Gdy na LUMEN rozmawiamy o bezpieczeństwie, zazwyczaj mamy na myśli cyberbezpieczeństwo danych i zasobów uczelni. Maciej Czernaś, CEO Arcus SI, opowiedział zaś o bezpiecznym zarządzaniu uczelnią, czyli takim, które jest transparentne i prawidłowe w świetle prawa.

Punktem wyjścia rozważań była analiza wyników pokontrolnych NIK z wielu uczelni. Zarzuty NIK dotyczyły najczęściej nierzetelnego sporządzania sprawozdań, nieprawidłości w zakresie opłat i podatków, wydatkowania niezgodnego z planem finansowym, nierzetelnego ustalania i wykazywania należności, nieterminowego wystawiana dokumentów księgowych, błędów i opóźnień w wycenie aktywów, nieprzestrzegania planów rzeczowo-finansowych, nieprawidłowości w rozporządzaniu ZFŚS oraz nienależnego zatwierdzania listy płac.

Przyjrzyjmy się na kilku przykładach, jak nowoczesny system ERP – czyli system do kompleksowego zarządzania zasobami – pomaga rozwiązać te problemy. Omawiane funkcje dotyczą rozwiązań w ofercie Arcus: one4all, zintegrowanego systemu ERP firmy Arcus SI, oraz aplikacji Microsoft Dynamics 365.

System ERP daje stałą kontrolę nad zasobami finansowymi uczelni. Umożliwia blokowanie budżetu na poziomie projektów i zadań, ostrzega przed przekroczeniem budżetu oraz blokuje możliwość księgowania transakcji, która przekroczy zaplanowane wartości. ERP zapewnia także automatyczną weryfikację dostępności środków przed np. zatwierdzeniem listy płac. Użytkownik ma bieżący wgląd w aktualny stan środków, co eliminuje ryzyko nieświadomego przekroczenia budżetu.

Sprawozdania finansowe to kolejny element, którego prawidłowość można zapewnić z pomocą systemu ERP. Raporty RB-N i RB-Z są generowane i zasilane z jednego systemu, w którym dane z księgi głównej (zapisy na kontach) są zgodne z danymi analitycznymi, dzięki czemu nie występują rozbieżności pomiędzy stanem księgowym a wartościami w raporcie.

Dzięki temu, że one4all to rozwiązanie zintegrowane, dane wpisujemy raz, a zmiany są wyświetlane w czasie rzeczywistym. W przeciwieństwie do rozproszonych systemów dziedzinowych, w ERP każda operacja związana z aktywem trwałym jest rejestrowana automatycznie w księdze głównej w momencie zaksięgowania transakcji. Eliminuje to opóźnienia w aktualizacji wartości aktywów i zapewnia ich natychmiastowe odzwierciedlenie w bilansie.

Systemy ERP Arcus SI: https://www.arcus.pl/rozwiazania/systemy-informatyczne/systemy-erp-i-crm/