Do obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur zostało jeszcze trochę czasu, ale nie warto czekać z działaniem na ostatnią chwilę. Wdrożenie odpowiednich narzędzi z wyprzedzeniem pozwoli pracownikom się z nimi oswoić, dzięki czemu organizacja może płynnie przejść na KSeF, gdy stanie się obowiązkowy i uniknąć problemów z fakturowaniem w nowej specyfikacji. 

PCG Academia, Partner Premium WEBCON, wspiera organizacje we wprowadzeniu KSeF i zmianie sposobu zarządzania fakturami. Już teraz możemy wdrożyć u klientów WEBCON KSeF i WEBCON KSeF Connector – aplikacje oparte o platformę WEBCON BPS do cyfryzacji procesów, które pomogą spełnić wymogi stawiane przez KSeF. 

Poniżej przeczytasz, czym jest KSeF i kiedy stanie się on obowiązkowy, jak przebiega proces fakturowania oraz dowiesz się, jak ułatwić wprowadzenie KSEF w swojej organizacji dzięki WEBCON. 

Czym jest Krajowy System e-Faktur i dla kogo jest obowiązkowy? 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Faktury wystawione przy użyciu KSeF to faktury ustrukturyzowane, posiadające przydzielony numer identyfikujący każdą fakturę. Gwarantuje to autentyczność pochodzenia faktury, integralność jej treści i czytelność.  

Na razie z systemu korzystają jedynie chętni, ale docelowo jedyną dopuszczalną formą fakturowania będzie wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF. Innymi słowy, KSeF będzie obowiązywał w przypadku wszystkich transakcji, które do tej pory fakturowano. 

Od 2026 roku wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT (zarówno czynnych, jak i zwolnionych): 

  • od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za poprzedni rok podatkowy przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem), 
  • od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców z wyjątkiem najmniejszych podatników (o wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie, którzy  będą objęci obowiązkiem KSeF od 2027 r.). 

 Jak wystawiać faktury zgodne z KSeF? 

Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF, którą udostępnia Ministerstwo Finansów lub przy użyciu programów komercyjnych, takich jak WEBCON BPS. 

Prawidłowe procesowanie faktury ustandaryzowanej zgodnej z KSeF przebiega następująco: 

  • przygotowanie merytoryczne faktury – uzupełnienie danych, 
  • przygotowanie techniczne faktury – utworzenie pliku XML w formacie zgodnym z wymogami KSeF, 
  • autoryzacja użytkownika w KSeF – w przypadku korzystania z narzędzi połączonych z KSeF przez API (takich jak WEBCON KSeF Connector), nie trzeba będzie autoryzować się za każdym razem, 
  • wysłanie faktury do KSeF celem weryfikacji, 
  • informacja zwrotna z KSeF o przyjęciu faktury bądź konieczności poprawy. 

 Jak ułatwić sobie pracę z KSeF? 

Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia przepływ informacji pomiędzy stronami uczestniczącymi w procesie fakturowania. Ale WEBCON BPS to coś więcej niż tylko rozwiązanie służące do wystawiania faktur. 

Zalety zastosowania WEBCON BPS do procesu e-fakturowania: 

  • Obsługa dowolnego źródła – WEBCON pozwala obsłużyć dowolne źródło, z którego przyjdzie faktura, niezależnie, czy będzie to KSeF, PEF czy też zagraniczna faktura w formie papierowej lub PDF. Ponadto dzięki centralnemu archiwum faktur z każdego źródła łatwo później odnaleźć potrzebny dokument. 
  • Zgodność formatu z wymogami KSeF – dokumenty generowane przez WEBCON mają strukturę zgodną z wymaganiami KSeF i PEF w zakresie ustrukturyzowanych e-faktur. 
  • Automatyczna weryfikacja zgodności danych pomiędzy fakturą przechowywaną w systemie a danymi wprowadzonymi do KSeF. 
  • Integracja z KSeF – WEBCON KSeF Connector to dedykowany serwis, który zapewnia bezpieczną komunikację pomiędzy aplikacjami na platformie WEBCON BPS a KSeF. Dzięki WEBCON KSeF Connector zintegrujesz swój obieg faktur z systemem Ministerstwa Finansów i zapewnisz zgodną z regulacjami wymianę faktur z KSeF. 
  • Integracje z innymi systemami – WEBCON można z łatwością zintegrować z każdym innym systemem informatycznym (np. z ERP, CRM, FK), pozwalając na pełną integrację procesu e-fakturowania z istniejącymi w organizacji procesami finansowymi, zakupowymi czy kontrolnymi. 
  • Elastyczność – WEBCON można dostosować do nawet najbardziej specyficznych potrzeb danej organizacji. 
  • Automatyzacja procesów – automatyczne uzupełnienie podstawowych danych na formularzu, automatyczne startowanie obiegu dla każdej nowej faktury, powiadomienia mailowe, cykliczne pobieranie UPO i wiele innych usprawnień dla wygody i efektywności pracy. 
  • Gwarancja zgodności z KSeF – aktualizacja w 48h w przypadku zmiany wymogów ministerialnych. 
  • Bezpieczeństwo danych – szyfrowane połączenie z KSeF. 
  • Przyjazny i intuicyjny dla użytkownika interfejs z możliwością wizualizacji faktur PDF/HTML. 

Zapraszamy do kontaktu 

Porozmawiajmy, jak WEBCON BPS sprawdziłby się w Twojej organizacji i jak możemy wesprzeć Was we wdrożeniu wymogów KSeF. 

Dane kontaktowe:

ZOBACZ WIDEO PREZENTACJĘ WEBCON BPS