Po wejściu w życie Ustawy 2.0 ewaluacja będzie już prowadzona tylko w dyscyplinach naukowych, które zbliżone są do kategoryzacji międzynarodowej (OECD). Rewolucyjną zmianą jest powiązanie uprawnień uczelni do nadawania stopni naukowych oraz odejście od systemu opartego na kumulacji punktów w kierunku systemu progresywnego opartego na slotach i premiującego międzynarodowe publikacje. Od wyniku ewaluacji – uzyskanej kategorii naukowej – zależeć będzie również finansowanie uczelni.

Z perspektywy zarządzania uczelnią zmiana zasad ewaluacji stanowi poważne wyzwanie. W dużych uczelniach, tzw. uniwersytetach kompletnych, jest ponad 20 dyscyplin naukowych, a czasem ich liczba zbliża się aż do trzydziestu. Zróżnicowanie kryteriów ewaluacyjnych w zależności od dyscypliny dodatkowo komplikuje proces zarządzania nauką. W obliczu tak wymagającego i wieloaspektowego wyzwania uczelnie poszukują narzędzi, które wesprą zarządzanie informacją naukową.

Uniwersytet Jagielloński wybrał Sciencecloud – kompleksowy ekosystem narzędzi IT wspierający uczelnie w zarządzaniu nauką  i przygotowaniach do nowej ewaluacji, oferowany przez PCG Academia. Duże zainteresowanie systemem Sciencecloud obserwujemy ze strony wielu różnorodnych uczelni. W odpowiedzi na to zapotrzebowanie w dniu 17 listopada 2020 odbył się webinar „Poznaj Sciencecloud ─ nowoczesny ekosystem narzędzi IT do zarządzania nauką w uczelni”. Webinar poprowadzili eksperci PCG Academia: Piotr Masalski oraz Prof. Łukasz Sułkowski.

Sciencecloud obejmuje narzędzia Analityka Naukowa, Ewidencja Naukowa oraz Repozytorium Naukowe. Na webinarze skupiliśmy się na narzędziach do analizy punktowej, ewidencjonowania dorobku naukowego oraz monitorowania postępów na poziomie uczelni, dyscyplin i poszczególnych pracowników naukowych. Narzędzia zostały zaprezentowane w praktyce z perspektywy pracownika naukowego oraz osoby zarządzającej osiągnięciami. W prezentacji posłużyliśmy się przykładem dorobku naukowego Prof. Łukasza Sułkowskiego.

Sciencecloud z perspektywy pracownika naukowego

Postawmy się w skórze pracownika naukowego, który korzysta z Sciencecloud na swojej uczelni. W systemie wita nas tzw. pulpit ewaluacyjny. Na pulpicie w przejrzysty sposób widoczne są najważniejsze informacje dotyczące naszych osiągnięć naukowych, wypełnienia slotów publikacyjnych, wartości punktowych publikacji, wyniku w ewaluacji oraz złożonych oświadczeń. Wszystko to jest dostępne od razu po zalogowaniu – kluczowe informacje otrzymujemy natychmiast, bez błądzenia po opcjach.

Każde z osiągnięć widocznych na pulpicie jest jasno opisane. Na pierwszy rzut oka widzimy, czy dana publikacja jest artykułem czy monografią, gdzie została opublikowana, ile punktów za nią otrzymujemy albo czy ma współautorów. Ponadto z poziomu pulpitu możemy jednym kliknięciem dokonać synchronizacji z profilem ORCID, by błyskawicznie i automatycznie wprowadzić wszystkie nasze publikacje do systemu. Zaoszczędzony czas możemy przeznaczyć na działania bardziej produktywne niż żmudne, ręczne przepisywanie publikacji, np. na prowadzenie badań.

Z pulpitu możemy też przejść do widoku wszystkich osiągnięć, które zostały dodane do systemu. Narzędzie Analityka może pobierać dane o osiągnięciach z zewnętrznych źródeł, jak ORCID czy POLON, narzędzi Ewidencja i Repozytorium oraz innych baz działających na uczelni. Publikacje mogą być także dodawane przez samych naukowców, lecz nie ma takiej konieczności.

W widoku naszego dorobku naukowego na górze strony mamy krótkie podsumowanie ze statystyką osiągnięć, poniżej zaś szczegółowe, lecz przejrzyste zestawienie publikacji. Listę publikacji możemy wyświetlać według dyscypliny lub daty i typu publikacji, a także jednym kliknięciem wyświetlić tylko te z nich, które zostały zgłoszone do ewaluacji. Bezpośrednio w widoku listu przy każdej publikacji możemy także łatwo wyrazić zgodę na ewaluację oraz przypisać dyscyplinę.

Na liście wszystkich osiągnieć możemy również zidentyfikować duplikaty publikacji, które są wskazywane automatycznie przez system oraz zarchiwizować osiągnięcia. Żadne informacje nie są kasowane, a działania nasze i osób zarządzających nauką w uczelni pozostawiają ślad w historii osiągnięcia – widzimy, co i kiedy w danej publikacji uległo zmianie oraz przez kogo. Działania na publikacjach można też przeprowadzać zbiorczo, co znacznie ułatwia pracę osobom mającym wiele osiągnięć.

Sciencecloud z perspektywy osób zarządzających informacją naukową

Naukowiec może zapoznać się z aktualną sytuacją ewaluacyjną swoich osiągnięć naukowych, zobaczyć ich wkład i wpływ w procesie ewaluacji dyscypliny. Osoba zarządzająca osiągnięciami – nazwijmy ją dla ułatwienia administratorem – ma w systemie dostęp do szerszego wachlarza funkcjonalności.

Administrator dzięki większym uprawnieniom może zobaczyć wszystkie dyscypliny. W widoku dyscyplin, bez potrzeby wchodzenia w opcje, widać jak na dłoni, które dyscypliny podlegają ewaluacji oraz statystyki: stopień wypełnienia slotów w danej dyscyplinie, liczbę uzyskanych punktów, liczbę uwzględnionych osiągnięć, liczbę N i punkty na N oraz dane kierownika dyscypliny.

Po wejściu w daną dyscyplinę administrator widzi rozszerzone i bardziej szczegółowe statystyki wraz z listą wszystkich pracowników naukowych, którzy wybrali daną dyscyplinę. Dla każdego z pracowników administrator może zobaczyć postęp w wypełnieniu slotów oraz wynik punktowy publikacji.

Administrator ma również dostęp do profili pracowników naukowych, gdzie może sprawdzić informacje takie jak wybrana dyscyplina, lista publikacji z ich wynikami, stan oświadczeń, wymiar etatu czy numery ORCID i POLON ID. W tym widoku administrator widzi wszystkie osiągnięcia, niezależnie czy zostały zgłoszone do ewaluacji, czy też nie. Z łatwością można tutaj zawęzić widok do tylko zgłoszonych osiągnięć; wyraźnie też widać, które z publikacji wymagają podjęcia działania, np. akceptacji. Tę interaktywną listę osiągnięć administrator może jednym kliknięciem zamienić w tabelę, a następnie z łatwością dostosować kolumny i zakres informacji do własnych potrzeb. W ten sposób otrzymuje gotowe zestawienie w parę chwil, które może eksportować chociażby do Excela.

Administrator ma możliwość korzystania z narzędzi symulujących wynik ewaluacji oraz narzędzi optymalizujących dobór publikacji dla uzyskania możliwie najwyższego wyniku ewaluacji. W raporcie dotyczącym dyscypliny administrator widzi nie tylko te publikacje, które zostały uwzględnione w ewaluacji, ale także te odrzucone przez algorytm ewaluacyjny zintegrowany z Sciencecloud. Aby uzyskać informacje o danej publikacji administrator musi jedynie najechać na nią kursorem myszy. System sygnalizuje też administratorowi potencjalne problemy ewaluacyjne.

Sciencecloud dostępny w chmurze – zamów i korzystaj

Sciencecloud jest oferowany w modelu usługowym, dzięki czemu uczelnia jest w stanie bardzo szybko rozpocząć korzystanie z systemu. Sciencecloud dostarczany jest w chmurze, więc nie są wymagane ze strony uczelni żadne dodatkowe obciążenia dla infrastruktury IT. Jeśli na danej uczelni zaistnieje np. potrzeba zintegrowania danych, to zajmuje się tym PCG Academia – kadra uczelni nie musi się martwić o stronę techniczną systemu. Po stronie PCG Academia jest również stała aktualizacja systemu do wciąż zmieniających się uwarunkowań prawnych w zakresie szkolnictwa wyższego i nauki, w tym algorytmów i list ministerialnych.

Narzędzia Scienceloud są nowoczesne, responsywne i zgodne ze standardami dostępności WCAG 2.0. Szerokość okien, np. pulpitu, automatycznie dostosowuje się do urządzenia użytkownika, umożliwiając swobodne korzystanie zarówno na komputerze i laptopie, jak i na tablecie oraz smartfonie. Na każdym z tych urządzeń system pozostaje tak samo funkcjonalny.