z ponad 50 krajami (w tym programy podwójnego dyplomowania) dowodzą, że Politechnika angażuje się w badania i umiędzynarodowienie na najwyższym poziomie. 

PCG Academia  

PCG Academia to czołowy polski integrator systemów dla szkolnictwa wyższego, który dzięki statusowi Partnera Premium firmy WEBCON zrealizował już kilkadziesiąt wdrożeń platformy WEBCON BPS – m.in. na Politechnice Krakowskiej, Uniwersytecie im. A. Mickiewicza w Poznaniu, czy w Gdańskim Uniwersytecie Medycznym. Dzięki głębokiej znajomości edukacyjnych procesów uczelni oraz elastyczności lowcode WEBCON BPS — pozwalającej na szybkie modelowanie formularzy, obiegów dokumentów i integrację z systemami SIS/ERP – PCG Academia dostarcza rozwiązania, które skutecznie cyfryzują i optymalizują biura dziekanatów, kancelarie i obieg edoręczeń, wspierając administracyjne czasochłonne procesy i zapewniając skalowalność w szybko zmieniającym się środowisku regulacyjnym.