O kandydata na studia jest coraz trudniej. Niż demograficzny, pandemia, łatwiejsze studiowanie zagranicą i wyższe wymagania co do oferty edukacyjnej – to wszystko razem sprawia, że wybór kandydata może nie paść na naszą uczelnię.

Dlatego ułatwmy kandydatom załatwienie formalności związanych z podjęciem studiów poprzez zaadoptowanie system rekrutacyjnego, który poprowadzi ich za rękę przez proces rekrutacji. System rekrutacyjny nie może utrudniać kandydatom aplikacji, a musi być przyjazny i intuicyjny w obsłudze.

Czy to oznacza, że uczelnie powinny same tworzyć systemy rekrutacji spersonalizowane do ich specyfiki? Niekoniecznie. Stworzenie dobrego systemu wymaga dużych nakładów finansowych i wyspecjalizowanej kadry, a do tego pochłania mnóstwo czasu – nie mówiąc już o przyszłych kosztach utrzymania, rozwoju czy wreszcie dostosowania systemu do zmieniającego się prawa. A co w sytuacji, gdy nasi pracownicy IT odejdą do bardziej konkurencyjnego sektora prywatnego, zabierając ekspercką wiedzę o systemie?

Unikalny system informatyczny do rekrutacji nie zbuduje przewagi uczelni, a może przynieść wiele problemów. Zastanówmy się jeszcze nad jedną kwestią – czy procesy rekrutacji na różnych uczelniach są aż tak odmienne, by konieczne było obarczone ryzykiem tworzenie własnego systemu?

Jak udowodniły już uczelnie o przeróżnych profilach i z całego świata, które wdrożyły systemy rekrutacji online, kluczem są ustandaryzowane rozwiązania działające w chmurze zapewniającej bezpieczeństwo, skalowalność i ciągłość operacji, a do tego po niższych kosztach.

Jedną z uczelni, która zdecydowała się na wdrożenie takiego systemu jest Wyższa Szkoła Humanitas w Sosnowcu. Na uczelni wdrożono system PCG Rekrutacja, rozwiązanie PCG Academia umożliwiające kompleksową obsługę procesu rekrutacji kandydatów na studia, o nowoczesnym interfejsie zgodnym z WCAG 2.0 i dostępnym webowo i mobilnie.

Uruchomienie systemu zostało zrealizowane w przeciągu trzech miesięcy. W sprawnej realizacji pomogła doskonała współpraca z Panem Krzysztofem Honijem, który w Humanitas odpowiada za proces rekrutacyjny. Uczelnia od kilku lat współpracuje z PCG i z sukcesem wykorzystuje nasze rozwiązania dziekanatowe. „Widząc, w jakim kierunku PCG rozwija swojej systemy, nie mieliśmy wątpliwości, gdzie należy się zgłosić” – mówił Krzysztof Honij o wyborze PCG Rekrutacja.

Uczelnia poszukiwała nowego rozwiązania rekrutacyjnego, gdyż posiadała jedynie nieresponsywne formularze, pozwalające na zebranie tylko podstawowych danych od kandydatów. Pozostała część procesu była obsługiwana całkowicie stacjonarnie. „W obecnym realiach, zwłaszcza w dobie pandemii, ten stary system nie ma racji bytu” – podkreślił przedstawiciel WSH. Po zapoznaniu się z wersją prezentacyjną systemu udostępnioną uczelni przez PCG, zdecydowano się na wdrożenie.

Wybrano wersję standard systemu, która w opinii Krzysztofa Honija jest wystarczająca do pełnej obsługi rekrutacji, a także „dopracowana i przygotowana pod wymogi każdej uczelni”. Wersja premium ma kilka dodatkowych opcji, takich jak Portal Kandydata, który będzie kolejnym kanałem informacyjnym i promocyjnym dla oferty edukacyjnej uczelni.

Zastosowany przez PCG model wdrożeniowy jest „bardzo wygodny dla klienta, zwłaszcza dla administratorów uczelni”, dodał prelegent. Dzięki licznym spotkaniom w trakcie wdrożenia, na których omawiano szczegóły konfiguracji, uczelnia uzyskała system idealnie dostosowany do potrzeb i oczekiwań. Uczelnia była również zadowolona z oferowanych w ramach wdrożenia szkoleń pracowników. Dostarczyły one solidnej wiedzy pozwalającej na nie tylko na bieżącą obsługę systemu, ale i samodzielne dokonywanie w nim zmian, mówił przedstawiciel WSH.

Największe plusy modelu wdrożeniowego PCG to zdaniem Krzysztofa Honija szybki czas wdrożenia, atrakcyjny koszt uruchomienia systemu, ustandaryzowanie procesu rekrutacji i zapewnienie, że wszystkie elementy niezbędne do sprawnej rekrutacji są kontrolowane przez uczelnię.

Wdrożenie PCG Rekrutacja nie tylko pozwoliło unowocześnić cały proces rekrutacji, ale i odpowiedzieć na potrzeby rynku w zakresie dostępności na urządzeniach mobilnych. Dzięki nowoczesnemu interfejsowi dostosowującemu się do urządzenia, kandydaci mają możliwość przejścia przez cały proces rekrutacji na swoich smartfonach lub tabletach.

Zobacz, jakie funkcjonalności oferuje PCG Rekrutacja – obejrzyj prezentację działania systemu w praktyce:

Serdecznie zapraszamy do kontaktu i umawiania bezpłatnej prezentacji systemu na Waszej uczelni

Artykuł powstał na podstawie webinaru „Poznaj moduł PCG Rekrutacja”, który odbył się 24 lutego 2022 w ramach cyklu Uniwersytet Przyszłości. Webinar moderował Tomasz Buczak, CTO w PCG Academia. W roli prelegentów wystąpili: Krzysztof Honij, Wyższa Szkoła Humanitas w Sosnowcu, Marcin Szczepanik, product manager system rekrutacyjnego w PCG Academia oraz Emil Leńczuk, szef zespołu wdrożeniowego PCG Academia.