Sukces wdrożenia nowego rozwiązania informatycznego zależy od dwóch czynników: samej technologii oraz ludzi. Co do technologii, warto polegać na specjalistach IT. Jak jednak sprawić, by pracownicy i studenci czuli się przygotowani i zmotywowani do korzystania z nowego narzędzia? 

Przygotowanie do zmiany: jak zaangażować interesariuszy we wdrażanie elektronicznego egzaminowania to publikacja przygotowana przez naszego partnera, firmę Inspera, poświęcona aspektowi ludzkiemu w zarządzaniu wdrożeniem. Publikacja dotyczy wdrożenia platformy elektronicznego egzaminowania Inspera, ale zawarta w niej wiedza sprawdzi się w każdym wdrożeniu dowolnej nowej technologii na uczelni. 

Dlatego na podstawie publikacji przygotowaliśmy uniwersalne wskazówki, które pomogą w skutecznym wdrożeniu systemów informatycznych na uczelniach. Dla osiągnięcia sukcesu kluczowe są 3 kroki: komunikowanie zmiany, organizowanie szkoleń i zbieranie informacji zwrotnych. 

Krok 1 – Komunikowanie zmiany 

Kluczem do zaakceptowania zmiany na uczelni jest komunikowanie, dlaczego wdrażamy dane rozwiązanie oraz jak odpowie ono na potrzeby pracowników i/lub studentów. Obawy przed zmianą często wynikają z niewiedzy i związanej z nią niepewności, dlatego należy jasno wyjaśniać, na czym będzie polegać zmiana oraz jak wpłynie na pracę wszystkich zaangażowanych stron.  

Komunikację należy przy tym dostosować do grupy odbiorców: inne zagadnienia będą ważne dla dydaktyków, inne dla studentów, a jeszcze inne dla administracji. Ważne jest, aby wszyscy czuli się uwzględnieni. Każdy ma też inne preferencje co do sposobu komunikacji, stąd warto korzystać z wielu różnych kanałów. 

Istotne jest wskazanie, jakie problemy rozwiąże wdrażane narzędzie, co umożliwi i jak odpowie na potrzeby wszystkich grup. Pokazanie, że zmiana jest warta zachodu, a nie jest innowacją dla samej innowacji to najskuteczniejszy sposób, by wszyscy przekonali się do nowego narzędzia. 

Krok 2 – Organizowanie szkoleń 

Umożliwienie wszystkim zapoznania się z funkcjonowaniem nowego rozwiązania w praktyce i zadawania pytań ma decydujące znaczenie dla powodzenia wdrożenia. Choć wdrażane rozwiązanie w dłuższej perspektywie ułatwi pracę, faza przejściowa będzie wymagała od społeczności wysiłku nauki nowego systemu. Z tego powodu konieczne jest zapewnienie wystarczającej ilości czasu i informacji. 

Podstawą nauki są szkolenia, które mogą być organizowane stacjonarnie i online, w konkretnym dniu lub rozłożone w czasie. Nie powinny być one jednak jedyną formą nauki: dobrym pomysłem jest zapewnienie alternatywnych źródeł, jak podręczniki użytkownika, przewodniki, nagrania czy biblioteczka materiałów szkoleniowych. Pozwoli to każdemu na naukę w preferowany sposób. 

W przypadku rozwiązań takich jak elektroniczne egzaminowanie czy platformy e-learningowe niezwykle ważne jest, aby studenci mieli możliwość przetestowania systemu na sprzęcie, z którego będą korzystać podczas egzaminu lub nauki online, zarówno własnego urządzenia, jak i komputera uczelnianego. To niezbędne działanie dla rozwiania obaw i wątpliwości studentów. 

Krok 3 – Uzyskiwanie informacji zwrotnych 

Informacje zwrotne pozwolą na ciągłe doskonalenie procesów związanych z danym rozwiązaniem. Należy je pozyskiwać przez cały czas trwania wdrożenia zarówno na temat samego procesu wdrażania, jak i szkoleń oraz nowego narzędzia. Feedback można uzyskać na wiele sposobów: organizując bardziej lub mniej formalne spotkania, warsztaty i sesje informacyjne stacjonarnie lub online, a także poprzez założenie forum internetowego. 

Dobrym pomysłem jest regularne wysyłanie krótkich ankiet, co pozwoli na bieżąco śledzić stosunek społeczności do wdrażanego rozwiązania. Trzeba pamiętać, aby wszystkie zainteresowane grupy miały możliwość wyrażenia opinii. Zebrane informacje warto wykorzystać do podejmowania przyszłych decyzji, co pokaże, że informacje zwrotne są traktowane poważnie i uwzględniane w dalszych działaniach. 

 Zastosowanie każdego z 3 kroków znacząco zwiększy szanse powodzenia realizacji projektu IT na Waszej uczelni. 

 Zachęcamy do lektury pełnego poradnika Inspera, gdzie znajdziecie więcej informacji i konkretne przykłady działań. 

Pobierz publikację INSPERA