Dobrze zinformatyzowane uczelnie potrafią posiadać od kilku do kilkunastu systemów informatycznych, w których przetwarzają dane studentów, realizują procesy biznesowe i prowadzą sprawozdawczość finansową i statystyczną. Przy obecnej skali inwestycji w nowoczesne technologie w polskim szkolnictwie wyższym, warto przeanalizować najczęściej popełniane błędy związane z zakupem i wdrażaniem oprogramowania. 

1.Kryteria wyboru oprogramowania oparte wyłącznie o cenę 

Uczelnie będące dysponentami pieniędzy z budżetu państwa podlegają dyscyplinie finansów publicznych, a gospodarność w zakresie dysponowania środkami finansowymi jest wpisana w ich DNA. W rezultacie, w zamówieniach publicznych na zakup oprogramowania dla uczelni cena stanowi główne, a często jedyne kryterium oceny ofert.

Dostawca, który ustala cenę dla klienta musi balansować pomiędzy kosztem dostarczenia usługi a jej jakością (im wyższa jakość, tym wyższe koszty dostarczenia). Celem zamawiającego powinno być uzyskanie usługi możliwie najwyższej jakości, w ramach budżetu jakim dysponuje. Aby poprawnie oszacować budżet niezbędny do realizacji konkretnego zamówienia warto wykonać badanie rynku oraz zaprosić dostawców do konsultacji w ramach tzw. dialogu technicznego.

Ponadto, definiując kryteria oceny ofert, poza kryterium cenowym, dobrze jest uwzględnić elementy pozwalające na obiektywną weryfikację jakości dostarczanej usługi, na przykład poprzez prezentację systemu, realizowaną według ściśle określonego scenariusza i punktowaną w zależności od poziomu spełnienia wymagań SIWZ. Organizacja prezentacji i jej rzetelna ocena to dodatkowy obowiązek dla pracowników uczelni, ale może zapobiec wyborowi rozwiązania niespełniającego wymagań.  

2.Niewystarczający potencjał finansowy i intelektualny dostawcy IT 

Średni czas życia systemów dziedzinowych na uczelniach (ERP, SIS, LMS) wynosi 6-7 lat. Co ważne, wiele projektów informatycznych aktualnie realizowanych w polskich uczelniach jest współfinansowanych ze środków unijnych, co skutkuje koniecznością ich utrzymania w tzw. okresie trwałości.

W tym kontekście, wybór dostawcy oprogramowania to decyzja o długoterminowych konsekwencjach dla uczelni. Rozpoczynając współpracę z nowym podmiotem warto ocenić jego potencjał biznesowy. Jeżeli szukamy partnera „na lata”, należy upewnić się, że firma z którą podpisujemy kontrakt posiada odpowiednie zaplecze finansowe, aby utrzymać się na rynku i skutecznie zareagować na sytuacje kryzysowe mogące pojawić się podczas trwania projektu.

Ponadto, warto zbadać kapitał ludzki oraz doświadczenie dostawcy w specyficznym obszarze usług IT dla uczelni. W tym celu, dobrze jest doprowadzić do demonstracji produktu, która umożliwia merytoryczną rozmowę z przedstawicielami producenta i pozwala sprawdzić ich wiedzę w obrębie procesów, których dotyczy wdrożenie. Innym sposobem weryfikacji doświadczenia dostawcy jest rozmowa z uczelniami referencyjnymi, czyli szkołami, dla których producent realizował projekty o podobnym zakresie i skali.  

3.Brak integracji rozwiązania z ekosystemem IT na uczelni  

Systemy informatyczne nigdy nie działają w próżni. Niemal zawsze zachodzi potrzeba integracji nowo wdrażanej aplikacji, z systemami funkcjonującymi na uczelni (ERP, SIS, LMS). Aby uniknąć opóźnień i nieprzewidzianych kosztów w projekcie, przed rozpoczęciem wdrożenia, należy zidentyfikować wszystkie punkty styku pomiędzy nową aplikacją, a ekosystemem IT na uczelni.

Transfer danych pomiędzy systemami może być realizowany za pomocą różnych metod, a koszt i czas ich wytworzenia zależy od wykorzystywanej technologii i dostępności zasobów po stronie dostawcy. Odpowiedzialność za wykonanie integracji powinna jasno wynikać z dokumentacji przetargowej i być integralnym elementem Planu Projektu.  

4.Dyskwalifikowanie rozwiązań IT dostarczanych w chmurze 

Wśród polskich uczelni nadal dominuje przywiązanie do tradycyjnego modelu wdrażania oprogramowania, który zakłada zakup licencji wieczystych i instalacje oprogramowania na serwerach uczelni (on-premises). Takie rozwiązanie, w powszechnej opinii przedstawicieli szkół wyższych, gwarantuje większe bezpieczeństwo danych oraz lepszą kontrolę kosztów.

Model tradycyjny sprzyja też tzw. customizacji, czyli dostosowywaniu oprogramowania do specyficznych potrzeb uczelni. W rzeczywistości ryzyko utraty danych występuje zarówno w przypadku instalacji oprogramowania na serwerach uczelni jak i w chmurze. Jednak w przypadku chmury cała odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz ich backup spoczywa na dostawcy usługi, a nie na uczelni.

Ponadto, w przypadku wykorzystania rozwiązania chmurowego uczelnia nie musi ponosić kosztów związanych z zakupem i administrowaniem infrastrukturą IT (centra przetwarzania danych, serwery, sprzęt sieciowy itd.). Dostosowanie oprogramowania dostarczanego w chmurze do specyficznych potrzeb uczelni jest możliwe, ale w obrębie standardu wykorzystywanego przez szerszą grupę użytkowników. Dzięki takiemu podejściu koszty związane z rozwojem oprogramowania rozkładają się proporcjonalnie na wiele różnych uczelni.  

5.Brak wystarczającego zaangażowania pracowników uczelni w realizację wdrożenia  

Uczelnie zlecające wdrożenia systemów IT, często wychodzą z założenia, że wystarczy zakomunikować dostawcy co dokładnie jest do zrobienia, a na koniec projektu dokonać odbioru gotowego oprogramowania. W rzeczywistości wdrożenie systemu IT w uczelni (w szczególności takiego, który zawiera dostosowania specyficzne dla danej organizacji) to proces ko-kreacji, czyli wspólnego tworzenia wartości przez dostawcę i zamawiającego.

Po pierwsze, uczelnia musi utworzyć po swojej stronie strukturę, umożliwiającą efektywne zarządzanie projektem, czyli w wersji minimum: ustanowić Kierownika Projektu oraz powołać Komitet Sterujący. Po drugie, osoby odpowiedzialne za późniejszą, operacyjną obsługę systemu w uczelni powinny uczestniczyć w pracach związanych z analizą przedwdrożeniową, na bieżąco przekazywać informację zwrotną  dostawcy, a na koniec dokonać tzw. testów akceptacyjnych, czyli potwierdzić, że oprogramowanie zostało wykonane zgodnie ze specyfikacją.

Zazwyczaj, niezbędna jest też współpraca pomiędzy dostawcą, a uczelnianym działem IT, choćby w zakresie konfiguracji środowiska do instalacji oprogramowania, udzielenia odpowiednich dostępów, czy migracji danych z innych aplikacji wykorzystywanych przez uczelnie. Partnerska współpraca pomiędzy uczelnią a dostawcą oprogramowania jest kluczowym czynnikiem warunkującym sukces każdego projektu IT.  

Autor:
Łukasz Nowak