Od stycznia 2026 elektroniczne zarządzanie dokumentacją będzie obowiązkowe dla wszystkich podmiotów publicznych, w tym uczelni. Wiele instytucji wybierze bezpłatny systemu EZD RP, choć przepisy dozwalają inne rozwiązania. Okres na wdrożenie systemów klasy EZD zbiega się w czasie z dostępnością środków unijnych, które można wykorzystać na cyfryzację procesów uczelni. 

Dla uczelni jest to szansa na kompleksową transformację cyfrową administracji. PCG Academia wraz z partnerem, firmą Senetic, proponują unikatowe połączenie systemu EZD RP z platformą WEBCON BPS, które pozwoli uczelni odnieść maksimum korzyści z cyfryzacji procesów i obiegów dokumentów. Jak jest to możliwe opowiedzieli Marcin Szczepanik, Product Manager w PCG Academia oraz Tomasz Stojek, Dyrektor Techniczny Senetic na Akademii Innowacji 2023.  

CZYM SĄ EZD RP I WEBCON BPS? 

EZD RP to system kancelaryjno-archiwalny, opracowany i utrzymywany przez NASK, przeznaczony dla wszystkich podmiotów administracji publicznej. Będzie on oferowany bezpłatnie, ale w przypadku uczelni publicznych koszt wdrożenia i infrastruktury leży po stronie uczelni. Rozwiązanie uczelnia będzie mogła wdrożyć samodzielnie lub z pomocą autoryzowanego partnera, takiego jak PCG Academia oraz Senetic, którzy przeszli proces certyfikacji NASK. 

Senetic oraz PCG uczestniczyli w wielomiesięcznych pilotażach NASK, w czasie których dokładnie zapoznano się z systemem. Senetic współpracuje z NASK w celu wypracowania jak najlepszych procedur wdrożenia systemu EZD RP, a także ma sobą trzy wdrożenia EZD RP w jednostkach publicznych. PCG wraz z Senetic są gotowe całościowo przeprowadzać wdrożenia EZD dla uczelni. 

WEBCON BPS to z kolei najpopularniejsza platforma lowcode do cyfryzacji i automatyzacji procesów na polskim rynku, stworzona przez WEBCON z Krakowa. PCG Academia jest Partnerem Premium WEBCON i dzięki partnerstwu jesteśmy w stanie oferować platformę w atrakcyjnej polityce cenowej dopasowanej do uczelni. 

W dwa lata współpracy z WEBCON zrealizowaliśmy 10 wdrożeń platformy dla uczelni, w tym dla m.in. Gdańskiego Uniwersytetu Medycznego, Uniwersytetu Muzycznego Fryderyka Chopina, Akademii Sztyk Pięknych we Wrocławiu, Politechniki Krakowskiej, Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie czy Collegium Civitas.  

MODELE WDROŻENIA EZD RP I WEBCON BPS 

Istnieje wiele dostępnych sposób wdrożenia systemów, zależnie od potrzeb i możliwości danej uczelni. Wdrożenie on-premise, czyli w infrastrukturze instytucji możemy zastosować w przypadku, gdy istnieje odpowiednia infrastruktura oraz przeszkolona, doświadczona kadra niezbędna do utrzymywania systemu. Tego typu wdrożenie instytucja może zrealizować samodzielnie lub ze wsparciem partnera. 

Inna droga to model SAAS, czyli korzystanie z oprogramowania w chmurze partnera. To model zalecany przy braku własnej infrastruktury oraz w przypadku rozproszenia geograficznego organizacji. Jest także korzystniejszy w dłuższym okresie czasu, ponieważ uczelnia nie musi przejmować się stroną techniczną, tj. utrzymaniem i rozwojem infrastruktury i systemu, jak też zapewnieniem odpowiednich zasobów ludzkich. Senetic jest też w stanie przygotować infrastrukturę chmurową dla danej uczelni, która chce dokonać samodzielnej instalacji w chmurze (modele IAAS/PAAS). 

Przy wdrożeniu istotne jest również przygotowanie organizacji pod kątem bezpieczeństwa danych. Senetic może przygotować dla uczelni politykę bezpieczeństwa i objąć nią całą organizację, przejmując odpowiedzialność za zabezpieczenie danych.  

JAK EZD RP I WEBCON BPS DZIAŁAJĄ RAZEM W UCZELNI 

Na uczelniach działa wiele systemów dziedzinowych, a WEBCON BPS ma potencjał ich połączenia. Platforma zapewnia mechanizmy integracyjne pozwalając konfigurować dowolne obiegi dokumentów w oparciu o dane z systemów uczelni, niezależnie od tego, skąd czerpane są dane.  

Tak połączone dane w postaci rezultatów obiegów dokumentów zrealizowanych cyfrowo w WEBCON BPS mogą następnie trafić do EZD, gdzie są one raportowane, komunikowane i archiwizowane zgodnie z KPA. Wdrożenie obu systemów daje więc optymalne połączenie elastyczności i zgodności z przepisami prawa, przy czym jeden system nie zastępuje drugiego. 

WEBCON BPS zapewnia digitalizację i automatyzację procesów, zapewniając uczelni możliwość konfigurowania dowolnych obiegów bez konieczności programowania, łatwość integracji danych z systemów uczelni, prostotę konfiguracji oraz spójne, uniwersalne środowisko informatyczne dla rozwoju i cyfryzacji uczelni.  

EZD RP z kolei sprawdzi się dla obsługi kancelaryjnej i archiwizacji elektronicznych dokumentów zgodnie z KPA. Główne korzyści systemu to gwarancja jego rozwoju i utrzymania przez NASK, integracje z systemami rządowymi (e-Doręczenia, ePUAP, Archiwa) oraz bezpłatna licencja dla podmiotów publicznych. 

Zachęcamy do oglądania nagrania prezentacji, gdzie na przykładach procesów zobaczą Państwo, jak połączenie WEBCON i EZD RP wygląda w praktyce. 

Serdecznie zapraszamy Państwa do kontaktu: 

  • przedstawimy demonstrację EZD RP i WEBCON BPS, 
  • dokonamy diagnozy Państwa potrzeb i przygotujemy precyzyjną wycenę projektu, 
  • zapewnimy wsparcie w procesie pozyskania funduszy na realizację zintegrowanego wdrożenia WEBCON BPS + EZD RP.