Erasmus bez papieru. Cyfryzacja obiegu i wymiany dokumentów
13 kwietnia 2022 3 min czytaniaWyjazdy Erasmus już od lat stanowią nieodłączny element studiowania. Z unijnego programu wymian międzynarodowych chętnie korzystają nie tylko studenci, ale także kadra akademicka chcąca poznać najlepsze praktyki na uczelniach państw UE.
Realizacja każdego wyjazdu wiąże się jednak z pracą o charakterze administracyjnym, wymagającą koordynacji pomiędzy uczelniami i uciążliwej wymiany wielu papierowych dokumentów.
Dla celu cyfryzacji wymiany dokumentacji powstała sieć Erasmus Without Paper (EWP). W ramach dwóch projektów trwających od 2015 do 2019 roku opracowano założenia sieci i przygotowano narzędzia służące dołączaniu do EWP.
W 2022 roku Komisja Europejska powołała Konsorcjum EWP+, które przez najbliższe cztery lata będzie realizować roadmapę cyfryzacji procesów związanych z programem Erasmus na uczelniach. Roadmapa zakłada m.in. rozwój aplikacji Erasmus Dashboard, rozszerzanie sieci EWP i helpdesk dla uczelni.
W ramach sieci EWP każda ze zrzeszonych instytucji będzie wymieniała dane w sposób całkowicie elektroniczny. Komisja Europejska podała do wiadomości, że chce, aby w przyszłości cyfrowa wymiana dokumentów w ramach EWP była obowiązkowa dla uczestnictwa w programie Erasmus (źródło: EAIE).
PCG Academia wychodzi naprzeciw zmianom i przygotowała koncepcję rozwiązania, które ułatwi cyfrową wymianę danych w programie Erasmus. Rozwiązanie PCG to dedykowany serwis, który pozwoli na integrację na linii EWP – dziekanat poprzez system do elektronicznego obiegu dokumentacji WEBCON BPS.
Rozwiązanie rozwijane jest w dwóch wariantach. Pierwszy będzie obsługiwał obiegi dokumentacji studentów wyjeżdzających i przyjeżdzających. Drugi zaś będzie obejmował nie tylko obsługę studentów, ale też pracowników przyjeżdżających i wyjeżdżających oraz umów międzyuczelnianych.
W obu wariantach powstanie w pełni funkcjonalne rozwiązanie umożliwiające wymianę danych z uczelniami partnerskimi w ramach założeń sieci Erasmus Without Paper oraz wymianę danych pomiędzy obiegiem dokumentów a systemem dziekanatowym uczelni.
W ramach serwisu cały obieg dokumentacji będzie elektroniczny – od złożenia wniosku o Erasmus, przez wszystkie etapy weryfikacji, aż po akceptację. W serwisie będą obsługiwane także wszelkie niezbędne zgody i oświadczenia, w tym Learning Agreement.
Koncepcję i model rozwiązania zaprezentujemy premierowo podczas webinaru Erasmus bez papieru – prezentacja rozwiązania integrującego system dziekanatowy uczelni z siecią Erasmus Without Paper, który odbędzie się dnia 26.04.2022 w godz. 13:00 – 14:00. Nasi eksperci – Grzegorz Żytka, Marcin Szczepanik oraz Ewa Makowska-Tłomak – opowiedzą o planowanych funkcjonalnościach rozwiązania oraz wyjaśnią, jak będzie się ono wpisywać w infrastrukturę EWP.
Uczestnictwo w webinarze jest bezpłatne i niezobowiązujące. Gorąco zachęcamy do rejestracji: