Trzecia edycja popularnego cyklu webinarów Uniwersytet Przyszłości rozpoczęła się od spotkania poświęconego rozwiązaniu, które jest niezbędne na każdej uczelni – systemowi dziekanatowemu. O PCG Dziekanat opowiedzieli Tomasz Buczak, Chief Technology Officer oraz Product Managerowie Dariusz Bednarz i Anna Ziętek, PCG Academia.

Jak dotąd PCG Academia wdrożyła system dziekanatowy w 33 szkołach wyższych. System obsługuje łącznie blisko 250 tys. studentów, co stanowi 1/6 populacji studentów w Polsce.

W ostatnim czasie, dzięki wsparciu Microsoft Polska, system dziekanatowy PCG został przeniesiony do chmury Microsoft Azure. Usługa w chmurze to idealne rozwiązanie dla uczelni, które nie posiadają własnej infrastruktury IT lub nie planują jej rozbudowy.

Migracja do chmury umożliwiła udostępnienie ustandaryzowanej wersji systemu PCG Dziekanat, gotowej do natychmiastowego wdrożenia i wykorzystania przez uczelnie. Ustandaryzowana wersja systemu nie oznacza jednak, że systemu nie można zindywidualizować do specyfiki uczelni. Standard oznacza przewidywalność i ciągłość działania procesów typowych, czyli jednakowych dla wszystkich uczelni. Obsługa cyklicznych i powtarzalnych procesów stanowi właśnie jednolity, ustandaryzowany trzon systemu.

System jednocześnie posiada rozbudowany interfejs API, umożliwiający jego integrację z innymi rozwiązaniami na uczelni i dołączanie aplikacji rozbudowujących standardowe procesy. API pozwala na integrację z m.in. systemami ERP, bibliotecznymi, e-learningowymi (np. Moodle, Blackboard), elektronicznego egzaminowania (Inspera) czy elektronicznego zarządzania dokumentacją (np. WEBCON BPS).

Na system PCG Dziekanat składają się moduły dedykowane różnym grupom: dla pracowników administracyjnych, dydaktyków oraz studentów i doktorantów. Różnią się one funkcjonalnościami, które są dostosowane do każdej z grup. Przykładowo, dziekanat ma dostęp do funkcji związanych z obsługą studenta i zarządzaniem planami studiów, a student do m.in. wyboru przedmiotów i podglądu otrzymanych ocen. Część administracyjna PCG Dziekanat dostępna jest jako aplikacja desktopowa, a część dla studentów i dydaktyków jako aplikacja webowa.

PCG Dziekanat jest elementem Educloud – ekosystemu rozwiązań IT do administrowania szkołą wyższą i do zdalnego kształcenia studentów. Inne rozwiązania w tej rodzinie, takie jak Aplikacja mobilna, Analityka, E-usługi, Rekrutacja czy Sylabusy, mogą być zintegrowane z PCG Dziekanat.

Dlaczego PCG Dziekanat?

  • 100% funkcjonalności niezbędnych do obsługi uczelni.
  • Zawiera zintegrowane procesy gotowe do użycia.
  • Indywidualne dostosowania procesów obiegu dokumentów.
  • API do integracji z systemami zewnętrznymi.
  • Komponentowa architektura – możliwość włączania i wyłączania poszczególnych modułów zgodnie z potrzebami.
  • Działa w Microsoft Azure Cloud – wysokie bezpieczeństwo i skalowalność.
  • Zintegrowany z Office 365 – usprawnienie pracy.
  • Dostępne w subskrypcji Cloud zarządzanej przez IT uczelni lub w modelu SaaS bez angażowania IT uczelni.
  • Właścicielstwo danych – uczelnia jest zawsze wyłącznym właścicielem danych.

Wdrożenie PCG Dziekanat krok po kroku

  1. Wybór pakietu funkcjonalnego Standard (83 funkcjonalności) lub Premium (103 funkcjonalności) i ew. opcji dodatkowych.
  2. Wybór sposobu uruchomienia: subskrypcja Cloud uczelni lub SaaS (subskrypcja PCG).
  3. Umowa – jej konstrukcja zależy od wielkości uczelni, większość produktów wyceniana jest na bazie liczby studentów; inne zmienne to pakiet, czas trwania umowy, sposób uruchomienia, sposób rozliczenia (miesięczny, roczny, wieloletni).
  4. Instalacja – w subskrypcji Cloud uczelni 2 tygodnie, w SaaS 1 tydzień od podpisania umowy.
  5. Konfiguracja uruchomieniowa – migracja danych (1 tydzień dla migracji standardowej, indywidualne zależnie od zakresu), konfiguracja zgodnie z pakietem (4 tygodnie), testy akceptacyjne (4 tygodnie).
  6. Start systemu – w 3 miesiące od podpisania umowy dla migracji standard.

Ile to kosztuje?

Na koszt modelu licencyjnego składają się:

  • opłata za uruchomienie rozwiązania, zależna od pakietu i wybranych opcji dodatkowych,
  • opłata licencyjna, zależna od liczby studentów – może być w postaci subskrypcji odnawialnej lub licencji wieczystej; należy tutaj doliczyć opłatę za SaaS, jeśli wybrano tę opcję,
  • software assurance (opcjonalnie) – jest to odnawialna subskrypcja roczna, dająca dostęp do nowych wersji systemu, zgodność ze zmianami w regulacjach, dostarczane nowe funkcjonalności, możliwość zgłaszania nowych funkcjonalności do wdrożenia i serwis SLA.

Na webinarze pokazano w praktyce działanie systemu na przykładzie kilku standardowych procesów. Mogliśmy obejrzeć funkcjonalności dostępne dla administracji, dla dydaktyków i dla studentów.

Zachęcamy do oglądania oraz do wypróbowania funkcjonalności PCG Dziekanat osobiście – oferujemy możliwość skorzystania z wersji demo. Zainteresowanych zapraszamy do kontaktu.