Współczesny świat biznesu wymaga coraz szybszego przepływu informacji i dokumentów między działami oraz partnerami zewnętrznymi. Elektroniczny obieg dokumentów, czyli systematyzacja procesów biznesowych związanych z dokumentacją przy użyciu technologii cyfrowej, to odpowiedź na te potrzeby. Wstępnie warto zrozumieć, jak obieg ten może wpłynąć na efektywność organizacyjną, zredukować koszty operacyjne, a także jakie może nieść ze sobą wyzwania. Rozważenie zarówno zalet, jak i wad tego rozwiązania, pomoże przedsiębiorstwom w podejmowaniu decyzji o jego implementacji.

Czym jest elektroniczny system obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system zarządzania dokumentacją wykorzystujący technologię cyfrową do przesyłania, przechowywania i zarządzania dokumentami w formie elektronicznej (tj. rejestr pism przychodzących, wystawianie wniosków urlopowych, akceptacja dokumentów, obieg umów, obieg faktur kosztowych itp.). Głównym celem EOD jest automatyzacja procesów biurowych, co ułatwia szybsze przetwarzanie informacji, zmniejsza ryzyko błędów i pozwala na lepszą kontrolę nad dokumentacją.

Przykładem narzędzia, które umożliwia efektywny elektroniczny obieg dokumentów, jest WEBCON BPS. To platforma do zarządzania procesami biznesowymi, która nie tylko pozwala na digitalizację i zarządzenie obiegiem dokumentów, ale również oferuje zaawansowane narzędzia do modelowania, automatyzacji oraz optymalizacji procesów biznesowych. WEBCON BPS umożliwia integrację z innymi systemami IT, co pozwala na tworzenie kompleksowych rozwiązań dostosowanych do specyficznych potrzeb organizacji, zapewniając płynność pracy i dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym z różnych urządzeń.

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) staje się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem w firmach na całym świecie. Przyjmując takie podejście, organizacje mogą znacząco zwiększyć swoją efektywność operacyjną. Poniżej przedstawiamy główne zalety wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów:

  • Oszczędność czasu i pieniędzy – automatyzacja obiegu dokumentów pozwala na znaczne ograniczenie kosztów związanych z drukiem, kopiowaniem oraz fizycznym wysyłaniem dokumentacji w formie papierowej. Ponadto szybka archiwizacja i łatwość w wyszukiwaniu dokumentów znacząco przyspieszają pracę, w porównaniu do tego, co oferuje tradycyjny obieg dokumentów.
  • Poprawa wydajności – dzięki EOD, procesy takie jak zatwierdzanie dokumentów mogą zostać zautomatyzowane, co minimalizuje ryzyko błędów ludzkich oraz przyspiesza przepływ dokumentów, oraz informacji wewnątrz firmy.
  • Dostępność – system EOD usprawni obieg dokumentów z każdego miejsca na świecie, o każdej porze, co jest szczególnie korzystne dla zespołów zdalnych i mobilnych pracowników.
  • Ekologia – w pełni zintegrowany elektroniczny obieg dokumentów przyczynia się do zmniejszenia zużycia papieru, co ma pozytywny wpływ na środowisko naturalne, zmniejszając potrzebę korzystania z papieru, tuszu, czy tonerów, które są niezbędne do wersji papierowej.
  • Bezpieczeństwo – dokumenty przechowywane w formie elektronicznej są lepiej zabezpieczone przed uszkodzeniem fizycznym, utratą czy kradzieżą. Systemy EOD często oferują zaawansowane opcje kontroli dostępu, co pozwala na skuteczniejsze zarządzanie poufnością dokumentów w wersji elektronicznej.
  • Poprawa wizerunku firmy – wdrożenie nowoczesnych technologii zarządzania dokumentacją świadczy o profesjonalizmie organizacji, pomagając budować pozytywny wizerunek w oczach klientów i partnerów biznesowych bez względu na wielkość przedsiębiorstwa.

Wady elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

EOD przynosi wiele korzyści, ale jak każde rozwiązanie, posiada także swoje wady, które należy rozważyć przed jego wdrożeniem. Do potencjalnie negatywnych aspektów EOD zaliczamy:

  • Koszty wdrożenia – początkowa inwestycja w system EOD może być znacząca, obejmując koszty zakupu oprogramowania, sprzętu, a także szkolenia personelu i dostosowanie procesów wewnętrznych.
  • Zależność od technologii – systemy dokumentacji w wersji cyfrowej są całkowicie uzależnione od infrastruktury technologicznej. Awaria systemu informatycznego, problemy z dostępem do internetu czy przestarzałe urządzenia mogą znacznie utrudnić pracę.
  • Zagrożenia bezpieczeństwa – mimo że system obiegu dokumentów w formie cyfrowej może poprawić bezpieczeństwo danych, wprowadza również nowe ryzyka takie jak cyberataki czy włamania do systemu, co może prowadzić do wycieku lub utraty danych.
  • Wyzwania w zakresie integracji – wdrożenie systemu EOD wymaga jego integracji z innymi istniejącymi systemami informatycznymi w firmie, co może być skomplikowane i czasochłonne.
  • Zmiana nawyków pracowników – system zarządzania dokumentami wymaga od personelu przystosowania się do nowych narzędzi i zmiany dotychczasowych nawyków pracy, co może spotkać się z oporem, szczególnie wśród pracowników przyzwyczajonych do tradycyjnych metod pracy.

Elektroniczny obieg dokumentacji – na co zwrócić uwagę?

Decyzja o wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji to kompleksowy proces, który wymaga rozważenia wielu dodatkowych czynników. Przygotowaliśmy najważniejsze z nich, które mogą mieć znaczący wpływ na skuteczność i efektywność takiego systemu:

  • Wielkość i specyfika firmy – rozmiar organizacji oraz rodzaj prowadzonej działalności mogą determinować potrzeby związane z zarządzaniem dokumentacją. W dużych firmach, gdzie proces obiegu dokumentów jest intensywny i złożony, EOD może przynieść znaczne korzyści. W mniejszych przedsiębiorstwach proces wdrożenia może być prostszy, ale równie korzystny.
  • Rodzaj i ilość przetwarzanych dokumentów – firmy, które generują dużą ilość dokumentów lub mają do czynienia z dokumentami wymagającymi szczególnych środków bezpieczeństwa, znajdą skuteczne rozwiązanie do zarządzania i archiwizacji swoich danych poprzez system elektronicznego obiegu dokumentów.
  • Kultura organizacyjna i gotowość pracowników do zmian – kultura organizacyjna odgrywa kluczową rolę w procesie wdrażania nowych technologii. Dlatego to, czy elektroniczny obieg faktur osiągnie sukces, zależy od otwartości i gotowości pracowników do adaptacji i przyjęcia nowych metod pracy.
  • Możliwości finansowe firmy – wdrożenie EOD wiąże się z początkowymi kosztami zakupu oprogramowania oraz sprzętu, oraz szkolenia personelu. Długoterminowe oszczędności i efektywność operacyjna muszą być zważone w kontekście aktualnych możliwości finansowych firmy.

Podsumowując, elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to nowoczesne rozwiązanie, które może znacznie usprawnić zarządzanie dokumentacją całej organizacji. Oferuje liczne zalety, takie jak oszczędność czasu, zwiększenie wydajności, poprawa bezpieczeństwa danych oraz wspieranie ekologicznych praktyk poprzez zmniejszenie zużycia papieru. Jednak proces wprowadzania EOD wymaga również uwzględnienia potencjalnych wad, tj. koszty początkowe, zależność od technologii czy wyzwania związane z bezpieczeństwem cyfrowym. Ostateczny sukces zależy od starannego planowania, zaangażowania pracowników i ciągłej gotowości do dostosowywania procesów pod kątem maksymalizacji efektywności działania systemu EOD.