W obecnej sytuacji epidemiologicznej wielu stara się widzieć szanse i nadzieje, ale bezsprzecznym jest, że COVID-19 wywołał kryzys, który dotknął również uczelnie. Kryzys jest okresem twórczej destrukcji, w której stare i mniej wydolne powinno ginąć, a nowe i sprawne wygrywać. Na uczelniach był to raczej okres twórczej improwizacji – uczelnie sprawdziły własne zdolności adaptacji do szybko zmieniających się realiów.

Szkoły wyższe stanęły wobec wyzwań pracy zdalnej i dostosowywania sfery badań oraz dydaktyki do sytuacji pandemii. Wiele uczelni sprawnie przeszło na tryb zdalny, wprowadzając szereg tymczasowych rozwiązań. Które z nich staną się permanentne? Jakie wyzwania stoją jeszcze przed uczelniami? Jak poradzić sobie z wirtualizacją procesów zarządzania i administrowania?

Odpowiedzi na te pytania poszukiwaliśmy na webinarze „Wyzwania zarządzania uczelniami w i po epidemii”. W spotkaniu uczestniczyli zaproszeni eksperci:

  • Andrzej Kaleta, Rektor Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu,
  • Dr hab. Krzysztof Leja, prof. PG, Prodziekan ds. nauki Wydziału Zarządzania i Ekonomii Politechniki Gdańskiej,
  • Jan Szmidt, Przewodniczący Konferencji Rektorów Akademickich Szkół Polskich, Rektor Politechniki Warszawskiej,
  • Paweł Zygarłowski, Prezes Zarządu Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia.

Dyskusję moderował Prof. Jarosław Górniak (Uniwersytet Jagielloński). Webinarium otworzyli przedstawiciele organizatorów: Prof. Jerzy Woźnicki, Prezes Fundacji Rektorów Polskich, przedstawił prelegentów, natomiast Prof. Łukasz Sułkowski (UJ, SAN), Prezes Zarządu PCG Polska, dokonał syntezy wyzwań zarządzania jakie przewijały się przez oba cykle spotkań „Uczelnie w czasie epidemii: nowe uwarunkowania i dobre praktyki”.

Jako pierwszy głos zabrał Prof. Jan Szmidt. Prelegent wskazał, że pandemia ujawniła deficyty zarządcze na uczelniach, choć odmienne w różnych szkołach. Każda uczelnia bowiem ma inną tradycję i inną specyfikę, nie ma więc jednej słusznej drogi, jak zarządzać – każda uczelnia musi odkryć swój sposób zarządzania. Przykładowo, trudniej jest się transformować uczelniom o długiej tradycji oraz tym, gdzie procesy badawcze przebiegają powoli z powodu tematyki badań, możliwych do realizacji tylko w długoletnich projektach.

Przewodniczący KRASP sądzi, iż pandemia przekonała wszystkich niedowiarków, że cyfryzacja jest naprawdę niezbędna – odpowiednio wykorzystane narzędzia cyfrowe to ogromne ułatwienie dla procesów zarządczych. Nie tylko łatwiej się komunikować, ale też podejmować decyzje dzięki narzędziom analitycznym przetwarzającym duże zbiory danych. „To był bardzo pozytywny efekt tej pandemii, bo wszyscy zrozumieli, że bez tego [narzędzi informatycznych] dzisiejszego świata nie ma”, podkreślił Prof. Jan Szmidt.

Ze zdaniem przedmówcy zgadza się Paweł Zygarłowski, który również zaobserwował, że pandemia ujawniła zarówno poważne deficyty, jak i istotne szanse i możliwości. Zdaniem Prezesa TEB Akademia pandemia jest szansą dla władz uczelni na wdrożenie innowacyjnych rozwiązań w zakresie zarządzania.

W obliczu nowej sytuacji TEB Akademia zastosowała zarządzanie scenariuszowe – w marcu przyjęto scenariusz zakładający, że do czerwca nie będzie zajęć stacjonarnych i zgodnie z tymi przewidywaniami podejmowano dalsze decyzje. Znacznie ułatwiło to zarządzanie, bo „wiedzieliśmy, czego się trzymać”, podkreślił Paweł Zygarłowski.

Na uczelniach TEB Akademia podjęte zostały też inwestycje związane z IT i uelastyczniono niektóre procesy. Sięgnięto ponadto po wiedzę kadry – stworzono wirtualny think-tank, gdzie naukowcy sugerowali rozwiązania do zastosowania w zarządzaniu w czasie pandemii.

Za najważniejsze skutki nowej sytuacji Prezes TEB Akademia uważa przełamanie mentalnej bariery co do cyfryzacji uczelni oraz upowszechnienie się kompetencji cyfrowych (tak twardych, technicznych, jak i miękkich, społecznych) wśród kadry i studentów. Zdaniem prelegenta doświadczenia pandemii odbiją się w strategiach uczelni na najbliższą kadencję, a także będą stanowić imperatyw do nawiązywania partnerstw.

Prof. Andrzej Kaleta również postrzega pandemię jako katalizator koniecznych zmian organizacyjnych na uczelni, które bez tego prawdopodobnie jeszcze długo by nie następowały. ”My jako Uniwersytet od dawna już wiedzieliśmy, że cyfryzacja obiegu dokumentacji jest konieczna, podejmowaliśmy nawet jakieś działania, z tym że nigdy nie było to priorytetowe i rozwlekało się w czasie. Gdyby nie pandemia, prawdopodobnie nadal byłoby to odkładane” – przyznaje Rektor UE we Wrocławiu.

W uczelni prelegenta administracja przeszła na pracę zdalną i natychmiast przekonano się, jak wiele usprawnień można wprowadzić wdrażając elektroniczny obieg dokumentacji i cyfryzując procedury. Główny problem tkwi w uczelnianej kulturze organizacyjnej, która jest dość skostniała. W nowej rzeczywistości potrzebne jest zaś sprawne, menedżerskie zarządzanie.

Z opinią tą zgodził się Prof. Krzysztof Leja. Na jego uczelni – Politechnice Gdańskiej – wprowadzono elektroniczne zarządzanie dokumentami i okazało się, że wiele dokumentów można po prostu zlikwidować, gdyż są zbędne. Zdaniem prelegenta, pandemia potwierdziła, że PG i bardzo wiele innych uczelni charakteryzuje się odpornością na wstrząsy. Udowodniła także, że pracownicy akademiccy i administracyjni mają duże umiejętności podejmowania szybkich i odważnych decyzji.

Jak w warunkach niepewności zmieniło się zarządzanie w różnych obszarach działalności uczelni? Jak wobec niemożliwości przewidywania przygotować się na przyszły rok akademicki?

O obszarze badań wypowiedział się Prof. Jan Szmidt. Prelegent podkreślił, że zarządzanie nauką nigdy nie zostało przerwane na uczelniach: projekty badawcze są ciągle realizowane, choć pojawiły się pewne ograniczenia i spowolnienia. Rektor PW nie sądzi, by od 1 października uczelnie wróciły do funkcjonowania sprzed pandemii. Za najbardziej prawdopodobny Prof. Szmidt uznaje model hybrydowy, gdzie na miejscu będą prowadzone tylko te zajęcia i prace, których nie da się przenieść do sieci. Przewodniczący KRASP dodał, że nie wiemy, co uczelnie czeka na jesieni, dlatego zaleca, że aby nie podejmować pochopnych decyzji i działać w sposób umiarkowany.

W obszarze dydaktyki zaś najważniejsze zdaniem Pawła Zygarłowskiego jest, by uczelnie były przygotowane do reżimu sanitarnego i zrobiły wszystko, by zapewnić bezpieczeństwo studentów i kadry. Po drugie, uczelnie powinny przygotować się na ekonomiczne problemy studentów. Prezes TEB Akademia zaleca, by na tyle, na ile to jest możliwe uwzględnić tę nadzwyczajną sytuację w planowaniu np. środków stypendialnych.

Równie ważne jest przygotowanie uczelni na kontynuację e-learningu i dostosowanie treści dydaktycznych do nowych form kształcenia. Uczelnie powinny rozważyć też zmiany programów kształcenia, by były adekwatne do nowej rzeczywistości, np. uwzględnić w kształceniu nauczycieli zajęcia z nauczania online. Kluczowa będzie również optymalizacja procesów e-obsługi studentów.

W obszarze administracji z kolei Prof. Krzysztof Leja uważa, że większość zmian już nastąpiła. „Przyzwyczailiśmy się do pracy zdalnej, a administracja okazało się świetnie sprawdziła się w pracy zdalnej” – mówił o doświadczeniach swojej uczelni. Prelegent uważa, że ostatnie miesiące były na tyle efektywne pod względem zmian i dostosowania się do nowych warunków, że niezależnie od tego, czy w październiku wrócimy do kształcenia stacjonarnego czy nie, to uczelnie doskonale sobie poradzą.

O ile w zakresie kształcenia i nauki wiele zostało już dokonane, o tyle w kwestii finansów wyzwania są dopiero przed uczelniami, zauważa Prof. Andrzej Kaleta. Zarządzanie finansami utrudnia niemożność prognozowania, jak sytuacja będzie się kształtowała w tym i przyszłym roku. Rektor wrocławskiego UE wyraził głębokie zaniepokojenie, jakie będzie miejsce szkolnictwa wyższego i nauki w przyszłym budżecie państwa oraz jak będą kształtować się przychody komercyjne i nabory na studia niestacjonarne czy podyplomowe. Dlatego zdaniem profesora uczelnie muszą być gotowe także na pesymistyczne scenariusze i przygotować się na różne działania oszczędnościowe.

Prelegenci byli zgodni, że kluczowym jest, aby uczelnie wyciągnęły wnioski z doświadczeń okresu pandemii i uwzględniły je podczas nowego zorganizowania procesów na uczelni. Należy odkryć, które rozwiązania wzmocniły uczelnie i na stałe zaadaptować je do zarządzania uczelnią. Przed uczelniami stoi obecnie konieczność opracowania wariantów sytuacji, w której mogą się znaleźć w najbliższym roku akademickim i przygotowanie repertuaru środków, przy pomocy których będą mogły reagować adekwatnie do różnych uwarunkowań.

Koronawirus przyniósł kluczowe zmiany w procesie zarządzania uczelniami, dokonał przyśpieszenia transformacji cyfrowej przynajmniej o dekadę. Transformacja znacznie dotknęła sferę kształcenia i zmiana ta będzie trwała – e-learning nie będzie już awaryjny, lecz zyska wymiar strategiczny. Uczelnie implementują już narzędzia nie tylko e-learningowe, ale też i kompleksowe platformy służące zarządzaniu jakością kształcenia. Poszukiwane są także narzędzia do transparentnego i bezpiecznego egzaminowania online.

Przyśpieszenie technologiczne nie ominęło sfery zarządzania i administracji. Uczelnie wdrażają e-administrację i e-dokumentację. W obliczu restrukturyzacji i ograniczania kosztów uczelnie bardziej interesują się oprogramowaniem wspomagającym zarządzanie projektami i procesami. Wobec zmian w ewaluacji wzrosło znaczenie systemów analitycznych.

Profesjonalizacja zarządzaniem uczelnią w najbliższych latach będzie istotnie powiązana zarówno wdrażaniem Ustawy 2.0, jak i skutkami pandemii, która wzmacnia konkurencję w sektorze szkolnictwa wyższego.

Webinarium  „Wyzwania zarządzania uczelniami w i po epidemii” odbyło się 2 lipca 2020 r. w ramach II cyklu „Uczelnie w czasie epidemii: nowe uwarunkowania i dobre praktyki”. Organizatorami cyklu są PCG Academia i Fundacja Rektorów Polskich. Cykl objęty jest patronatami MNiSW, KRASP i Forum Akademickiego. Nagrania ze wszystkich webinariów dostępne są na YouTube na kanale PCG Academia.