Pytanie, gdzie w strukturach uczelni umiejscowić odpowiedzialność operacyjną za zarządzanie dorobkiem naukowym było tematem dyskusji panelowej otwierającej drugi dzień VI Konferencji Liderzy Zarządzania Uczelnią LUMEN 2020.

W panelu moderowanym przez Prof. Łukasza Sułkowskiego, Prezesa PCG Polska, wystąpili:

  • Dr Katarzyna Świerk, Dyrektor Biura Nauki, Uniwersytet Gdański;
  • Dr hab. Agnieszka Kurczewska, Prorektor ds. współpracy z otoczeniem, Uniwersytet Łódzki;
  • Dr Leszek Szafrański, Kierownik Oddziału Zbiorów Cyfrowych Biblioteki Jagiellońskiej Uniwersytetu Jagiellońskiego;
  • Dr hab. inż. Krzysztof Pietrusewicz, Prorektor ds. organizacji i rozwoju uczelni, Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie.

Eksperci dyskutowali o rozwiązaniach strukturalnych i informatycznych w zakresie gromadzenia i przetwarzania informacji naukowej, w szczególności o danych w kontekście ewaluacji. Poruszona została również kwestia roli bibliotek w procesie ewaluacji dorobku naukowego, zwłaszcza przetwarzania i analityki danych bibliometrycznych.

Gromadzenie i przetwarzanie danych nie powinno zbiorem działań, a przemyślanym, ciągłym i systematycznym procesem. „Jeżeli już na początku uporządkujemy procesy i strukturę zarządzania, to zaoszczędzimy bardzo dużo czasu” – podkreśliła Dr hab. Agnieszka Kurczewska. W opinii Prorektor UŁ powinna istnieć jednostka centralna do gromadzenia i przetwarzania danych z całej uczelni, ale równie ważne jest utworzenie działów zajmujących się nauką na poszczególnych wydziałach. Działy te powinny oferować kompleksowe wsparcie dla naukowców w zakresie sprawozdawczości osiągnięć naukowych i w procesie samej oceny dorobku, a także raportowania i rozliczania po projektach. W przypadku funkcjonowania tego typu jednostek na poziomie centralnym i wydziałowym konieczna jest dobra komunikacja i przepływ informacji.

Kolejnym ważnym elementem procesu zarządzania danymi są koordynatorzy dyscyplin, którzy powinni kształtować współpracę między jednostkami zarządzającymi nauką a pracownikami naukowymi. Za istotne Dr hab. Kurczewska uważa również zmianę kultury organizacyjnej –  mentalne wyjście z podziału na wydziały w kierunku większej otwartości oraz udostępniania informacji, ponieważ w obecnej parametryzacji dominuje współzależność, a nasze działania wpływają na całe dyscypliny i uczelnię.

Na wielu uczelniach, i Uniwersytet Gdański nie jest tu wyjątkiem, dane są rozproszone po wielu jednostkach: danymi bibliometrycznymi zajmują się biblioteki, dane kadrowe przetwarzane są w systemach HR itd., mówiła Dr Katarzyna Świerk. Miejsce w strukturze dla tych procesów, zdaniem prelegentki, powinno być zależne od celu przetwarzania danych. Dane mogą więc pozostać w tych samych miejscach, w których są obecnie. Potrzebna jest natomiast klamra spinająca proces przetwarzania danych w całość, którą to klamrą mogą być odpowiednio opracowane procedury monitorujące i prowadzące ten proces. Istotne jest również właściwe zidentyfikowanie procesów i przypisanie osób, które zajmą się nimi na poszczególnych etapach. Dyrektor podkreśliła, że dane nie powinny być wykorzystywane tylko do oceny jakości działalności naukowej, ale też oceny pracowniczej i przede wszystkim tworzenia strategii uczelni i rozwoju polityki naukowej.

Z kolei na Uniwersytecie Jagiellońskim jednostką odpowiedzialną za zarządzanie całym procesem gromadzenia i przetwarzania informacji o dorobku naukowym jest Biblioteka Jagiellońska, o czym opowiedział jej przedstawiciel Dr Leszek Szafrański.  Ta centralna biblioteka uczelni współpracuje z bibliotekami wydziałowymi oraz dziekanatami, gdzie powołano koordynatorów do pozyskiwania danych od pracowników naukowych. Zdaniem prelegenta to właśnie bibliotekarze są najbardziej kompetentnymi osobami, jeżeli chodzi o przetwarzanie dorobku naukowego i zarządzanie informacją naukową, gdyż na wielu uczelniach zajmują się tym już od lat.

Dla sprawności procesu zarządzania nauką przez Bibliotekę Jagiellońską kluczowe znaczenie ma wdrożenie odpowiednich narzędzi informatycznych, które nie tylko pozwalają gromadzić dorobek, ale też go analizować pod kątem ewaluacji oraz widoczności w sieci. Dużym ułatwieniem jest automatycznie pobieranie danych z rozproszonych systemów funkcjonujących na uczelni do centralnego systemu, który łączy informacje z różnych źródeł. Takie informacje o dorobku naukowym bibliotekarze mogą później łatwo udostępniać, są one również w zautomatyzowany sposób pobierane przez ogólnoświatowe bazy, promując dorobek uczelni.

Odpowiedź na pytanie, kto powinien zarządzać danymi jest w przypadku ZUT, i pewnie wielu innych uczelni, dosyć trudna, uważa Dr hab. inż. Krzysztof Pietrusewicz, ponieważ tak naprawdę zaangażowani są wszyscy, począwszy od kanclerza i prorektorów, poprzez uczelniane centrum informatyki, aż po samych naukowców. Cały ten proces jest dosyć złożony i wszyscy członkowie społeczności uczelni czuć się odpowiedzialni za jakość tych danych.

Przez ostatnie półtora roku ZUT włożył ogromny wysiłek w proces kontroli jakości danych i opracowanie narzędzi zarządzania całym procesem. Dzisiaj wszyscy interesariusze wewnętrzni w tym procesie doskonale rozumieją swoją rolę, a to pozwala czuć się bezpiecznie z pozyskiwaniem danych i być pewnym, że te dane są wysokiej jakości – kompletne i pozbawione błędów. Narzędzia rozwijane na ZUT wspierają wszystkich zaangażowanych w proces gromadzenia i przetwarzania danych na uczelni, ale jednocześnie działają one w tle. Controlling danych nigdy nie powinien zaburzać pracy naukowej, nie powinien też tworzyć mechanizmów, które będą skutkować penalizacją czy kształtowaniem tego, czym naukowcy powinni się zajmować.

Drugim wątkiem dyskusji były systemy informatyczne i rozwiązania idące za tego rodzaju systemami, które są wybierane w uczelniach, np. modele współpracy pomiędzy poszczególnymi jednostkami.

Tak jak wiele uczelni w Polsce, Uniwersytet Łódzki oczekuje ukazania się SEDN, czyli systemu obsługującego ewaluację, nad którym pracuje Ośrodek Przetwarzania Informacji PIB. System ma łączyć narzędzia sprawozdawcze z analitycznymi. Prorektor UŁ, Dr hab. Agnieszka Kurczewska, uważa, że na większości uczelni zaistnieje dualność systemów – oprócz SEDN uczelnie będą dalej korzystać z systemów wewnętrznych. Gromadzenie danych bibliometrycznych służy uczelniom nie tylko do parametryzacji, ale również do monitorowania strategii uczelni. Z systemem wewnętrznym łatwiej nadzorować postępy i wyznaczać dalsze kierunki działań.

Uniwersytet Gdański również czeka na SEDN, jak powiedziała Dr Katarzyna Świerk, Dyrektor Biura Nauki UG. Nie czekają oczywiście bezczynnie: obecnie uczelnia dla wsparcia procesu przetwarzania danych wdraża w systemie bibliotecznym rozwiązanie nazwane bazą wiedzy, które pomaga w gromadzeniu informacji o dorobku. Proces gromadzenia uzupełnia uczelniane repozytorium. Tym narzędziom brakuje jednak elementów analitycznych i uczelnia nie może np. ocenić postępu dyscypliny pod kątem ewaluacji, dlatego UG będzie korzystać z zewnętrznej analityki.

Podejmując temat współpracy między jednostkami, prelegentka za kluczowe do sukcesu współpracy uznała nie tylko dobrą komunikację, ale i zmianę naszego podejścia: nie traktowanie informacji wytworzonych we własnej jednostce jako swoich, ale jako informacje, którymi trzeba się podzielić. Równie ważna jest współpraca jednostek z pracownikami naukowymi. Dobrze skonstruowany profil naukowca to miejsce, z którego jednostki administracji mogą czerpać dane, zdejmując z naukowca część obowiązków biurokratycznych. Ważne jest, by profil przynosił korzyści też naukowcom, żeby nie byli oni tylko dostarczycielami informacji o dorobku naukowym, ale też użytkownikami tej informacji.

Poruszony przez prelegentkę temat dostarczania danych przez naukowców podjął Dr Leszek Szafrański, Kierownik Oddziału Zbiorów Cyfrowych Biblioteki Jagiellońskiej. Na Uniwersytecie Jagiellońskim już w 2014 roku przyjęto bardzo silną kontrolę jakości metadanych, które są dostarczane przez naukowców. Dla uczelni ważne było, aby dane były jak najbardziej komplementarne i jak najbardziej użyteczne nie tylko z poziomu ewaluacji, ale też innych systemów, które później te informacje udostępniają, takich jak Google Scholar czy OpenAIR.

Kluczem do dobrej kontroli jakości jest zdaniem prelegenta odpowiednie skonstruowanie systemu wewnętrznego do gromadzenia i przetwarzania danych. „Nasze systemy budujemy tak, żeby nie były tylko odpowiedzialne za samą ewaluację, ponieważ dane ewaluacyjne się zmieniają – każda ewaluacja to nowe wytyczne i nowy zestaw metadanych, którymi jest zainteresowane Ministerstwo”, mówił Dr Szafrański. System wewnętrzny powinien być kompleksowy, zapewniający dostęp do wszystkich danych aktualizowanych na bieżąco oraz wszelkich funkcjonalności. Dla uczelni ważne są funkcje analityczne i promujące dorobek, budując cytowalność i rozpoznawalność uczelni na świecie.

Dr hab. inż. Krzysztof Pietrusewicz zgodził się z przedmówcą. Prorektor ZUT uważa, że należy gromadzić jak najszerszy zakres danych, nie obawiając się, że będzie ich zbyt dużo – lepiej myśleć o kilka kroków do przodu. Nie zaskoczy nas też zmiana danych wymaganych do sprawozdawczości. Należy raczej iść w kierunku systemów pozwalających na łatwe filtrowanie zakresów danych oraz budowanie systemów relacyjnych, gdzie dane są ze sobą powiązane. Na ZUT taki system relacyjny jest zbudowany jako uzupełnienie modułu raportującego, co obecnie wspomaga kontrolę jakości danych związanych z publikacjami i oświadczeniami. W ramach kontroli sprawdzana jest zarówno jakość metadanych bibliograficznych, czyli jakość i kompletność danych z perspektywy raportowania dorobku naukowego, ale również jakość danych związanych z zarządzaniem.

Jak widzimy, dominują rozwiązania centralne, realizowane na poziomie uczelni. Wymagają one sporego wysiłku organizacyjnego, ale są uniwersalne i służą całej uczelni. Wprowadzane rozwiązania są również niewątpliwie strukturami wielopoziomowymi.

Wygląda na to, że profesjonalne rozwiązania zarządcze to jednostki centralne zarządzane w strukturze macierzowej. Zdecydowanie preferowane jest miękkie zarządzanie nauką, bazujące nie na penalizacji, a na zbieraniu danych i monitorowaniu sytuacji w poszczególnych dyscyplinach. Fundamentalne w procesie zarządzania dorobkiem będą więc rozwiązania informatyczne.

Rolą systemów zbierania dorobku naukowego jest wsparcie pracowników administracyjnych oraz naukowych. Wyzwaniami będzie profesjonalizacja zarządzania informacją naukową zarówno wśród kadry administracyjnej, która obsługuje ten proces, jak i pracowników naukowych, którzy muszą się nauczyć korzystania z tego typu rozwiązań.