Relacja z webinarium: Transfer danych z uczelnianego systemu informacji naukowej do SEDN – dobre praktyki UJ

Zarządzanie nauką i elektroniczne narzędzia wsparcia tego procesu były tematem webinaru organizowanego 11 marca przez PCG Academia. Spotkanie zgromadziło prawie 400 uczestników, którzy na przykładzie wdrożenia Sciencecloud na Uniwersytecie Jagiellońskim dowiedzieli się, jak można efektywnie zarządzać dorobkiem naukowym pracowników uczelni oraz przygotować się do nadchodzącej ewaluacji.

Moderatorem spotkania był Prof. Łukasz Sułkowski, Prezes PCG Polska oraz profesor Uniwersytetu Jagiellońskiego i Społecznej Akademii Nauk. Doświadczeniami ze strony uczelni podzielił się Dr Leszek Szafrański, Kierownik Oddziału Zbiorów Cyfrowych Biblioteki Jagiellońskiej oraz Kierownik Sekcji Repozytorium UJ, a Piotr Masalski, Dyrektor odpowiedzialny za Sciencecloud w PCG Academia, opowiedział o systemie i wdrożeniu z perspektywy dostawcy systemu.

Co powinny potrafić systemy do zarządzania nauką w uczelni?

W świetle zmian, które zachodzą nie tylko w świecie szkolnictwa wyższego, ale i jego otoczeniu, coraz bardziej fundamentalne zaczyna być zarządzanie nauką. Jaka jest charakterystyka systemów do zarządzania nauką? Niewątpliwie muszą one dokonywać procesu analizy, selekcji, zbierania i wartościowania dorobku naukowego. Po to potrzebne jest z jednej strony repozytorium, w którym będą zamieszczane aktualne informacje, oraz system analityczny, który służy wewnętrznym procesom kontrolingu i monitorowania nauki w uczelni, ale także i sprawozdawczości centralnej do Ministerstwa Edukacji i Nauki.

Dzięki takim systemom uczelnie są w stanie pozyskać na bieżąco wiedzę, w jakim tempie realizowany jest przyrost dorobku naukowego oraz jak zmienia się on u poszczególnych pracowników, w danych dyscyplinach i na poziomie uczelni jako całości. Taka wiedza jest potrzebna zarówno zarządzającym uczelnią, jak i zarządzającym dyscyplinami naukowymi oraz samym pracownikom chociażby po to, aby sprawdzić, w którym miejscu się znajdują w porównaniu z innymi badaczami z własnej dyscypliny oraz z innymi uczelniami.

Systemem, który obejmuje wszystkie te sfery zarządzania nauką – repozytorium, ewidencjonowanie, analitykę naukową i sprawozdawczość – jest system Sciencecloud, którego autorem jest PCG Academia. Sciencecloud to ekosystem rozwiązań IT, które służą nauce, niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z osiągnięciami publikacyjnymi czy też w postaci patentów, projektów, usług, komercjalizacji badań czy wreszcie wpływu na środowisko.

Sciencecloud współpracuje z systemami ministerialnymi, takimi jak PBN, POL-on lub SEDN. Jest to możliwe dzięki interfejsom udostępnionym przez twórcę tych systemów, Ośrodek Przetwarzania Informacji (OPI-PIB). Dzięki tej współpracy będzie możliwe przesłanie danych przygotowanych w systemie Sciencecloud bezpośrednio do systemów centralnych. Pozostał jeszcze prawie rok na to, żeby w odpowiedni sposób osiągnięcia przygotować oraz zoptymalizować, by trafiły one do systemów Ministerstwa w jak najlepszej jakości.

Zarządzanie nauką z Sciencecloud w Uniwersytecie Jagiellońskim

W tym celu Uniwersytet Jagielloński zdecydował się na wdrożenie Sciencecloud. „Założeniem implementacyjnym [Sciencecloud] w Uniwersytecie Jagiellońskim było to, żeby w jak najlepszy sposób przygotować się do przyszłej ewaluacji” – powiedział Dr Leszek Szafrański, Kierownik Oddziału Zbiorów Cyfrowych Biblioteki Jagiellońskiej oraz Kierownik Sekcji Repozytorium UJ. To właśnie Biblioteka Jagiellońska jest jednostką UJ odpowiedzialną za gromadzenie dorobku oraz za przygotowanie jego analityki pod kątem decyzji na poziomie zarządczym i na poziomie dyscyplin naukowych.

Uniwersytet już przed poprzednią ewaluacją rozpoczął prace nad automatyzacją procesów związanych z gromadzeniem dorobku pracowników uczelni. Implementacja Sciencecloud to kontynuacja tych działań i kolejny duży krok naprzód, mówił Dr Leszek Szafrański.

„Na pewno wielkim sukcesem jest to, że w ciągu niecałych dwóch miesięcy od wdrożenia mogliśmy w szybki sposób sprawdzić kondycję dyscyplin na Uniwersytecie Jagiellońskim i poprawić wszelkiego rodzaju błędy” – wyjaśnił prelegent. – „Tutaj [w Sciencecloud] byliśmy w stanie to zrobić, co jak na taką dużą uczelnię to jest naprawdę duży sukces”. Uniwersytet posiada bowiem blisko 28 dyscyplin, które podlegają ewaluacji. Do systemu zaimportowano ponad 36 tysięcy metadanych publikacji oraz dane kilkudziesięciu tysięcy pracowników naukowych.

Z wykorzystaniem Sciencecloud poprawiono m.in. błędy w metadanych publikacji naukowych. „Do tej pory nie byliśmy w stanie w tak szybki sposób sprawdzić nawet nazw wydawców, którzy są zapisani w metadanych” – podkreślił przedstawiciel Biblioteki Jagiellońskiej. Za pomocą systemu udało się również łatwo poprawić takie kwestie, jak nieprzypisanie dyscypliny do publikacji czy podzielenie publikacji pomiędzy dyscyplinami dla tych autorów, którzy zadeklarowali dwie dyscypliny.

Bardzo istotną funkcją dla uczelni, kontynuował Dr Szafrański, był monitoring i analityka dorobku naukowego. Dzięki Sciencecloud zarówno przewodniczący rad dyscyplin, jak i dziekani oraz władze rektorskie mogą na bieżąco monitorować postępy we wszystkich dyscyplinach. System nie tylko pozwala na to, żeby obejrzeć daną dyscyplinę, ale też przeanalizować kondycję punktową czy kondycję sprawozdawczą na poziomie 3N czy innej konfiguracji związanej z ewaluacją. Do tego pozwala łatwo wychwycić wszystkie tzw. N0, czyli pracowników, którzy nie wydali żadnej publikacji.

„System w zamierzeniu ma dążyć do tego, żeby ewaluacja na Uniwersytecie została przeprowadzona na najwyższym poziomie” – mówił Dr Leszek Szafrański. – „Możemy prowadzić różnego rodzaju analizy związane z dorobkiem publikacyjnym czy z tym, jak ten dorobek wygląda nie tylko publikacyjnie”.

Sciencecloud bowiem pozwala na monitorowanie kondycji uczelni również w obrębie drugiego i trzeciego kryterium, obejmujących kolejno wdrożenia i projekty oraz oddziaływanie na otoczenie społeczno-gospodarcze. System umożliwia zbieranie danych także o osiągnięciach w tych kryteriach, a gdy Ośrodek Przetwarzania Informacji udostępni odpowiedni interfejs (co ma nastąpić w tym roku), będzie możliwy także automatyczny transfer tych danych do systemów ministerialnych. Tym samym poprzez Sciencecloud będzie można obsłużyć cały proces ewaluacji na uczelni we wszystkich kryteriach. „Jest dużym sukcesem (…), że nie musimy się martwić o to, żeby publikacje znalazły się w systemach sprawozdawczych Ministerstwa, ponieważ mamy już system, który nam w prosty sposób pozwoli na wyeksportowanie wszelkich osiągnięć” – powiedział ekspert Biblioteki Jagiellońskiej.

Wdrożenie pozwoliło również na usprawnienie procesów związanych z przygotowaniem uczelni do ewaluacji. UJ zamierza przeprowadzić go całościowo w systemie Sciencecloud: najpierw zgromadzić w nim wszystkie informacje, sprawdzić ich kompletność, przeprowadzić analizy i symulacje, by osiągnąć możliwie najlepszy sukces ewaluacyjny, a następnie przesłać dane do systemów centralnych w sposób automatyczny, bez zbędnego przepisywania danych.

Jedynym momentem, gdzie dane będą wpisywane przez człowieka, jest wprowadzenie ich do systemu, przyjęto bowiem założenie, że będzie to wykonywał autor publikacji. Sciencecloud wspiera jednakże import danych o publikacjach z np. ORCID. Gdy publikacja trafi do systemu, zaczyna się proces związany z działaniami ewaluacyjnymi, ale też promocyjnymi dorobku. Repozytorium UJ, będące częścią ekosystemu Sciencecloud, nie tylko archiwizuje dorobek pracowników uczelni, ale też promuje go i udostępnia w Internecie.

Sciencecloud jest zintegrowany z systemami uczelnianymi, które gromadzą dane o pracownikach i o doktorantach. Na ukończeniu są też prace wdrożeniowe modułu, który pozwoli na zbieranie danych o patentach i projektach naukowych realizowanych na uczelni. Dzięki temu w jednym systemie będzie widoczny kompleksowy obraz tego, jak wygląda nauka na Uniwersytecie Jagiellońskim.

Wdrożenie Sciencecloud z perspektywy dostawcy systemu

System Sciencecloud, w miarę udostępniania interfejsów przez OPI, będzie integrowany z systemami centralnymi. Na UJ przeprowadzono już wstępną integrację z Polską Bibliografią Naukową. Jak podkreślił Piotr Masalski, odpowiedzialny ze strony PCG Academia za Sciencecloud, dobrze wykonane integracje są istotą wdrożenia systemu do obsługi osiągnięć naukowych i całego procesu ich analizowania i sprawozdawczości. Integracje pozwalają bowiem na stały przepływ informacji.

Sciencecloud integruje się z systemami działającymi na uczelniach, takimi jak systemy ERP, SAP czy USOS. W przypadku systemów centralnych, jak wyjaśniał prelegent, PCG Academia ma deklarację ze strony OPI, że interfejsy będą uruchamiane równolegle z interfejsami bezpośrednio w Ministerstwie – uczelnie korzystające z Sciencecloud uzyskają możliwość przesyłania danych tak szybko, jak tylko ta możliwość pojawi się po stronie ministerialnej.

Ponadto warto dodać, że PCG Academia ma informację ze strony OPI – wykonawcy systemów ministerialnych, że uczelnie, które korzystają z Sciencecloud automatycznie otrzymują klucz do wysyłki produkcyjnej osiągnięć (np. eksportu do PBN) bez konieczności uczestnictwa w procedurze prezentacji itd.

Uzupełniając wypowiedzi Dr Leszka Szafrańskiego, przedstawiciel PCG Academia powiedział, że Sciencecloud jest całkowicie zgodny z aktualnym stanem prawnym i wszelkie zmiany, jak przykładowo ostatnie zmiany list czasopism i ich punktacji, są wprowadzane do systemu na bieżąco. Zmiany implementowane są bezpośrednio na podstawie rozporządzeń i w ciągu maksymalnie tygodnia od ich pojawienia się znajdują się już w systemie. O aktualizację systemu nie muszą dbać uczelnie, Sciencecloud jest bowiem dostarczany w modelu usługowym (SaaS), co pozwala także na jego szybkie uruchomienie w uczelni – na UJ zajęło to zaledwie 4 tygodnie.

Z innych funkcjonalności Piotr Masalski podkreślił także, że Sciencecloud umożliwia w tym momencie już wyliczanie wartości punktowych w drugim kryterium ewaluacji. System posiada zaimplementowane algorytmy do obliczeń w tym kryterium. Również i w ramach trzeciego kryterium możliwe są pewne estymacje, choć wymagają one przyjęcia pewnych założeń, tak jak i w przypadku osiągnięć artystycznych. Osiągnięcia w tych kryteriach także będzie można przesyłać automatycznie, gdy tylko uruchomione zostaną formularze w systemie POL-on do wprowadzenia tych osiągnięć.

System Sciencecloud jest także przygotowany do ewidencji dorobku doktorantów uczelni. Obsługa osiągnięć doktorantów przebiega oczywiście na ściśle określonych zasadach wynikających z rozporządzeń. Tego typu elementy w systemie zostały uwzględnione zarówno w mechanizmach, które przeliczają osiągnięcia doktorantów, jak i w interfejsie użytkownika.

Rozmawiając o transferze danych nasuwa się pytanie – dlaczego nie przesłać danych prosto do systemów centralnych? Odpowiedź jest oczywista. Każda uczelnia chce wypaść w ewaluacji jak najlepiej. Aby to osiągnąć, należy właściwie przygotować osiągnięcia pracowników, tak aby trafiły one do systemów ministerialnych w odpowiedniej formie, żeby ewaluacja mogła zostać przeprowadzona na jak najlepszej jakości osiągnięciach.

System SEDN jest tak naprawdę na samym końcu schematu przesyłu danych do ewaluacji. Ten system posłuży do dokonania rzeczywistej klasyfikacji osiągnięć, jak i dokonania tej oceny parametrycznej. Natomiast szereg procesów, które dotyczą uczelni, dzieje się wcześniej. Oczywiście SEDN daje pewne możliwości podglądu sytuacji ewaluacyjnej, ale tylko co do tych osiągnięć, które zostały już wysłane do systemów ministerialnych, jak PBN, POL-on czy SEDN.

Te systemy nie pozwalają na zmianę danych ani na dokonanie żadnych symulacji, pokazują tylko stan, jaki jest teraz. Natomiast funkcjonalności Sciencecloud już teraz pozwalają na dokonanie symulacji także w sytuacji minusów, które będą potencjalnie przyznane pracownikom, którzy nie spełnią pewnych kryteriów oraz sytuację, jaka będzie, gdy ten minus uda się wyeliminować. Sciencecloud pozwala też wybrać najbardziej korzystne punktowo osiągnięcia z dorobku uczelni i zoptymalizować realizowaną strategię naukową.

Jest to ogromna możliwość dla uczelni, by jak najlepiej wykorzystać szansę w konkurencji ewaluacyjnej. Zasadnym jest dlatego, aby dokonywać analiz po stronie systemu uczelnianego posiadającego komplet danych, bo też nie wszystkie dane, które uczelnia posiada mogą ani powinny być sprawozdawane. Zamiast dodawać osiągnięcia ręcznie i prosto do systemów centralnych, należy raczej ewidencjonować osiągnięcia po stronie uczelni i te osiągnięcia już odpowiednio przygotowane i „oprawione” w metadane automatycznie wysłać do PBN i innych systemów.

Na zakończenie Piotr Masalski w krótkiej prezentacji Sciencecloud, przedstawił nowe funkcjonalności, które pojawiły się w systemie w ostatnich dwóch miesiącach, w tym funkcje związane z kalkulacją punktów dla osiągnięć w drugim kryterium, funkcje związane z obsługą doktorantów oraz funkcję eksportu osiągnięć do PBN poprzez API.

System Sciencecloud może obsłużyć zarówno duże uczelnie publiczne takie jak Uniwersytet Jagielloński, jak też i mniejsze uczelnie publiczne oraz uczelnie prywatne. Koszt usługi Sciencecloud jest elastycznie dopasowywany do wielkości uczelni. PCG Academia przygotowało także atrakcyjną ofertę dla małych jednostek takich jak instytuty, gdzie liczba dyscyplin jest mniejsza.

Serdecznie zapraszamy do kontaktu. Z chęcią odpowiemy na wszelkie pytania oraz pokażemy Sciencecloud na Państwa uczelni.

Projekt modernizacji repozytorium RUJ zakładał zarówno modernizację samego repozytorium, jak i budowę integratora pomiędzy istniejącymi na UJ systemami zawierającymi informacje o osiągnięciach, jak archiwum prac dyplomowych czy systemy Open Conference Systems i Open Journal Systems. W trakcie prac repozytorium zyskało nowy system przeglądania i wyszukiwania osiągnięć (także w obrębie) kolekcji, zmodernizowane widoki wyników wyszukiwania i publikacji, mechanizm stron statycznych czy wdrożoną responsywność dla urządzeń mobilnych i zgodność ze standardami WCAG. Zmodernizowane zostały także narzędzie backoffice do dodawania i edycji publikacji jak i mechanizmy workflow do obsługi procesu zgłaszania publikacji.

Na ten moment takiej integracji nie posiadamy.

System daje możliwość pobierania osiągnieć z konta ORCID dowolnego pracownika naukowego w celu ich włączenia do bazy ewidencyjnej, dalszej edycji, czy poprawienia. Automatyczne mechanizmy deduplikacji dbają o to, aby w przypadku zaimportowania osiągnięcia będącego kopią już istniejącego w bazie, odpowiednio je oznaczać oraz prezentować jako inną wersję tego samego osiągnięcia. Prowadzimy także prace nad integracją w drugą stronę tzn. wysyłaniem osiągnięć już odpowiednio zaewidencjonowanych i przygotowanych za pomocą Sciencecloud do systemu ORCID w kontekście pracownika naukowego.

Tak. Mechanizm API PBN w wersji 2.0 umożliwia taką komunikację, a wdrożone na UJ rozwiązania go implementują. Dwustronna komunikacja jest konieczna w przypadku aktualizacji osiągnięć, które zostały już do PBN wysłane np. w przypadku zaistnienia konieczności ich korekty.

Tak, system posiada zintegrowane listy ministerialne, w tym także ich mapowanie w PBN, dzięki temu po wysyłaniu osiągnięcia powiązanie to jest tworzonego automatycznie także w systemie PBN.

Tak, w PBN nie dokonano jeszcze tej aktualizacji, natomiast w systemie Sciencecloud jest ona już wykonana. Dokładamy wszelkich starań, żeby możliwie szybko aktualizować system do zgodności z aktualnym stanem prawnym i tak też jest w tym przypadku.

Taka integracja jest możliwa oraz wdrożona w projekcie zrealizowanym prze PCG Academia na Uniwersytecie Jagiellońskim.

System Sciencecloud posiada interfejs API umożliwiający m.in. udostępnianie informacji o osiągnięciach naukowych poszczególnych pracowników natomiast na wdrożeniu zrealizowanym na Uniwersytecie Jagiellońskim taka integracja nie jest przeprowadzona.

Odpowiedzi na to pytanie udało się udzielić jeszcze na webinarium, ale podkreślić należy, że przeprowadzone z sukcesem wdrożenie na Uniwersytecie Jagiellońskim jeszcze bardziej utwierdziło nas w przekonaniu jak różne są to systemy. Uruchamiany właśnie rozwijany system SEDN jest narzędziem, które to pod koniec okresu ewaluacyjnego na podstawie danych dostarczanych z systemów PBN oraz POL-on dokona klasyfikacji osiągnięć oraz oceny parametrycznej w dyscyplinach. Umożliwia on także pracując w trybie read-only podgląd sytuacji w ewaluowanych dyscyplinach na podstawie danych przesłanych do systemów ministerialnych na ten moment tylko dla osiągnięć publikacyjnych. System analityki i ewidencji naukowej Sciencecloud pozwala natomiast na wdrożenie oraz przemyślane prowadzenie procesu zbierania i opisywania osiągnięć, ich analizowania, a na końcu tej ścieżki, przekazania do systemów ministerialnych w kontekście wszystkich 3ch kryteriów ewaluacyjnych. Taka strategia pozwala na odpowiednie przygotowanie się do ewaluacji umożliwiając monitorowanie sytuacji w dyscyplinach na podstawie wszystkich posiadanych przez jednostkę danych, także takich, które nie będą przekazane do systemów ministerialnych, wraz z możliwością realnego wpływu na przeprowadzane symulacje w kontekście choćby przypisania do konkretnej dyscypliny, czy wyrażenia zgody na przekazanie osiągnięcia do ewaluacji w ujęciu ogólnym, jak i dla poszczególnych współtwórców.

Zgodnie z odpowiedzią udzieloną w trakcie webinarium, system Sciencecloud może obsłużyć zarówno duże uczelnie publiczne takie jak Uniwersytet Jagielloński, jak też i mniejsze uczelnie publiczne oraz uczelnie prywatne. Koszt usługi Sciencecloud jest elastycznie dopasowywany do wielkości uczelni. PCG Academia przygotowało także atrakcyjną ofertę dla małych jednostek takich jak instytuty, gdzie liczba dyscyplin jest mniejsza.

Odpowiadając niejako nie wprost na to pytanie, na pewno warto zaznaczyć zasadniczą różnicę pomiędzy Sciencecloud, a systemami konkurencyjnymi. PCG Academia oczywiście posiadała w swojej ofercie systemy do zarządzania dorobkiem naukowym wspomagające wcześniejsze ewaluacje, natomiast w obliczu szeroko zakrojonych zmian, w szczególności tych dotyczących przerzucenia kontekstu ewaluacji z jednostek administracyjnych na dyscypliny, podjęliśmy decyzję o tym, że tylko od nowa zaprojektowany system, skrojony do ściśle określonych potrzeb związanych z ministerialną oceną parametryczną spełni oczekiwania jego potencjalnych użytkowników.

Rzeczywiście, system Sciencecloud w znaczący sposób wspomaga pracę Importera Publikacji poprzez automatyczną wysyłkę osiągnięć do PBN.

Tak, możliwa jest intergracja z systemami do ewidencji osiągnięć wdrożonymi na Uczelniach. Prowadzimy wdrożenia systemu, których elementem jest transfer danych z Expertusa.

To jest złożony problem. Każdy przypadek jest inny, ale ogólne działania jakie podjęliśmy streszczam poniżej.

W przypadku gdy prawa autorskie majątkowe posiada wydawca:

1. Z niektórymi wydawcami podpisaliśmy umowy o współpracy (nadal takie umowy podpisujemy).
2. Do części wydawców wysyłamy prośby o zgodę na publikowanie w Repozytorium UJ pełnych tekstów publikacji, których autorami są pracownicy UJ.
3. Analizujemy polityki wydawców i na tej podstawie umieszczamy teksty w Repozytorium UJ (jeżeli wydawca w swojej polityce wydawniczej wyraża zgodę na deponowanie pełnych tekstów publikacji w repozytorium).

W przypadku gdy prawa autorskie majątkowe posiadają autorzy:

1. kontaktujemy się bezpośrednio z autorami.
2. wysyłaliśmy mailing do wszystkich pracowników z prośbą o zgodę.