Postęp cyfryzacji w uczelniach publicznych zależny jest nie tylko od stopnia wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych. Procesy cyfrowe muszą znaleźć oparcie w odpowiednich uregulowaniach prawnych. Ministerstwo Edukacji i Nauki prowadzi obecnie rozmaite projekty w zakresie cyfryzacji uczelni, które poznaliśmy podczas konferencji LUMEN 2023. 

Przegląd zmian związanych z cyfryzacją w uczelniach przedstawili reprezentanci MEiN: Marcin Czaja, Dyrektor Departamentu Szkolnictwa Wyższego, oraz Łukasz Wawer, Zastępca Dyrektora Centrum Transformacji Cyfrowej. Panel moderował Dariusz Wronikowski, Dyrektor IT w Akademii Leona Koźmińskiego oraz Koordynator Sekcji Informatycznej Stowarzyszenia Forum Dziekanatów. 

 

E-doręczenia 

Już wkrótce usługa e-doręczeń zastąpi wysyłkę listów w instytucjach publicznych. Obowiązek obejmie też komunikację uczelni z m.in. studentami. Jednak w ocenie Marcina Czai e-doręczenia nadal pozostają niegotowe, żeby je wdrożyć. Powodem są nierozwiązane kwestie związane z kodeksem postępowań administracyjnych. 

Czy uczelnie niepubliczne będą korzystały z e-doręczeń? Jak wyjaśnił Dyrektor Departamentu Szkolnictwa Wyższego, uczelnie niepubliczne będą musiały poczekać na możliwość skorzystania z e-doręczeń aż odpowiednia ustawa (o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji) zostanie przegłosowana w Sejmie. Wtedy zostaną one dołączone do podmiotów publicznych w zakresie e-doręczeń.  

Ustawa ta przyniesie też nieodpłatność e-doręczeń dla podmiotów niepublicznych, w tym uczelni, oraz nieodpłatność usługi hybrydowej dla uczelni publicznych. Przypomnijmy, że będziemy mieć dwie wersje e-doręczeń: publiczną usługę rejestrowaną doręczenia elektronicznego (PURDE) oraz publiczną usługę hybrydową (PUH). 

E-doręczenia mają być usługą transgraniczną, co oznacza, że będzie ona obejmowała UE, ale nie kraje spoza. O ile w przypadku studenta uczelnia ma prawo przysyłać korespondencję elektroniczną na skrzynkę mailową utworzoną dla tego studenta, to w przypadku kandydatów nie będzie to możliwe i pozostaje korespondencja klasyczna. 

Należy też pamiętać, że po wdrożeniu e-doręczeń student czy szerzej obywatel nadal będzie mógł dostarczyć pisma do uczelni przez ePUAP i będzie to prawidłowo doręczony dokument. W praktyce oznacza to, że uczelnie nadal będą musiały stosować ePUAP. 

mLegitymacja 

Przegłosowano już ustawę wprowadzającą, że mLegitymacja dostępna w mObywatelu będzie dokumentem podstawowym, domyślnym dla studenta. Uczelnia nie będzie musiała wydawać studentowi legitymacji fizycznej, a będzie mieć za to obowiązek wydawania mLegitymacji. Marcin Czaja podkreślił przy tym, że nie da się całkowicie wyeliminować legitymacji fizycznych, ponieważ istnieją studenci wykluczeni cyfrowo oraz studenci kontestujący tego typu rozwiązania cyfrowe. Dla tych studentów na ich wniosek będzie trzeba wydać fizyczną legitymację (ELS). 

eTeczka studenta 

Uczelnie podchodzą do eTeczki z dużą dozą ostrożności. Niepewność budzi m.in. kwestia przechowywania danych studentów – co ma być przechowywane elektronicznie w archiwum? Czy usprawiedliwienie nieobecności na egzaminie przechowujemy przez 50 lat? Szczęśliwie, w MEiN są prowadzone prace w zakresie „odchudzenia” teczki studenta, która musi trafić do archiwum. 

Powyższy przykład z usprawiedliwieniem to tzw. decyzje wydawane wobec studenta w toku studiów, które są obecnie obowiązkowym elementem trafiającym do teczki akt studenta. Ale w tym samym rozporządzeniu, które będzie wdrażało mLegitymację, znajdzie się zapis usuwający wspomniane decyzje z obowiązkowego elementu archiwizowanej teczki studenta. Jedynym wyjątkiem będą decyzje związane z zakończeniem studiów, np. skreśleniem danej osoby z listy studentów. 

Moje Internetowe Konto Edukacyjne 

Mówiąc o eTeczce, warto wspomnieć o innym projekcie MEiN: Moje Internetowe Konto Edukacyjne. „Nasuwa się pomysł, aby w ramach tego konta prowadzić również dokumentację przebiegu studiów” – oświadczył Łukasz Wawer. Konto będzie zawierać m.in. cyfrowe poświadczenia edukacyjne, które będą równoważne z oryginałem dyplomu bądź świadectwa.   

Ponadto przez konto student będzie mógł uzyskać zaświadczenie, że jest studentem, a także poświadczyć swoje wykształcenie dyplomem elektronicznym. W rejestrze centralnym zachowane będą dokumenty studenta, wiec zawsze będzie można do nich łatwo dotrzeć, nawet w przypadku  likwidacji uczelni. Prace nad kontem prowadzi Instytut Badań Edukacyjnych. 

Dyplom elektroniczny  

Z kolei OPI pracuje nad projektem Dyplomu elektronicznego. Jak wyjaśnił Łukasz Wawer, w ramach projektu powstaje Centralne Repozytorium Dyplomów Elektronicznych, które będzie częścią systemu POL-on.  

Repozytorium będzie miejscem przechowywania dyplomów i narzędziem do ich wydawania. Dyplom elektroniczny będzie miał postać dokumentu elektronicznie podpisanego przez rektora uczelni. System zaś będzie nanosił na dyplom pieczęć elektroniczną ze znacznikiem czasu. Dyplomy wydane w Repozytorium będą dostępne zarówno w nim, jak i na koncie edukacyjnym obywatela. 

Pozostaje kwestia wprowadzenia przez uczelnie archiwalnych danych dotyczących dyplomów itd. Obecnie resort rozważa możliwy projekt w tym zakresie. 

Rekrutacja centralna 

W planach resortu jest również stworzenie centralnego system do rekrutacji. Generalna koncepcja zakłada, że nie zastąpiłby on systemów rekrutacyjnych na uczelniach, a działałby ponad nimi.  

W centralnym systemie kandydaci będą mogli zapoznać się z ofertą wielu uczelni oraz z wymaganiami rekrutacyjnymi na różnych kierunkach. System bazując na informacjach z m.in. Systemu Informacji Oświatowej pokaże kandydatowi, które kierunki może wybrać, tj. na które spełnia wymagania. W systemie centralnym student wybierze kierunek lub kierunki, dokona opłaty rekrutacyjnej i otrzyma informację zwrotną, na które studia został przyjęty.  

Rekrutacja centralna miałaby być jednym interfejsem łączącym kandydata z uczelnią, ale wszelkie informacje czy decyzje mają być procedowane po stronie uczelni i jej systemów. System centralny miałby też być zintegrowany z kontem edukacyjnym. Jest to obecna wizja systemu; na razie trwają wstępne prace koncepcyjne.